Buchungssystem Entnahmen
Im Reiter Entnahmen werden die Abflüsse für die Geräte erfasst, die auf der Tour angefahren wurden. Die Entnahmen erzeugen am Gerät keine Bestandsänderungen. Das System geht davon aus, dass die Ware, die abgeflossen ist, vom Fahrer wieder aufgefüllt wurde.
Um einen neuen Datensatz zu erzeugen, wird die Anwender-Aktion "Neu" ausgeführt. Zunächst wird ein Gerät eingetragen, für das die Abflüsse erfasst werden sollen. Sofern es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten auf der Maske angezeigt. Das Münzgeld und Scheingeld kann getrennt eingegeben werden. Beide Werte werden automatisch addiert und als Barumsatz gesetzt, es genügt aber auch, wenn der Barumsatz als Summe eingetragen wird. Neben dem Bargeld lässt sich in einem weiteren Feld der Geldkartenumsatz hinterlegen. Vom Programm wird die Summe aus Barumsatz und Geldkarte automatisch als Warenabfluss vorbesetzt, da das System zunächst davon ausgeht, dass keine Differenzen zwischen Warenabfluss und erhaltenem Geld vorhanden sind. Der Abfluss kann jedoch vom Benutzer überschrieben werden. Wenn alle Daten eingetragen wurden, muss der Datensatz wieder mit Hilfe der Aktion "Speichern" gespeichert werden.
Die Erfassung der Abflüsse kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sofern die Schachtbestückung für den Automaten in den Stammdaten hinterlegt wurde und der sortengenaue Abfluss bekannt ist, können die Entnahmen auch sortengenau erfasst werden. In diesem Fall muss bei der Art "Abfluss (Sortengenau)" ausgewählt werden. Ist keine Schachtbestückung hinterlegt bzw. sind die Sortenabflüsse nicht bekannt, genügt auch eine Erfassung der Summe. In diesem Fall ist die Art "Abfluss (Summe)" auszuwählen. Welche der beiden Erfassungsarten standardmäßig vorbesetzt sein soll, lässt sich in vendit über den Programm-Parameter [atbuchungssystem > sumsortestandard] konfigurieren.
Programm-Parameter
Mit Hilfe von Programm-Parametern hat der Anwender die Möglichkeit bspw. bestimmte Programmabläufe hervorzurufen oder Standard-Vorgaben zu definieren. Diese Parameter können über Programm-Parameter angelegt bzw. mit der gewünschten Einstellung versehen werden. Wurde kein Parameter eingerichtet, wird dieses in den meisten Fällen vom System als Einstellung 0 gewertet und definiert somit die Standard-Einstellung. Die Einrichtung von Programm-Parametern wird für gewöhnlich durch MDSI, können aber auch durch den Anwender selbst vorgenommen werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies möglicherweise zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.
Programm Feld Einstellung atbuchungssystem sumsortestandard - 0 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau". Sofern die Einstellung während der Eingabe von Entnahmen oder Bestandsänderungen geändert wird, merkt sich das Programm die letzte Einstellung und setzt diese beim nächsten Datensatz wieder vor.
- 1 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Summenerfassung" und für Bestandsveränderungungen "Sortengenau".
- 2 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Sortengenau".
- 3 : Die Standardvorgaben für Entnahmen und für Bestandsveränderungungen ist "Summenerfassung".
- 4 : Die Standardvorgaben für Entnahmen ist "Sortengenau" und für Bestandsveränderungungen = "Summenerfassung".
Wird die Erfassungsart "Abfluss (Summe)" gewählt, werden beim Speichern des Datensatzes für das Gerät automatisch sogenannte Pseudoartikel angelegt. Diese Pseudoartikel dienen der Unterscheidung der MwSt.-Sätze, um das Bargeld und den Warenabfluss steuerlich entsprechend bewerten und auf die richtigen Konten verbuchen zu können. Abhängig davon, welches MwSt.-Kennzeichen dem Gerät zugeordnet wurde (Zigarettenautomat 19%, Süßwarenautomat 7%,..), wird automatisch der Abfluss auf den entsprechenden Pseudoartikel verzeichnet. Eine manuelle Änderung kann nachträglich jedoch über den Reiter "Entnahmen Sortengenau" vorgenommen werden.
Für den Fall, dass es sich um Mischautomaten handelt, kann der Umsatz manuell auf verschiedene Pseudoartikel aufgeteilt werden. Es gibt auch eine automatisierte Verteilung. In diesem Fall wird beim Gerät eine prozentuale Verteilung für die einzelnen Mehrwertsteuersätze hinterlegt. Sofern die Programmeinstellung aktiv ist, wird der Umsatz anschließend automatisch anhand der im Gerät hinterlegten Verteilung auf die Pseudoartikel automatisch aufgeteilt. Falls Interesse an dieser automatischen Verteilung besteht und diese noch nicht aktiv ist, steht unser Support für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Falls die Erfassungsart "Abfluss (Sortengenau)" ausgewählt wurde, werden automatisch alle Artikel, die im Schachtstamm des Geräts hinterlegt wurden, angelegt. Hier kann im Reiter "Entnahmen Sortengenau" nun pro Artikel entweder nach den abgeflossenen Schachteln oder nach der Restmenge des jeweiligen Artikels erfasst werden. Die Summe der einzelnen Mengen jedes Artikels bildet den Abfluss des jeweiligen Geräts und wird automatisch im Kopfdatensatz aktualisiert.
