Track and Trace Überblick: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 1. April 2019, 10:37 Uhr

Allgemein

Ab dem 20. Mai 2019 soll jede Zigaretten- und Feinschnitt-Packung von der Produktion bis zur Abgabe an den Einzelhändler rückverfolgbar sein und das nahezu in Echtzeit. Ziel dieser EU-Vorgabe ist es, den illegalen Tabakhandel einzudämmen. Hierzu wird der Weg jeder Zigaretten- und Feinschnittpackung in einer zentralen EU-Datenbank erfasst.

Wie funktioniert Track and Trace?

Jeder Teilnehmer der Lieferkette, ob Hersteller, Groß- oder Einzelhändler, muss sich registrieren lassen und erhält eine eindeutige Wirtschaftsteilnehmer-Identifikationsnummer (EO-ID = Economic Operator ID). Wer ab dem 20. Mai 2019 keine EO-ID besitzt, darf keine Zigaretten und Tabak zum Selberdrehen mehr verkaufen. Zusätzlich muss für jeden Standort (Lager, Verkaufsstelle, Automat etc.) eines jeden Unternehmens eine F-ID (Facility Identifier Code) beantragt werden. Die EO-ID und die F-ID werden von der zuständigen ID-Ausgabestelle (ID-Issuer) vergeben. In jedem Land der europäischen Union wurde eine zentrale ID-Ausgabestelle eingerichtet. In Deutschland erfolgt die Registrierung bei der Bundesdruckerei, die bereits ein entsprechendes Webformular bereitstellt hat. Für die Registrierung sind u.a. die Kontaktdaten des Unternehmens und die Steuernummer erforderlich.

Das Tracking erfolgt auf Packungsebene mithilfe eines eindeutigen Codes (UI = Unique Identifier). Bei der Herstellung erhält jede Packung eine EU-weit einmalige Nummer. Dieser Code enthält Informationen, die über die gesamte Lieferkette nachverfolgt und ergänzt werden können und an die zentrale EU-Datenbank übermittelt werden. Bis Mai 2020 gibt es allerdings noch eine Übergangsfrist, dass Ware ohne UI-Code weiterverkauft werden darf. Um eine leichtere Handhabung innerhalb der Lieferkette herzustellen, gibt es die Möglichkeit einen aggregierten eindeutigen Code für Stangen oder Umkartons zu erhalten. Hierbei werden lediglich mehrere Codes von den einzelnen Packungen zu einer aggregierten Einheit (Aggr. UI = Aggregierte Unique Identifier) zusammengefasst.

Übersicht Tracking IDs

• EO-ID (Economic Operator ID) Jedes Unternehmen, das in Zukunft Tabak verkaufen will, benötigt solch eine Nummer zur Identifikation des Unternehmens.
• F-ID (Facility Identifier Code) Jeder Standort (Lager/Verkaufsstelle/Automat usw.) eines jeden Unternehmens benötigt solch eine Nummer.
• UI (Unique Identifier) Jede Packung wird eine EU-weit einmalige Nummer erhalten, diese wird bei der Herstellung aufgebracht.
• Aggr. UI (Aggregierte Unique Identifier) Mehrere Codes von mehreren Packungen können beispielsweise zu einem Aggr. UI (Stange/Karton) zusammengefasst werden. Hierbei geht es um die leichtere Handhabung innerhalb der Lieferkette (Ware muss gescannt werden).

Was muss gemeldet werden?

Jede Warenbewegung, die bei einer Zigaretten- oder Feinschnittpackung von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler erfolgt, muss an die zentrale EU-Datenbank übermittelt werden. Hierzu wird der auf der Packung angebrachte Code (UI) gescannt. Sofern sich die Ware in einer zusammengefassten Einheit (Stange, Karton, Palette) befindet, wir der aggregierte Code (Aggr. UI) erfasst. Der gescannte Code wird zusammen mit der EO-ID des Wirtschaftsteilnehmers und der F-ID des Standorts, an den die Ware transportiert werden soll, an die zentrale EU-Datenbank übermittelt. Diese zentrale Stelle überprüft die Informationen und es erfolgt in Kürze eine Rückmeldung, ob die Meldung erfolgreich war. Sollte die zentrale Stelle feststellen, dass eine der übermittelten IDs nicht registriert ist, die Informationen nicht vollständig waren o.ä., erfolgt eine Fehlermeldung und die Warenbewegung darf nicht stattfinden. Die Ware muss überprüft und der Meldevorgang wiederholt werden.

Stammdaten

Damit die Warenbewegung eines Track-and-Trace-pflichtigen Artikels ordnungsgemäß an die EU-Datenbank gemeldet werden kann, müssen zuvor diverse Stammdaten gepflegt werden. Hierzu gehören die IDs zur Identifikation von Unternehmen (EO-ID, EO-Code) und Standorten (F-ID) sowie die Kennzeichnung von Artikeln als Track-and-Trace-pflichtig.

Artikel

Im Artikelstamm besteht die Möglichkeit ein Kennzeichen zu pflegen, ob der jeweilige Artikel der Track-and-Trace-Meldepflicht unterliegt. Über das Kennzeichen "T&T-Pflicht" werden in vendit verschiedene Prüfungen durchgeführt. Beispielsweise wird beim Warenausgang geprüft, ob für jeden T&T-pflichtigen Artikel, der im Auftrag enthalten ist, ein UI-Code erfasst wurde. Sollten unvollständige Daten vorliegen, kann das System entsprechend reagieren und den Anwender auf Fehler hinweisen.

Der T&T-Pflicht unterliegen ab Mai 2019 alle Tabakwaren, ausgenommen der Bedarf für die E-Zigarette, sodass für alle Artikel das Kennzeichen T&T-Pflicht gepflegt werden muss, damit das vendit-System notwendige Prüfungen vornehmen kann.

Debitoren

Der Debitorenstamm wurde um die Felder EO-ID und EO-Code erweitert. Jeder Wirtschaftsteilnehmer muss zukünftig eine EO-ID besitzen, um weiterhin Tabakwaren verkaufen zu dürfen. Der EO-Code ist für die Verifizierung bei Track-and-Trace-Meldungen ebenfalls notwendig. Jeder Debitor kann die EO-ID bei der Bundesdruckerei selbst beantragen und die Nummer seinem Großhändler mitteilen. Für diesen Fall können die EO-ID und der EO-Code manuell beim Debitor hinterlegt werden. Der Großhändler hat jedoch auch die Möglichkeit die Registrierung für seine Kunden vorzunehmen, sofern eine Einwilligung vorliegt. Hierfür steht im Debitorenstamm die Funktion "EO-ID anfordern" zur Verfügung. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird im Hintergrund eine Anfrage mit allen notwendigen Daten an die Bundesdruckerei gestellt und eine EO-ID für den ausgewählten Debitor angefordert. Sobald der Dienst, der diese Anfrage ausführt, eine Rückmeldung erhält, werden die EO-ID und der EO-Code beim Debitor hinterlegt.

Sobald erstmalig eine EO-ID für einen Debitor angefordert wurde, kann die Funktion nicht erneut ausgeführt werden, da der Debitor als registriert gilt. Sofern sich jedoch die Kontaktadresse des Debitoren ändert, besteht die Möglichkeit die Änderungen der Bundesdruckerei mitzuteilen und die EO-ID zu aktualisieren. Für diesen Fall steht die Funktion "EO-ID aktualisieren" zur Verfügung. Neben dem EO-ID-Feld gibt es eine Schaltfläche, die bei Aktivierung den letzten Status der EO-ID-Anfrage anzeigt. Anhand des Status kann der Anwender erkennen, ob eine Rückantwort der zentralen Meldestelle noch aussteht oder bereits eine Rückmeldung vorliegt.

Kunden

Jeder Kunde ist eine Verkaufsstelle des zugehörigen Debitoren und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jede Verkaufsstelle eine F-ID besitzen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben. Entweder übernimmt der Debitor selbst die Registrierung seiner Verkaufsstellen und teilt die Nummern seinem Großhändler mit oder er gibt seinem Großhändler eine Einwilligung, sodass dieser für ihn alle notwendigen F-IDs beantragt. Hierfür steht im Kundenstamm die Funktion "F-ID anfordern" zur Verfügung. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird im Hintergrund eine Anfrage mit allen notwendigen Daten an die Bundesdruckerei gestellt und eine F-ID für den ausgewählten Kunden angefordert. Sobald der Dienst, der diese Anfrage ausführt, eine Rückmeldung erhält, wird die F-ID beim Kunden hinterlegt.

Sobald erstmalig eine F-ID für einen Kunden angefordert wurde, kann die Funktion nicht erneut ausgeführt werden, da der Kunde als registriert gilt. Sofern sich jedoch die Kontaktadresse des Kunden ändert, besteht die Möglichkeit die Änderungen der Bundesdruckerei mitzuteilen und die F-ID zu aktualisieren. Für diesen Fall steht die Funktion "F-ID aktualisieren" zur Verfügung.

Bereits bei der Kundeneuanlage besteht die Möglichkeit die notwendigen IDs (EO-ID, EO-Code, F-ID) zu beantragen. Sobald die Kundenneuanlage abgeschlossen wird und der Kunde selbst in vendit angelegt wurde, wird im Anschluss automatisch eine Anfrage an die Bundesdruckerei gestellt und die EO-ID bzw. die F-ID beantragt. Sobald der Dienst eine Rückantwort erhält, werden die Nummern beim Kunden hinterlegt. Während der Dienst auf eine Rückantwort wartet, bleibt das Dialogfenster geöffnet. Der Anwender kann jedoch währenddessen im vendit-System weiterarbeiten. Sollte nach Ablauf der Antwortzeit von einer Minute keine Rückmeldung erfolgt sein, wird der Anwender darauf hingewiesen und kann zu einem späteren Zeitpunkt über die Stammdaten (Debitor, Kunde) eine erneute ID-Anfrage stellen.

Lieferanten

Jeder Lieferant ist ein Wirtschaftsteilnehmer im Rahmen einer Lieferkette von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler. Als Wirtschaftsteilnehmer muss der Lieferant ebenfalls eine EO-ID und einen EO-Code besitzen, um weiterhin am Tabakwarenhandel teilnehmen zu dürfen.

Teilweise muss auch in Track-and-Trace-Meldungen die EO-ID des Lieferanten angegeben werden, um eine vollständige Meldung ausführen zu können. Hierfür muss die EO-ID und der EO-Code des Lieferanten in den Stammdaten hinterlegt werden. Die Registrierung des Lieferanten nimmt dieser in der Regel selbst vor und teilt seine Wirtschaftsteilnehmernummer mit.

Geräte

Jeder Automat (Gerät) ist eine mögliche Verkaufsstelle des zugehörigen Pächters und muss zukünftig im Rahmen von Track-and-Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Automat eine F-ID besitzen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben. Im Gerätestamm lässt sich die F-ID jedoch nicht verändern oder anfordern, da technisch gesehen am Platz alle F-IDs aller zugehörigen Geräte gespeichert werden.

Plätze

An einem Platz können ein oder mehrere Automaten aufgestellt werden. Das bedeutet im Rahmen von Track and Trace, dass ein Platz durchaus mehrere Verkaufsstellen besitzen kann, für die eine F-ID benötigt wird. Da für die Anforderung einer F-ID die Adresse angegeben werden muss und im Falle von mehreren Geräten an einem Platz die Adresse für alle Automaten gleich ist, besteht im Platz die Funktion die F-ID für alle Geräte gleichzeitig zu beantragen ("F-IDs für alle Geräte anfordern"). In diesem Fall wird die benötigte Anzahl von F-IDs beantragt und anschließend jedem Gerät eine Nummer zugeordnet. Der Anwender hat die Möglichkeit über das Kontext-Menü der Platz-Tabelle sich alle verfügbaren F-IDs zum ausgewählten Platz anzeigen zu lassen ("Gehe zu" > "Automaten F-IDs öffnen").

Sobald ein Gerät abgemeldet wird, wird die Zuordnung der F-ID zum Gerät aufgehoben. Die vergebene F-ID für den Platz bleibt jedoch bestehen. Wenn im Nachgang ein neues Gerät am selben Platz aufgehängt wird, wird die freie F-ID dem neuen Gerät zugeordnet.

Bereiche/Niederlassungen

Jeder Bereich bzw. Niederlassung ist ein eigener Standort des Großhändlers und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Standort eine F-ID besitzen, sofern Bewegungen von Tabakwaren stattfinden, die gemeldet werden müssen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben und muss in den Stammdaten hinterlegt werden.

Lager

Jedes Lager ist ein eigener Standort des Großhändlers und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Standort eine F-ID besitzen, sofern Bewegungen von Tabakwaren stattfinden, die gemeldet werden müssen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben und muss in den Stammdaten hinterlegt werden.

Firmenstamm

Als Großhändler (Firma) ist man ein Wirtschaftsteilnehmer im Rahmen der Lieferkette von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler. Als Wirtschaftsteilnehmer muss man selbst ebenfalls eine EO-ID und einen EO-Code besitzen. Die EO-ID und der EO-Code sind bei jeder Meldung an die zentrale Stelle anzugeben. Ohne die Wirtschaftsteilnehmernummer kann keine vollständige Meldung erfolgen und der Tabakwarenhandel würde untersagt.

Wareneingang

Unabhängig davon, ob die Erfassung des Wareneingangs mit Hilfe eines MDE-Gerätes oder manuell erfolgt, müssen zukünftig alle Tabakwaren eingescannt werden, um die einzelnen IDs erfassen zu können. Der Scanner muss dabei die Anforderung erfüllen einen 2-D-Code der Formate Data Matrix, Dotcode oder QR lesen zu können, da dies die zugelassenen Formate sind, die der Hersteller für das Andrucken der UI-Codes nach EU-Vorgabe auf der Verpackung verwenden darf.

Die EAN des eingescannten Artikels ist in dem UI-Code integriert. Dadurch ist auch zukünftig gewährleistet, dass nur ein Scanvorgang notwendig ist und das vendit-System automatisch die Zuordnung zu den Artikeldaten vornehmen kann.

Alle Daten, die beim Scannen erhoben werden, werden in einer separaten Tabelle protokolliert. Sobald die Wareneingangserfassung abgeschlossen ist, meldet ein automatischer Dienst die erfassten Bewegungsdaten zusammen mit der F-ID des Lagers, dem die Ware hinzugefügt werden soll an die EU. Die zentrale Meldestelle überprüft die übermittelten Daten und es erfolgt eine Rückmeldung, ob die gemeldeten Daten akzeptiert werden. Sollten die übermittelten Daten nicht akzeptiert werden, muss eine Überprüfung des Wareneingangs und eine Nachbearbeitung erfolgen. Ware, die von der zentralen Meldestelle nicht akzeptiert wurde, darf nicht eingelagert werden.

Wareneingangskontrolle (MDE)

Wie bislang auch, meldet sich der Anwender zu Beginn der Wareneingangskontrolle am MDE an und wählt eine Bestellung aus, die kontrolliert werden soll. Sobald die Bestellung ausgewählt wurde, kann der Scanvorgang gestartet werden. In Zukunft muss der Anwender darauf achten, dass bei Tabakwaren der angedruckte Data-Matrix-Code eingescannt wird. Dieser enthält neben der UID bzw. der aggr. UID für die Nachverfolgbarkeit auch die EAN mit der die eingescannte Ware identifiziert werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass nur ein Scanvorgang notwendig ist und nicht zusätzlich der Barcode eingescannt werden muss.

Sobald der Code eingescannt wurde, versucht das MDE den Artikel mit den am MDE vorliegenden Bestelldaten abzugleichen. Ist eine Zuordnung zu einem Artikel möglich, wird die UID bzw. aggr. UID dem Artikel zugeordnet und die Menge hochgezählt. Ist eine Zuordnung zu einem Artikel am MDE nicht möglich, startet das MDE eine Abfrage an den Host und erfragt die Artikeldaten. Eine doppelte Erfassung desselben Artikels ist nicht möglich, da das System prüft, ob die eingescannte ID schon erfasst wurde. In diesem Fall erhält der Anwender eine Fehlermeldung.

Sollte ein Artikel während der Wareneingangskontrolle erfasst worden sein, der nicht zur ausgewählten Bestellung gehört, kann der Artikel auch wieder entfernt werden. Handelt es sich dabei um einen Tabakartikel, muss auch die erfasste UID aus der Bestellung entfernt werden. Hierzu gibt es eine neue Funktion am MDE. Der Anwender kann sich die "UID-Übersicht" der ausgewählten Bestellung aufrufen. Wenn der Anwender in diesem Bereich den Artikel erneut scannt, wird dieser aus der Bestellung entfernt und die Menge reduziert.

Wenn der Scanvorgang beendet ist, kann die Bestellung abgeschlossen werden. Vorab prüft das MDE, ob für alle Track-&-Trace-pflichtigen Artikel eine UID bzw. aggr. UID erfasst wurde. Sofern die Daten vollständig sind, werden die Daten an den Host übermittelt und dieser führt die Track-&-Trace-Meldung aus. Während der Anwender auf die Rückantwort wartet, die bis zu einer Minute dauern kann, kann dieser eine neue Wareneingangskontrolle starten. Zu einem späteren Zeitpunkt hat dieser dann die Möglichkeit die Bestellübersicht am MDE aufzurufen und zu prüfen, ob eine freigegebene Bestellung abgeschlossen wurde oder ob bei der Track-&-Trace-Meldung Probleme aufgetreten sind. Sobald der Anwender eine Bestellung mit einer fehlerhaften Track-&-Trace-Meldung aufruft, gelangt dieser in einen Fehlerdialog. Dort kann der Anwender die Fehlerbeschreibung der Rückantwort von der zentralen Stelle einsehen und ggf. fehlerhaft erfasste UIDs nachträglich entfernen. Sofern sich die Daten auf dem MDE korrigieren lassen konnten, kann der Anwender die Bestellung erneut abschließen und eine neue Track-&-Trace-Meldung ausführen. Sollte der Wareneingang erfolgreich abgeschlossen worden sein, wird vendit-seitig automatisch ein Lieferschein generiert.

Nachbearbeitung Wareneingangsscan (vendit)

Wurde ein erfasster Eingangsscan nicht direkt als Lieferschein gebucht (z. B. aufgrund von Differenzen zwischen bestellter und erfasster Mengen), kann/muss ein Eingangsscan über vendit nachbearbeitet werden. In der Bestell-Übersicht kann bei Bestellungen, die den Status "Eingangsscan" "abgeschlossen" haben, die Nachbearbeitung ("Eingangsscan bearbeiten") geöffnet werden.

In der Nachbearbeitung besteht die Möglichkeit nachträgliche Mengen- und Artikelanpassungen vorzunehmen. Hierfür wurde für Anpassungen bei Tabakwaren die neue Zusatzfunktion "UID-Nacherfassung" implementiert. Sobald diese Funktion aufgerufen wird, öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster zur Nacherfassung von UIDs. Wenn sich eine UID nicht über das MDE scannen lässt, besteht die Möglichkeit, diese manuell oder mit einem anderen Scanner in diesem Dialogfeld nachträglich zu erfassen. Dabei kann der Anwender auswählen, ob sich bei der nachträglichen Erfassung die Menge automatisch erhöhen soll oder ob die eingescannte UID einem bestehenden Artikel der Bestellung hinzugefügt werden soll.

Bei der Nacherfassung können nur UIDs zu bestehenden Artikeln hinzugefügt werden, die bereits in der Bestellung mit gleicher Preisnummer und Einheit enthalten sind. Muss nachträglich ein Artikel mit abweichender Preisnummer oder Einheit erfasst werden, muss dieser über die Positionserfassung hinzugefügt werden. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit Artikel und UID direkt über die Artikelart "EAN/UID" zu erfassen. Sollte der Anwender eine UID erfassen, die bereits in der Bestellung enthalten ist, erhält dieser eine entsprechende Fehlermeldung.

Über die Funktion "UIDs löschen" besteht die Möglichkeit einzelne UIDs im Nachgang aus der Bestellung zu entfernen. Der Anwender hat die Möglichkeit den UI-Code zu scannen oder diesen manuell einzutragen. Wird der eingegebene Code in der Bestellung gefunden, wird dieser Artikel mit der verknüpften UID in der Übersicht ausgewählt. Der Anwender hat jedoch auch die Möglichkeit über die Spalte "ausgewählt" die betroffenen UIDs manuell auszuwählen. Sobald der Anwender seine Auswahl getroffen hat, bestätigt er dies mit der Funktion "UIDs löschen". In diesem Fall werden die UIDs entfernt und die Artikelmengen entsprechend reduziert. Über die Funktion "Verwerfen", kann der Anwender die Auswahl verwerfen und das Dialogfenster schließt sich.

Sofern der Anwender einen kompletten Artikel samt erfassten UIDs aus der Bestellung entfernen möchte, kann die normale Anwender-Aktion für das Löschen von Artikeln verwendet werden. Hierbei wird in Zukunft zusätzlich geprüft, ob für die Artikelposition bereits UIDs erfasst wurden. Ist dies der Fall, wird der Anwender zusätzlich zur Standard-Abfrage, ob der Artikel wirklich gelöscht werden soll, darauf hingewiesen, dass im Falle einer Löschung auch die UIDs entfernt werden.

Sobald die Nachbearbeitung fertiggestellt ist, kann der Wareneingang abgeschlossen werden. Hierbei erfolgt eine Prüfung, ob für alle Track-&-Trace-pflichtigen Artikel UIDs erfasst wurden. Sollte die erfasste UID-Menge nicht mit der benötigten UID-Menge übereinstimmen, wird der Anwender darauf hingewiesen, hat jedoch die Möglichkeit den Wareneingang trotzdem abzuschließen. Sobald der Wareneingang abgeschlossen wird, werden die Daten an die zentrale Meldestelle übermittelt. Hierbei wird auch die EO-ID des Lieferanten, der die Ware geliefert hat, gemeldet. Das vendit-System bleibt für den Zeitraum bis eine Rückmeldung erfolgt ist gesperrt. Dies kann bis zu einer Minute dauern. Wenn die Meldung erfolgreich war, wird aus dem Wareneingang automatisch ein Lieferschein generiert. Abgeschlossene Lieferscheine können zukünftig nicht erneut nachbearbeitet werden, sofern diese Track-&-Trace-pflichtige Artikel enthalten.

Lieferschein-Erfassung

Neben der Wareneingangserfassung mittels MDE besteht auch die Möglichkeit den Wareneingang manuell über die Lieferschein-Erfassung zu erfassen. Wenn die Ware erfasst wird, muss zukünftig darauf geachtet werden, dass bei Tabakwaren der Data-Matrix-Code eingescannt wird. Dieser enthält neben der UID bzw. der aggr. UID für die Nachverfolgbarkeit auch die EAN mit der die eingescannte Ware identifiziert werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass nur ein Scanvorgang notwendig ist und nicht zusätzlich der Barcode eingescannt werden muss. Die UIDs lassen sich zukünftig im Modus zum Scannen von EAN (vorher Artikelart: "EAN") erfassen. Dieser wurde entsprechend erweitert (nun Artikelart: "EAN/UID") und kann wie gewohnt mit Hilfe der Plus-Taste oder über das Tastenkürzel "E" ausgewählt werden, während der Cursor in der Artikelspalte steht. Wichtig ist, dass jede Einheit (Stange/Umkarton/Palette) einzeln eingescannt wird, um alle UIDs zu erfassen und nicht die Menge manuell nach dem ersten Scan anzupassen. Eine doppelte Erfassung derselben UID ist nicht möglich, da das System prüft, ob die eingescannte ID schon erfasst wurde. In diesem Fall erhält der Anwender eine Fehlermeldung.

Wenn der Scanvorgang beendet ist, kann der Lieferschein abgeschlossen werden. Hierbei prüft das System, ob für alle Track-&-Trace-pflichtigen Artikel eine UID bzw. aggr. UID erfasst wurde. Sofern die Daten vollständig sind, wird die Track-&-Trace-Meldung ausgeführt. Diese enthält unter anderem auch die EO-ID des Lieferanten, der die Ware geliefert hat. Das vendit-System bleibt für den Zeitraum bis eine Rückmeldung erfolgt gesperrt. Dies kann bis zu einer Minute dauern. Wenn die Meldung erfolgreich war, wird der Lieferschein abgeschlossen. Abgeschlossene Lieferscheine können zukünftig nicht erneut nachbearbeitet werden, sofern diese Track-&-Trace-pflichtige Artikel enthalten.

In der Lieferschein-Erfassung steht ebenfalls die Nachbearbeitung von UIDs zur Verfügung. Hierzu wurde eine neue Zusatzfunktion "UID-Nacherfassung" implementiert. Sobald diese Funktion aufgerufen wird, öffnet sich das ein Dialogfenster. In diesem Dialogfenster besteht die Möglichkeit die UID manuell oder mit einem Scanner zu erfassen. Dabei kann der Anwender auswählen, ob sich bei der nachträglichen Erfassung die Menge automatisch erhöhen oder ob die eingescannte UID einem bestehenden Artikel der Bestellung hinzugefügt werden soll. Bei der Nacherfassung können nur UIDs zu bestehenden Artikeln hinzugefügt werden, die bereits in dem Lieferschein mit gleicher Preisnummer und Einheit enthalten sind. Muss nachträglich ein Artikel mit abweichender Preisnummer oder Einheit erfasst werden, muss dieser über die Positionserfassung hinzugefügt werden. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit Artikel und UID direkt über die Artikelart "EAN/UID" zu erfassen. Sollte der Anwender eine UID erfassen, die bereits in der Bestellung enthalten ist, erhält dieser eine entsprechende Fehlermeldung.

Über die Funktion "UIDs löschen" besteht die Möglichkeit einzelne UIDs im Nachgang aus dem Lieferschein zu entfernen. Der Anwender hat die Möglichkeit den UI-Code zu scannen oder diesen manuell einzutragen. Wird der eingegebene Code in der Bestellung gefunden, wird dieser Artikel mit der verknüpften UID in der Übersicht ausgewählt. Der Anwender hat jedoch auch die Möglichkeit über die Spalte "ausgewählt" die betroffenen UIDs manuell auszuwählen. Sobald der Anwender seine Auswahl getroffen hat, bestätigt er dies mit der Funktion "UIDs löschen". In diesem Fall werden die UIDs entfernt und die Artikelmengen entsprechend reduziert. Über die Funktion "Verwerfen", kann der Anwender die Auswahl verwerfen und das Dialogfenster schließt sich.

Sofern der Anwender einen kompletten Artikel samt erfasster UIDs aus dem Lieferschein entfernen möchte, kann die normale Anwender-Aktion für das Löschen von Artikeln verwendet werden. Hierbei wird in Zukunft zusätzlich geprüft, ob für die Artikelposition bereits UIDs erfasst wurden. Ist dies der Fall, wird der der Anwender zusätzlich zur Standard-Abfrage, ob der Artikel wirklich gelöscht werden soll, darauf hingewiesen, dass im Falle einer Löschung auch die UIDs entfernt werden.

Sollte der Anwender den gesamten Lieferschein verwerfen, werden hierbei ebenfalls alle UIDs aus dem Auftrag entfernt. In der Nachbearbeitung ist es weiterhin möglich weitere Belege zur Bestellung hinzuzuziehen. In diesem Fall werden die UIDs aus der hinzugezogenen Bestellung mit übernommen. Sofern ein Beleg im Nachgang gesplittet werden soll, ist dies nur möglich, sofern keine aggregierten UIDs im Auftrag erfasst worden sind.

Rechnungs-Erfassung

Zum Zeitpunkt der Rechnungs-Erfassung hat die Warenbewegung grundsätzlich bereits stattgefunden (entweder über das Wareneingangs-MDE oder die manuelle Lieferschein-Erfassung) und die Track-&-Trace-Meldung wurde, sofern Tabakwaren erfasst wurden, bereits durchgeführt. Wenn die Rechnung aus einem Lieferschein generiert wurde, können nachträglich keine Track-&-Trace-pflichtigen Artikel hinzugefügt werden. Sofern im Nachgang weitere Tabakwaren erfasst werden müssen, muss für diese Artikel ein neuer Lieferschein erzeugt werden. Wird eine Rechnung neu über die Rechnungs-Erfassung erzeugt, so müssen wie bei der Lieferschein-Erfassung entsprechend UIDs erfasst werden, welche beim Abschluss ebenfalls der EU gemeldet werden.

Stornierung

Nach wie vor gibt es Fälle, bei denen ein Lieferschein oder eine Rechnung storniert werden müssen. Hierbei ändert sich am bisherigen Vorgang für den Anwender selbst nichts. Im Hintergrund prüft das System allerdings, ob für den stornierten Lieferschein bzw. Rechnung eine Track-and-Trace-Meldung durchgeführt wurde. Sollte dies der Fall sein, wird die Meldung bei der zentralen Stelle zurückgezogen.

Warenausgang

In der Regel wird ein Auftrag von der Faktura erfasst und zum Packen ans Lager übermittelt. Während des Packvorgangs selbst oder spätestens bei der Endkontrolle ist meist bereits ein Prozess etabliert, bei dem die Ware eingescannt wird, um die Auftragsdaten mit der tatsächlich gepackten Ware abzugleichen. Im Zuge dieses Scanvorgangs muss in Zukunft sichergestellt werden, dass nicht mehr die EAN, sondern der UI-Code bzw. der aggr. UI-Code der Tabakwaren erfasst wird. Die eingescannten IDs werden dabei zunächst den Auftragspositionen hinzugefügt. Sobald die Ware gepackt wurde und zur Auslieferung ins Tourenfahrzeug geladen wird, erfolgt die Meldung über das Rollkartensystem. Hierbei besteht auch zukünftig die Möglichkeit die MDE-Rollkarte zu nutzen oder die Tour manuell über das Rollkartensystem in vendit abzuschließen.

Erfolgt das Beladen des Tourenfahrzeugs über das Rollkarten-MDE werden die einzelnen Aufträge der Tour eingescannt. Bevor die Auslieferung tatsächlich gestartet werden kann, werden alle erfassten Daten an die zentrale Meldestelle übermittelt. Die Meldung enthält dabei für jeden einzelnen Auftrag folgende Daten: Die UI-Codes bzw. aggr. UI-Codes der Tabakwaren im Auftrag, das Kennzeichen des Fahrzeugs mit dem die Auslieferung erfolgt, die EO-ID des Debitors, der die Ware erhält, sowie die F-ID der Verkaufsstelle, an die die Ware ausgeliefert werden soll. Sobald eine Rückmeldung von der zentralen Stelle vorliegt, wird dem Fahrer in einer Übersicht dargestellt, ob alle Auftragsdaten akzeptiert wurden. Der Fahrer hat die Möglichkeit fehlerhafte Aufträge zu überprüfen und die Meldung erneut vorzunehmen oder einen fehlerhaften Auftrag von der Tour auszuschließen. Die Ware darf erst ausgeliefert werden, sobald alle Daten der Aufträge, die der Fahrer ins Fahrzeug geladen hat, akzeptiert wurden.

Analog erfolgt die Meldung auch beim manuellen Abschluss der Tour in der Rollkartenanwendung in vendit. Sobald die Tour zur Auslieferung manuell freigegeben wird, werden die Auftragsdaten an die zentrale Meldestelle übermittelt. Erst, wenn die gemeldeten Daten akzeptiert wurden, wird die Rollkarte in vendit abgeschlossen und die Auslieferung kann gestartet werden. Sollten die Daten einzelner Aufträge nicht akzeptiert werden, können die jeweiligen Aufträge ebenfalls von der Tour ausgeschlossen werden, damit die restlichen Aufträge der Tour ausgeliefert werden können. Grundsätzlich werden nur vollständige Aufträge gemeldet. Teillieferungen einzelner Kartons aus einem Auftrag sind nicht möglich. Sollte ein Karton bei Beladung der Auslieferung vergessen worden sein, so muss die Ware aus diesem Karton als Gutschrift oder Retoure erfasst und im Anschluss als neue Lieferung nacherfasst werden.

Es besteht in vendit die Möglichkeit Aufträge zu erzeugen, die nicht automatisch über das Lager abgewickelt werden. Die Ware wird dabei nicht automatisch einem Scanvorgang unterzogen. In diesen Fällen ist ein Prozess zu etablieren, dass Aufträge, die nicht über das Lager abgewickelt werden, trotzdem eingescannt werden müssen, sobald eine Warenbewegung von Tabakwaren stattfindet.

Auftrags-Erfassung/Auftrags-Freigabe

Auch in Zukunft, werden die Aufträge zunächst in der Faktura mit Hilfe der "Auftrags-Erfassung" aufgenommen. Anschließend wird ein Packzettel erzeugt, anhand dessen die Ware im Lager gepackt wird. Unabhängig davon, ob der Scanvorgang der Ware beim Packen selbst oder erst an der Endkontrolle stattfindet, verändert sich der Ablauf geringfügig. Zu beachten gilt, dass sobald Track-&-Trace-pflichtige Artikel gepackt werden, diese in Zukunft in jedem Fall eingescannt werden müssen, um die UID bzw. die aggr. UID der Artikel zu erfassen. Zudem muss der Anwender darauf achten, dass bei Tabakwaren der angedruckte Data-Matrix-Code eingescannt wird. Dieser enthält neben der UID bzw. der aggr. UID für die Nachverfolgbarkeit auch die EAN mit der die eingescannte Ware identifiziert werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass nur ein Scanvorgang notwendig ist und nicht zusätzlich der Barcode eingescannt werden muss.

Wird die Ware bereits beim Packen eingescannt, ist es zukünftig nicht mehr möglich mehrere Mengen auf einmal zu packen und nur einmal zu Scannen. Das heißt, auch wenn es sich um den gleichen Artikel handelt, muss jede Einheit, die gepackt wird (Stange, Umkarton) einzeln eingescannt werden, um alle IDs zu erfassen. Erfolgt der Scanvorgang erst bei der Endkontrolle, ändert sich am Packvorgang selbst nichts. Allerdings muss der Anwender an der Endkontrolle darauf achten, dass auch hier in Zukunft jede einzelne Einheit (Stange, Umkarton) eingescannt werden muss, die gepackt wurde, um alle IDs aufzunehmen. Eine doppelte Erfassung desselben Artikels ist beim Scannen nicht möglich, da das System prüft, ob die gescannte ID schon gespeichert wurde. In diesem Fall erhält der Anwender eine Fehlermeldung.

Sobald der Auftrag freigegeben wird, erfolgt eine Prüfung, ob für alle Track-&-Trace-pflichtigen Artikel eine UID bzw. aggr. UID aufgenommen wurde. Sollten noch UIDs fehlen, hat der Anwender die Möglichkeit diese nachträglich zu erfassen. Die Meldung an die zentrale Stelle wird erst ausgeführt, wenn der Auftrag in der Rollkartenplanung erledigt wird, da erst beim Start der Auslieferung, die Ware auch tatsächlich das Lager verlässt (siehe #Rollkartenplanung).

Bei Aufträgen bei denen der Kunde die Ware selbst abholt, erfolgt der Vorgang ähnlich. Auch diese Aufträge landen in Zukunft in der Rollkartenplanung. Hierfür wird es zukünftig eine Abholungstour geben. Sobald diese Abholungstour freigegeben wird, wird dem System mitgeteilt, dass die Ware tatsächlich das Lager verlässt und die Daten der Abholungstour werden an die zentrale Stelle übermittelt. Neben den Aufträgen, die das Lager passieren, gibt es nach wie vor auch die Möglichkeit Sofortlieferscheine bzw. Sofortrechnungen zu erfassen. Sofern direkt ein solcher Auftrag erfasst wird, muss die Ware bereits während der Auftragserfassung eingescannt werden. Natürlich gilt dieser Vorgang nur, sofern im Auftrag auch Track-&-Trace-pflichtige Artikel enthalten sind. Alle sonstigen Aufträge oder Artikel können weiterhin ohne Scanvorgang erfasst werden.

Eine weitere Ausnahme besteht, wenn es sich bei den Sofortaufträgen nur um wertmäßige Gutschriften oder eine Nachberechnung ohne Warenbewegung handelt. In diesen Fällen ist ebenfalls kein Scanvorgang notwendig.

Stornierung

Bei einer Stornierung eines Auftrags hat in der Regel noch keine Warenbewegung stattgefunden. Das bedeutet, dass ebenfalls noch keine Meldung an die zentrale Stelle erfolgt ist. In diesem Fall kann der Auftrag über das vendit-System wie bisher storniert werden, ohne dass die Ware erneut eingescannt werden muss.

Börsen

Aggregieren selbst gepackter Börsen

Um selbst gepackte Börsen mit Track-&-Trace-pflichtigen Artikeln verkaufen zu können, müssen diese in Zukunft aggregiert werden. Dazu wird zunächst die gewünschte Börse über die Neuanlage-Funktion im Börsenstamm wie gewohnt erfasst und anschließend die vorgesehene Menge an Börsen gepackt. Sofern es sich um Börsen handelt, die Track-&-Trace-pflichtige Artikel enthalten, müssen alle Artikel einer Börseneinheit, die Track-&-Trace-pflichtig sind, eingescannt werden. Anschließend generiert vendit ein Etikett mit einer zur Einheit zugeordneten Kennnummer, das auf den Umkarton der Börse angebracht werden kann. Wenn die gepackte Börse zu einem späteren Zeitpunkt das Lager verlässt, wird der angebrachte Code eingescannt und das vendit-System kann die UIDs, die in der gepackten Börseneinheit enthalten sind automatisch dem Auftrag zuordnen.

Um einzelne Börsen zu aggregieren und ein Etikett für den Umkarton zu erhalten, steht im Börsenstamm die Funktion "Aggregieren" zur Verfügung. Wird diese Funktion aufgerufen, öffnet sich ein Dialogfenster. In diesem werden alle Artikel angezeigt, die in der Börse enthalten sind. Alle Artikel, die nicht Track-&-Trace-pflichtig sind, werden vorab grün markiert. Alle Artikel, die der Track-&-Trace-Pflicht unterliegen, aber für die noch keine ID eingescannt wurde, sind vorerst nicht markiert. In dem Eingabefeld kann die UID mittels Scanvorgang oder auch manuell erfasst werden. Sofern die erfasste UID keiner anderen Börseneinheit zugeordnet ist und die Artikeldaten mit denen in der Börse übereinstimmen, wird die UID in der Börseneinheit gespeichert und der eingescannte Artikel wird ebenfalls grün markiert. Erst, wenn alle UIDs der Track-&-Trace-pflichtigen Artikel eingescannt wurden (in der Übersicht sind alle Zeilen grün hinterlegt), hat der Anwender die Möglichkeit eine Kennnummer für die Börseneinheit zu generieren und ein Etikett auszudrucken.

Sofern die Funktion "Autodruck" aktiviert ist, kann der Anwender alle Börseneinheiten nacheinander scannen und der Druck einer vollständig eingescannten Einheit erfolgt automatisch. Das heißt, der Anwender muss den Scanvorgang nicht zwischenzeitlich unterbrechen, um die Funktion "drucken" auszuführen. Das Etikett wird anschließend, wie bereits erwähnt, auf den Umkarton der Börseneinheit angebracht. Sobald die Börseneinheit beim Warenausgang eingescannt wird, kann das vendit-System anhand der Kennnummer automatisch alle in der Börseneinheit gepackten UIDs dem Auftrag zuordnen.

Die Kennnummer, die einer Börseneinheit zugeordnet ist, ist lediglich eine vendit-interne Nummer und dient nur der Zuordnung der UIDs zu einer gepackten Einheit. Es erfolgt keine Übermittlung nach außen. Erst, wenn die Ware das Lager verlässt und die UIDs aus der Börse dem Auftrag zugeordnet wurden, erfolgt eine Meldung an die zentrale Stelle (siehe #Warenausgang).

Lagerumbuchung

Wenn Ware einem anderen Standort zugeführt werden soll, erfolgt in vendit eine Artikel-Umbuchung. Sofern es sich bei der Umbuchung um Tabakwaren handelt und die betroffenen Lager/Niederlassungen mit einer unterschiedlichen Standort-ID (F-ID) registriert wurden, müssen die umzubuchenden Artikel in Zukunft ebenfalls eingescannt werden, um die Nachverfolgbarkeit der Ware zu gewährleisten.

Bei der Erfassung muss jede einzelne Einheit (Päckchen/Stange/Umkarton/Palette) gescannt werden, um den UI-Code bzw. bei gepackten Einheiten den aggr. UI-Code zu erfassen. Beim Abschluss der Lagerumbuchung prüft das vendit-System, ob zu allen Track-&-Trace-pflichtigen Artikeln eine UID erfasst wurde. Ist dies nicht der Fall, erhält der Anwender eine Meldung und hat die Möglichkeit die UIDs nachträglich zu hinzuzufügen.

Sobald alle Artikel erfasst wurden, kann die Umbuchung abgeschlossen werden. Gleichzeitig werden die Bewegungsdaten zusammen mit der F-ID des neuen Standorts (Lager, Niederlassung), dem die Ware zugeführt werden soll automatisch an die zentrale Meldestelle übermittelt. Hierbei werden die erfassten Artikel nach Standort (Lager, Niederlassung) zusammengefasst und eine Meldung pro Standort ausgeführt. Erst, wenn die übermittelten Daten von der Meldestelle akzeptiert wurden, wird die Artikelumbuchung tatsächlich in vendit abgeschlossen und die Ware kann umgelagert werden. Sollte die Meldestelle die Daten nicht akzeptieren, muss die Artikelumbuchung nachbearbeitet werden und die Ware darf währenddessen nicht umgelagert werden.

Tatsächlich werden für eine Umbuchung sogar zwei Meldungen ausgeführt. Zunächst erfolgt die Meldung vom Warenabgang am Quellstandort und im Anschluss die Meldung für den Wareneingang beim Zielort. Sollte es bei der zweiten Meldung, also bei der Zugangsmeldung am Zielort Probleme geben, wird automatisch die vorherige Meldung des Warenausgangs bei der zentralen Stelle zurückgezogen.

Zur besseren Übersicht für den Anwender werden alle Artikel, die entweder nicht meldepflichtig sind oder bei denen die Meldung von der zentralen Stelle akzeptiert wurden, aus der Umbuchungsliste entfernt. Für diese Artikel wurde die Umbuchung abgeschlossen. Es bleiben nur die Artikel in der Liste bestehen, die nachbearbeitet werden müssen.

Handelt es sich bei der Umbuchung nur um eine logische Trennung der Standorte, das heißt die F-ID des Quell- und Ziellagers ist die gleiche, so muss weder die Ware eingescannt, noch die Umbuchung gemeldet werden. Gleiches gilt auch für einfache Zu- und Abgänge von Lagern, die bei der Artikelumbuchung vorgenommen werden können. Da keine Warenbewegung auf ein anderes Lager erfolgt, sondern lediglich Bestände korrigiert werden, wird keine Track-&-Trace-Meldung vorgenommen und somit ist ein Scannen der Ware nicht notwendig.

Fahrzeugbeladungen

Die Fahrzeugbeladungen werden in Zukunft standardmäßig über die #Rollkartenplanung abgebildet. Sobald die Rollkarte freigegeben wird, erfolgt die Meldung. Alternativ besteht die Möglichkeit für Kunden, die keine Rollkartentouren haben die Meldung im Zuge der Auftragsfreigabe durchzuführen. Die Daten, die an die zentrale Meldestelle übermittelt werden, enthalten den UI-Code bzw. Aggr. UI-Code der Tabakwaren, sowie die eigene EO-ID. Da es für den Fahrer nicht möglich ist bei der Automatenfülllung die einzelnen Tabakwaren zu scannen und die im Automaten befüllte Ware anschließend zu melden, werden mit der Auftragsfreigabe die F-IDs aller potentiellen Automaten gemeldet, die als Verkaufsstelle für die Automatentour in Betracht kommen. Tabakwaren, die aus den Automaten entnommen werden, werden zunächst dem Fahrzeug hinzugefügt. Solange die Ware am Fahrzeug bleibt, wird keine weitere Track-&-Trace-Meldung ausgeführt. Erst, wenn die Ware vom Fahrzeug wieder dem Lager zugeführt werden soll, müssen im Zuge eines negativen Ladescheins alle Artikel gescannt werden. Sobald der Ladeschein abgeschlossen wird, erfolgt die Meldung mit allen UI-Codes der gescannten Artikel und der F-ID des Lagers, dem die Automatenware zugeführt werden soll. Wenn die Meldung erfolgreich war, kann die Ware umgepackt werden.

Aufgaben-System

Aufstellung

Bei der Aufstellung eines Geräts wird geprüft, ob bei dem Platz an dem der Automat aufgestellt werden soll, eine freie F-ID zur Verfügung steht (F-ID ist mit Gerät 0 verknüpft). In diesem Fall, wird die freie F-ID mit dem neuen Gerät besetzt. Steht an dem Platz keine freie F-ID zur Verfügung, wird eine neue F-ID bei der zentralen Stelle angefordert und im Anschluss mit dem Gerät verknüpft.

Abhängung

Bei der Abmeldung eines Geräts bleibt die F-ID mit dem Platz verknüpft, an dem der Automat aufgestellt war. Die F-ID des Altgeräts wird im Zuge der Abmeldung mit dem Gerät 0 besetzt. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Gerät an dem Platz aufgestellt werden, kann die F-ID mit dem neuen Gerät besetzt werden. Eine Track-&-Trace-Meldung ist in diesem Zusammenhang nicht notwendig.

Gerätetausch

Ein Gerätetausch findet in der Regel dann statt, wenn das Altgerät defekt ist oder sich die Anforderungen des Pächters an das Gerät ändern. Sofern beim Gerätetausch kein Platzwechsel vorgenommen wird, wird vendit-seitig keine Neuregistrierung vorgenommen. Die F-ID, die beim Altgerät vergeben wurde, wird automatisch mit dem neuen Gerät verknüpft.

Findet beim Gerätetausch ein Platzwechsel statt, wird die Verknüpfung der F-ID zum Altgerät im Zuge der Abhängung aufgehoben. Die F-ID bleibt jedoch mit dem Platz verknüpft, sofern zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Gerät an den Platz aufgestellt wird. Für das Tauschgerät wird bei der Aufstellung geprüft, ob eine F-ID beim neuen Platz verfügbar ist, die mit keinem Gerät verknüpft ist (F-ID ist mit Gerät 0 verknüpft). Sofern eine freie F-ID verfügbar ist, wird diese beim Tauschgerät hinterlegt. Sollte keine F-ID beim Platz verfügbar sein, wird eine neue F-ID bei der zentralen Stelle angefordert.

Pächterwechsel

Im Zuge des Pächterwechsels findet in der Regel keine Neuvergabe des Platzes für ein Gerät statt. Wird beim Pächterwechsel der neue Pächter als Debitor in vendit neu angelegt, besteht die Möglichkeit bereits während der Neuanlage die erforderliche EO-ID anzufordern.

Sollte im Zuge des Pächterwechsels auch ein Platzwechsel stattfinden, muss ebenfalls eine Meldung an die zentrale Stelle erfolgen. Im Detail wird die Verknüpfung der F-ID vom Gerät zum bisherigen Platz aufgehoben. Die F-ID bleibt jedoch mit dem alten Stellplatz verknüpft. Sobald das Gerät an den neuen Platz aufgestellt wird, wird geprüft, ob eine F-ID beim neuen Platz verfügbar ist, die mit keinem Gerät verknüpft ist (F-ID ist mit Gerät 0 verknüpft). Sofern eine freie F-ID verfügbar ist, wird diese beim Gerät hinterlegt. Sollte keine F-ID beim Platz verfügbar sein, wird eine neue F-ID bei der zentralen Stelle angefordert.

Wird im Zuge des Pächterwechsels lediglich die Adresse des Platzes aktualisiert, muss eine ebenfalls eine Meldung an die zentrale Stelle erfolgen. Im gleichen Zuge werden neue F-IDs beantragt, die bei den Geräten, die an dem Platz aufgestellt sind, aktualisiert werden.