Buchungssystem
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Beim Buchungssystem handelt es sich um das sogenannte Automaten-Buchungssystem. Hierüber werden ausschließlich die Automatenbewegungen wie Abflüsse, Sortenwechsel, Bestandsveränderungen u. a. erfasst und in das vendit-System übernommen. Wie die Daten im einzelnen erfasst werden müssen, wird in diesem Artikel näher erläutert.
Sobald das Buchungssystem aufgerufen wird, gelangt man zunächst in die Suche, da das Modul gleichzeitig aus einer Buchungsübersicht und einer Buchungserfassung besteht. Standardmäßig wird nach allen Buchungen gesucht, die noch nicht verbucht worden sind. Sofern eine Buchung gesucht wird, die bereits verbucht wurde, muss bei dem Suchfeld "Freigabe" der entsprechende Parameter entfernt werden.
Alle Buchungsdaten wie Entnahmen, Sortenwechsel, Bestandsveränderungen, Ladescheine, Zusatzverkäufe und Inkassodaten werden unter einer sogenannten Vorgabe zusammengefasst. Eine Vorgabe erhält eine eindeutige fortlaufende Nummer in vendit und ist immer tourbezogen. Die Vorgabe selbst enthält allgemeine Daten wie die Tour, den Fahrer und das Fahrzeug mit dem die Automaten angefahren wurden, sowie den Anfahrtstag und die Anfahrtszeit. Alle übrigen Buchungsdaten werden je nach dem, ob es sich um Entnahmen, Sortenwechsel o. ä. handelt unter den gleichnamigen Reitern erfasst, um eine bessere Übersicht über die Buchungsdaten zu erhalten.
Bereits aus der Suchmaske heraus, lässt sich eine neue Vorgabe mit Hilfe der Anwender-Aktion "Neu" erzeugen. Diese öffnet im Erfassungsbereich eine neue Vorgabe mit einer vom System automatisch vergebenen, fortlaufenden Nummer.
Da eine Automatenbuchung tourenbezogen ist, muss zunächst eine Tour eingetragen werden. Sofern es sich um eine gültige Tour handelt, werden der zugehörige Stammfahrer und das zugehörige Stammfahrzeug vorbesetzt. Falls der tatsächlich gefahrene Fahrer und das Fahrzeug von den Stammdaten abweicht, können die vorgegebenen Werte geändert werden.
Standardmäßig wird in der neuen Vorgabe das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit vorbesetzt. Wenn es sich jedoch um eine Nacherfassung handelt, kann das Datum auch zurückdatiert werden. Bei der Wahl der Anfahrt ist zu beachten, dass nur Buchungen zugelassen sind, bei denen der Anfahrtszeitpunkt nach dem letzten Inventurzeitpunkt des eingetragenen Fahrzeugs liegt. Eine Buchung vor der letzten Inventur kann nicht mehr durchgeführt werden.
In der Vorgabe wird auch das Gesamtbargeld erfasst, welches im gleichnamigen Feld einzutragen ist. Das Gesamtbargeld umfasst sowohl den Barumsatz, als auch die Barverkäufe und die Inkassobeträge, exklusiv der Geldkartenbeträge. Das Gesamtbargeld kann bereits zu Beginn erfasst werden, wenn die neue Vorgabe erzeugt wird, lässt sich aber auch noch in Nachhinein eingragen, wenn alle buchungsrelevanten Daten erfasst wurden, bevor die tatsächliche Verbuchung stattfindet.
Sobald alle allgemeinen Daten der Vorgabe eingetragen wurde, muss die Vorgabe mit Hilfe der Anwender-Aktion "Speichern" gespeichert werden.
Buchungsfreigabe
Sobald alle übrigen Buchungsdaten erfasst wurden, muss die Vorgabe zur Verbuchung freigegeben werden. Um die aktuell selektierte Vorgabe freizugeben wird die Aktion "aktuelle Buchung freigeben" gewählt. Es besteht zudem die Möglichkeit auch mehrere Vorgaben gleichzeitig zur Verbuchung freizugeben. In diesem Fall können über die Tabellenspalte "Auswahl" die Vorgaben selektiert werden, die verbucht werden sollen. Um diese dann freizugeben ist die Aktion "Buchungen freigeben" auszuwählen. Im Anschluss an eine Buchung wird ein Protokoll, das sogenannte „Summenblatt“ abgestellt, das alle Buchungsdaten nochmal zusammengefasst darstellt.
Buchungsabbruch
Sollte es während einer Verarbeitung zu Fehlern kommen, wird der Status der Vorgabe auf „Buchungsabbruch“ gesetzt. Auf dem Reiter Vorgabe erscheint in diesem Fall auf der Maske eine Alarmglocke. Sobald diese Alarmglocke mit der Maus ausgewählt wird, erscheint eine Fehlermeldung, die den Benutzer informiert, weshalb die Vorgabe nicht vollständig verbucht werden konnte. Die Vorgabe kann in diesem Fall nachbearbeitet und anschließend nochmal zur Verbuchung freigegeben werden.
Vorgabe löschen
Neben der Buchungsfreigabe besteht auch die Möglichkeit eine Vorgabe mit der gleichnamigen Anwender-Aktion zu löschen. Wird eine Vorgabe gelöscht, bleiben die Daten selbst im System bestehen. Es wird lediglich ein Löschkennzeichen in der Vorgabe gesetzt. Gelöschte Vorgaben können über das vendit-System nicht wiederhergestellt werden. Für den Fall, dass versehentlich eine Vorgabe gelöscht wurde, die wiederhergestellt werden soll, wenden Sie sich bitte an den vendit-Support.
Bearbeitungsmodus
Eine Vorgabe kann nur von einem Benutzer gleichzeitig bearbeitet werden. Sobald eine neue Vorgabe erzeugt wird, ist die Vorgabe für den Benutzer, der diese angelegt hat reserviert und für alle anderen Benutzer gesperrt. Solange in der Vorgabe gearbeitet wird und die Buchungsdaten erfasst werden, bleibt die Sperre bestehen. Sollten innerhalb einer halben Stunde keine Aktivitäten an der Vorgabe vom System wahrgenommen werden, wird die Reservierung aufgehoben und andere Benutzer können die Vorgabe bearbeiten. Dieser Fall kann zum Beispiel auftreten, wenn ein Benutzer zu einer Vorgabe Buchungsdaten erfasst und zwischenzeitlich in die Mittagspause geht. Wenn der Benutzer anschließend an der Vorgabe weiterarbeiten möchte, muss zunächst der Bearbeitungsmodus wieder aktiviert werden, indem für die entsprechende Vorgabe die Aktion "Buchung bearbeiten" ausgeführt wird.
Der Bearbeitungsmodus kann nicht nur aktiviert werden, sondern für eine Vorgabe auch manuell beendet werden, indem die Aktion "Bearbeitung abschließen" ausgeführt wird. Dies kann der Fall sein, wenn z. B. ein Teil der Buchungsdaten von einer zweiten Stelle erfasst werden und damit die Bearbeitung von der ersten Stelle abgeschlossen ist. Damit jedoch die zweite Stelle die Vorgabe bearbeiten kann, muss zunächst die Sperre aufgehoben werden, um auf die Vorgabe zugreifen zu können.
MDE-Verarbeitungen
Sofern die Anfahrt der Geräte mit einem MDE stattfindet, werden automatisch für die Daten, die vom MDE an vendit zurückgesendet werden eine Vorgabe erfasst, die alle Entnahmen, Bestandsveränderungen usw. enthält, die der Fahrer auf seiner Tour durchgeführt hat. Die MDE-Verarbeitungen bleiben in der Regel im Buchungssystem als offen stehen, da vor der Verbuchung das Bargeld erfasst wird und ggf. noch Ladescheine hinzugezogen werden müssen. Die Daten einer MDE-Verarbeitung wie Entnahmen, Bestandsveränderungen, Sortenwechsel und Zusatzverkäufe können nicht nachbearbeitet werden. Die Bearbeitung der Daten ist in diesem Fall gesperrt.
Fahrzeuginventur
Über das Buchungssystem werden auch Fahrzeuginventuren abgeschlossen. Sofern eine Fahrzeuginventur durchgeführt wurde, muss bei Abschluss ein neuer Vorgabe-Datensatz erzeugt werden. Um diesen als Inventur zu kennzeichnen, wird das Kennzeichen "Inventur" gesetzt. Zu beachten ist, dass der Inventurzeitpunkt bedacht gewählt wird. Das Datum und die Uhrzeit der Vorgabe werden als Inventurzeitpunkt bei Abschluss der Buchung gesetzt. Nachträglich sind keine Buchungen mehr möglich, die vor dem letzten Inventurzeitpunkt des Fahrzeugs liegen. Das bedeutet, es muss beim Abschluss der Fahrzeuginventur sichergestellt werden, dass alle Daten erfasst und verarbeitet wurden.
Im Reiter Entnahmen werden die Abflüsse für die Geräte erfasst, die auf der Tour angefahren wurden. Die Entnahmen erzeugen am Gerät keine Bestandsänderungen. Das System geht davon aus, dass die Ware, die abgeflossen ist, vom Fahrer wieder aufgefüllt wurde.
Um einen neuen Datensatz zu erzeugen, wird die Anwender-Aktion "Neu" ausgeführt. Zunächst wird ein Gerät eingetragen, für das die Abflüsse erfasst werden sollen. Sofern es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten auf der Maske angezeigt. Das Münzgeld und Scheingeld kann getrennt eingegeben werden. Beide Werte werden automatisch addiert und als Barumsatz gesetzt, es genügt aber auch, wenn der Barumsatz als Summe eingetragen wird. Neben dem Bargeld lässt sich in einem weiteren Feld der Geldkartenumsatz hinterlegen. Vom Programm wird die Summe aus Barumsatz und Geldkarte automatisch als Warenabfluss vorbesetzt, da das System zunächst davon ausgeht, dass keine Differenzen zwischen Warenabfluss und erhaltenem Geld vorhanden sind. Der Abfluss kann jedoch vom Benutzer überschrieben werden. Wenn alle Daten eingetragen wurden, muss der Datensatz wieder mit Hilfe der Aktion "Speichern" gespeichert werden.
Die Erfassung der Abflüsse kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sofern die Schachtbestückung für den Automaten in den Stammdaten hinterlegt wurde und der sortengenaue Abfluss bekannt ist, können die Entnahmen auch sortengenau erfasst werden. In diesem Fall muss bei der Art "Abfluss (Sortengenau)" ausgewählt werden. Ist keine Schachtbestückung hinterlegt bzw. sind die Sortenabflüsse nicht bekannt, genügt auch eine Erfassung der Summe. In diesem Fall ist die Art "Abfluss (Summe)" auszuwählen. Welche der beiden Erfassungsarten standardmäßig vorbesetzt sein soll, lässt sich in vendit über den Programm-Parameter [atbuchungssystem > sumsortestandard] konfigurieren.
Programm-Parameter
Mit Hilfe von Programm-Parametern hat der Anwender die Möglichkeit bspw. bestimmte Programmabläufe hervorzurufen oder Standard-Vorgaben zu definieren. Diese Parameter können über Programm-Parameter angelegt bzw. mit der gewünschten Einstellung versehen werden. Wurde kein Parameter eingerichtet, wird dieses in den meisten Fällen vom System als Einstellung 0 gewertet und definiert somit die Standard-Einstellung. Die Einrichtung von Programm-Parametern wird für gewöhnlich durch MDSI, können aber auch durch den Anwender selbst vorgenommen werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies möglicherweise zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.
Programm Feld Einstellung atbuchungssystem sumsortestandard - 0 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau". Sofern die Einstellung während der Eingabe von Entnahmen oder Bestandsänderungen geändert wird, merkt sich das Programm die letzte Einstellung und setzt diese beim nächsten Datensatz wieder vor.
- 1 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Summenerfassung" und für Bestandsveränderungungen "Sortengenau".
- 2 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau".
- 3 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Summenerfassung".
- 4 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Sortengenau" und für Bestandsveränderungungen = "Summenerfassung".
Wird die Erfassungsart "Abfluss (Summe)" gewählt, werden beim Speichern des Datensatzes für das Gerät automatisch sogenannte Pseudoartikel angelegt. Diese Pseudoartikel dienen der Unterscheidung der MwSt.-Sätze, um das Bargeld und den Warenabfluss steuerlich entsprechend bewerten und auf die richtigen Konten verbuchen zu können. Abhängig davon, welches MwSt.-Kennzeichen dem Gerät zugeordnet wurde (Zigarettenautomat 19%, Süßwarenautomat 7%,..), wird automatisch der Abfluss auf den entsprechenden Pseudoartikel verzeichnet. Eine manuelle Änderung kann nachträglich jedoch über den Reiter "Entnahmen Sortengenau" vorgenommen werden.
Für den Fall, dass es sich um Mischautomaten handelt, kann der Umsatz manuell auf verschiedene Pseudoartikel aufgeteilt werden. Es gibt auch eine automatisierte Verteilung. In diesem Fall wird beim Gerät eine prozentuale Verteilung für die einzelnen Mehrwertsteuersätze hinterlegt. Sofern die Programmeinstellung aktiv ist, wird der Umsatz anschließend automatisch anhand der im Gerät hinterlegten Verteilung auf die Pseudoartikel automatisch aufgeteilt. Falls Interesse an dieser automatischen Verteilung besteht und diese noch nicht aktiv ist, steht unser Support für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Falls die Erfassungsart "Abfluss (Sortengenau)" ausgewählt wurde, werden automatisch alle Artikel, die im Schachtstamm des Geräts hinterlegt wurden, angelegt. Hier kann im Reiter "Entnahmen Sortengenau" nun pro Artikel entweder nach den abgeflossenen Schachteln oder nach der Restmenge des jeweiligen Artikels erfasst werden. Die Summe der einzelnen Mengen jedes Artikels bildet den Abfluss des jeweiligen Geräts und wird automatisch im Kopfdatensatz aktualisiert.
Um einen neuen Sortenwechsel zu erfassen, muss die Anwender-Aktion „Neu“ ausgeführt werden. Da es im Falle des Sortenwechsels nur möglich ist diesen artikelgenau durchzuführen, muss hier keine Erfassungsart wie bei den Entnahmen und Bestandsveränderungen ausgewählt werden. An dieser Stelle ist lediglich die Gerätenummer erforderlich. Sofern es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten des Geräts angezeigt, und der Datensatz über die entsprechenden Aktion gespeichert.
Nachdem der Datensatz gespeichert wurde, wird vom Programm automatisch der beim Gerät hinterlegte Schachtstamm unter dem Reiter „Sortenwechsel Sortengenau“ angelegt.
Auf diesem Reiter sieht man jeden einzelnen Schacht mit der aktuellen Bestückung und ggf. auch die hinterlegten Sortenwechselvorschläge. Die Sortenwechselvorschläge stammen aus dem Schachtstamm des Geräts, welches gerade bearbeitet wird. Im Schachtstamm können sowohl Preisänderungen, als auch Änderungen in der Schachtbestückung vorgegeben werden, die dann über das Buchungssystem gebucht werden müssen, sobald der Sortenwechsel tatsächlich am Automaten durchgeführt wurde. Sofern auch eine Bearbeitung der Automaten mit dem MDE stattfindet, erhält der Faher die Sortenwechselvorschläge aus dem Schachtstamm auch auf dem MDE und wird angewiesen, diese durchzuführen.
Für jeden einzelnen Schacht lässt sich ein neuer Artikel, eine neue Preisnummer oder aber auch nur eine neue Füllhöhe eintragen. Sobald ein Sortenwechsel vorgenommen wurde, wird automatisch ein Datensatz im Reiter Bestandsveränderung erzeugt. Um die Eingabe zu erleichtern, sollte, wenn für ein Gerät Sortenwechsel und Bestandsänderungen vorzunehmen sind, zunächst die Sortenwechsel erfasst werden und im Anschluss über den Reiter Bestandsveränderung die neuen Füllhöhen eingetragen werden.
Sofern für ein Gerät nicht bereits ein Sortenwechsel erfasst wurde, muss für eine neue Bestandsveränderung die Anwender-Aktion „Neu“ ausgeführt werden. Zunächst ist an dieser Stelle das Gerät einzutragen. Wenn es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten geladen und angezeigt.
Die Bestandsänderung kann ähnlich wie bei den Entnahmen auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sofern die Schachtbestückung für den Automaten in den Stammdaten hinterlegt wurde und die einzelnen Füllhöhen angepasst werden müssen, kann die Bestandsveränderung sortengenau erfolgen. In diesem Fall muss die Art "Bestandsveränderung (Sortengenau)" ausgewählt werden. Ist keine Schachtbestückung hinterlegt bzw. gilt es den Gesamtbestand an die Schachtbestückung anzupassen, wird die Bestandsveränderung in Summe erfasst. In diesem Fall ist die Art "Bestandsveränderung (Summe)" auszuwählen. Welche der beiden Erfassungsarten standardmäßig vorbesetzt sein soll, lässt sich in vendit über den Programm-Parameter [atbuchungssystem > sumsortestandard] konfigurieren.
Programm-Parameter
Mit Hilfe von Programm-Parametern hat der Anwender die Möglichkeit bspw. bestimmte Programmabläufe hervorzurufen oder Standard-Vorgaben zu definieren. Diese Parameter können über Programm-Parameter angelegt bzw. mit der gewünschten Einstellung versehen werden. Wurde kein Parameter eingerichtet, wird dieses in den meisten Fällen vom System als Einstellung 0 gewertet und definiert somit die Standard-Einstellung. Die Einrichtung von Programm-Parametern wird für gewöhnlich durch MDSI, können aber auch durch den Anwender selbst vorgenommen werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies möglicherweise zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.
Programm Feld Einstellung atbuchungssystem sumsortestandard - 0 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau". Sofern die Einstellung während der Eingabe von Entnahmen oder Bestandsänderungen geändert wird, merkt sich das Programm die letzte Einstellung und setzt diese beim nächsten Datensatz wieder vor.
- 1 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Summenerfassung" und für Bestandsveränderungungen "Sortengenau".
- 2 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau".
- 3 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Summenerfassung".
- 4 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Sortengenau" und für Bestandsveränderungungen = "Summenerfassung".
Wurde die Erfassungsart „Bestandsveränderung (Summe)“ gewählt, wird die Summe der Bestandsveränderung ins gleichnamige Feld eingetragen, nachdem das Gerät gewählt wurde. Ähnlich wie bei den Entnahmen werden beim Speichern Positionen mit sogenannten Pseudoartikeln erzeugt und die Summe auf dem Artikel verzeichnet, dessen MwSt.-Satz mit dem MwSt.-Kennzeichen im Gerät übereinstimmt. Eine Änderung des Tubengeldes kann ebenfalls über die Bestandsänderung erfasst werden.
Im Falle der Erfassungsart „Bestandsveränderungen (Sortengenau)“ werden die Positionen auf Grundlage des hinterlegten Schachtstamms für das Gerät angelegt. Über diesen kann nun artikelgenau eine neue Füllhöhe hinterlegt werden.
Ist der Bestandsveränderung bereits ein Sortenwechsel vorausgegangen, wird dies in der Übersicht in der Spalte „Sortenwechsel“ gekennzeichnet.
Allgemeine Beschreibung
Über den Reiter Ladescheine können sowohl Fahrzeugbeladungen, als auch Nachfaktura-Lieferscheine und Nachfaktura-Rechnungen hinzugezogen werden. Sobald auf diesen Reiter gewechselt wird, wird nach allen Ladescheinen gesucht, die noch nicht zu einer anderen Vorgabe hinzugezogen wurden und die zur Tour der ausgewählten Vorgabe gehören. Jeder einzelne Auftrag lässt sich über die Anwender-Aktion "Ladeschein hinzuziehen" zu der Vorgabe hinzuziehen. Die Aufträge, die hinzugezogen wurden, werden in der Übersicht grün markiert. Bereits hinzugezogene Aufträge können durch die Funktion "Ladeschein trennen" wieder entfernt werden.
| Attribute | Beschreibung |
|---|---|
| Tour | Gibt die Tour an, die für den Auftrag zuständig ist. |
| Auftragsnr. | Stellt die eindeutige Nummer des Auftrages dar. |
| Debitor | Zeigt den Kunden an, für den der Auftrag erzeugt wurde. |
| Auftragsart | Stellt die Auftragsart für den Auftrag dar. |
| Rechnungs-/Lieferscheinnr. | Zeigt die Rechnungs-/Lieferscheinnummer an. |
| KVP Gesamt | Gibt den Gesamt-KVP des Auftrages wieder. |
| Fakturdatum | Zeigt an, an welchem Datum der Auftrag fakturiert wurde. |
| Status | Gibt den Status des Auftrages wieder. |
Über diesen Reiter lassen sich getätigte Barverkäufe des Fahrers erfassen. Hier wird ein neuer Datensatz mit der Anwender-Aktion "Neu" erzeugt. Wie gewohnt ist hier zunächst ein Gerät einzutragen. Automatisch wird der Pseudoartikel mit dem 19% MwSt.-Satz vorbesetzt, da in den meisten Fällen nicht genau nachgehalten wird, welche einzelnen Artikel verkauft wurden. Es gibt an dieser Stelle aber auch die Möglichkeit die tatsächlichen Artikel mit der jeweiligen Preisnummer zu erfassen. Sobald die Mengenangabe vorgenommen wurde, wird beim Zahlbetrag (das Produkt aus Menge und dem hinterlegten KVP des Artikels) vorbesetzt. Der Zahlbetrag kann aber auch überschrieben werden. Sobald alle Daten eingetragen wurden, muss der Datensatz mit der entsprechenden Aktion gespeichert werden.
Rechnungen, für die der Fahrer auf seiner Tour Geld kassiert hat, werden unter diesem Reiter erfasst. Hierzu wird mit "Neu" ein neuer Datensatz angelegt. Die Rechnung muss nicht zwingend aus dem vendit-System selbst stammen. Sofern die Rechnungsnummer auch in vendit erfasst wurde, wird automatisch der Debitor vorbesetzt. Neben der Rechnungsnummer werden der Debitor und der kassierte Betrag eingetragen und im Anschluss mit der entsprechenden Aktion gespeichert.
