Track and Trace Überblick
Anmerkung: Die Dokumentation zu Track and Trace befindet sich derzeit noch im Aufbau. Aktuell werden nur erste allgemeine Informationen sowie Informationen zu Programmen abgebildet, welche getestet werden können:
Da sich Track and Trace momentan in der Testphase befindet und ggf. noch Anpassungen erfolgen können, können auch einzelne Beschreibungen abweichen bzw. sich verändern. |
Allgemein
Ab dem 20. Mai 2019 soll jede Zigaretten- und Feinschnitt-Packung von der Produktion bis zur Abgabe an den Einzelhändler rückverfolgbar sein und das nahezu in Echtzeit. Ziel dieser EU-Vorgabe ist es, den illegalen Tabakhandel einzudämmen. Hierzu wird der Weg jeder Zigaretten- und Feinschnittpackung in einer zentralen EU-Datenbank erfasst.
Wie funktioniert Track and Trace?
Jeder Teilnehmer der Lieferkette, ob Hersteller, Groß- oder Einzelhändler, muss sich registrieren lassen und erhält eine eindeutige Wirtschaftsteilnehmer-Identifikationsnummer (EO-ID = Economic Operator ID). Wer ab dem 20. Mai 2019 keine EO-ID besitzt, darf keine Zigaretten und Tabak zum Selberdrehen mehr verkaufen. Zusätzlich muss für jeden Standort (Lager, Verkaufsstelle, Automat etc.) eines jeden Unternehmens eine F-ID (Facility Identifier Code) beantragt werden. Die EO-ID und die F-ID werden von der zuständigen ID-Ausgabestelle (ID-Issuer) vergeben. In jedem Land der europäischen Union wurde eine zentrale ID-Ausgabestelle eingerichtet. In Deutschland erfolgt die Registrierung bei der Bundesdruckerei, die bereits ein entsprechendes Webformular bereitstellt hat. Für die Registrierung sind u.a. die Kontaktdaten des Unternehmens und die Steuernummer erforderlich.
Das Tracking erfolgt auf Packungsebene mithilfe eines eindeutigen Codes (UI = Unique Identifier). Bei der Herstellung erhält jede Packung eine EU-weit einmalige Nummer. Dieser Code enthält Informationen, die über die gesamte Lieferkette nachverfolgt und ergänzt werden können und an die zentrale EU-Datenbank übermittelt werden. Bis Mai 2020 gibt es allerdings noch eine Übergangsfrist, dass Ware ohne UI-Code weiterverkauft werden darf. Um eine leichtere Handhabung innerhalb der Lieferkette herzustellen, gibt es die Möglichkeit einen aggregierten eindeutigen Code für Stangen oder Umkartons zu erhalten. Hierbei werden lediglich mehrere Codes von den einzelnen Packungen zu einer aggregierten Einheit (Aggr. UI = Aggregierte Unique Identifier) zusammengefasst.
Übersicht Tracking IDs
- EO-ID (Economic Operator ID) Jedes Unternehmen, das in Zukunft Tabak verkaufen will, benötigt solch eine Nummer zur Identifikation des Unternehmens.
- F-ID (Facility Identifier Code) Jeder Standort (Lager/Verkaufsstelle/Automat usw.) eines jeden Unternehmens benötigt solch eine Nummer.
- UI (Unique Identifier) Jede Packung wird eine EU-weit einmalige Nummer erhalten, diese wird bei der Herstellung aufgebracht.
- Aggr. UI (Aggregierte Unique Identifier) Mehrere Codes von mehreren Packungen können beispielsweise zu einem Aggr. UI (Stange/Karton) zusammengefasst werden. Hierbei geht es um die leichtere Handhabung innerhalb der Lieferkette (Ware muss gescannt werden).
Was muss gemeldet werden?
Jede Warenbewegung, die bei einer Zigaretten- oder Feinschnittpackung von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler erfolgt, muss an die zentrale EU-Datenbank übermittelt werden. Hierzu wird der auf der Packung angebrachte Code (UI) gescannt. Sofern sich die Ware in einer zusammengefassten Einheit (Stange, Karton, Palette) befindet, wir der aggregierte Code (Aggr. UI) erfasst. Der gescannte Code wird zusammen mit der EO-ID des Wirtschaftsteilnehmers und der F-ID des Standorts, an den die Ware transportiert werden soll, an die zentrale EU-Datenbank übermittelt. Diese zentrale Stelle überprüft die Informationen und es erfolgt in Kürze eine Rückmeldung, ob die Meldung erfolgreich war. Sollte die zentrale Stelle feststellen, dass eine der übermittelten IDs nicht registriert ist, die Informationen nicht vollständig waren o.ä., erfolgt eine Fehlermeldung und die Warenbewegung darf nicht stattfinden. Die Ware muss überprüft und der Meldevorgang wiederholt werden.
Stammdaten
Damit die Warenbewegung eines Track-and-Trace-pflichtigen Artikels ordnungsgemäß an die EU-Datenbank gemeldet werden kann, müssen zuvor diverse Stammdaten gepflegt werden. Hierzu gehören die IDs zur Identifikation von Unternehmen (EO-ID, EO-Code) und Standorten (F-ID) sowie die Kennzeichnung von Artikeln als Track-and-Trace-pflichtig.
Artikel
Im Artikelstamm besteht die Möglichkeit ein Kennzeichen zu pflegen, ob der jeweilige Artikel der Track-and-Trace-Meldepflicht unterliegt. Über das Kennzeichen "T&T-Pflicht" werden in vendit verschiedene Prüfungen durchgeführt. Beispielsweise wird beim Warenausgang geprüft, ob für jeden T&T-pflichtigen Artikel, der im Auftrag enthalten ist, ein UI-Code erfasst wurde. Sollten unvollständige Daten vorliegen, kann das System entsprechend reagieren und den Anwender auf Fehler hinweisen.
Der T&T-Pflicht unterliegen ab Mai 2019 alle Tabakwaren, ausgenommen der Bedarf für die E-Zigarette, sodass für alle Artikel das Kennzeichen T&T-Pflicht gepflegt werden muss, damit das vendit-System notwendige Prüfungen vornehmen kann.
Debitoren
Der Debitorenstamm wurde um die Felder EO-ID und EO-Code erweitert. Jeder Wirtschaftsteilnehmer muss zukünftig eine EO-ID besitzen, um weiterhin Tabakwaren verkaufen zu dürfen. Der EO-Code ist für die Verifizierung bei Track-and-Trace-Meldungen ebenfalls notwendig. Jeder Debitor kann die EO-ID bei der Bundesdruckerei selbst beantragen und die Nummer seinem Großhändler mitteilen. Für diesen Fall können die EO-ID und der EO-Code manuell beim Debitor hinterlegt werden. Der Großhändler hat jedoch auch die Möglichkeit die Registrierung für seine Kunden vorzunehmen, sofern eine Einwilligung vorliegt. Hierfür steht im Debitorenstamm die Funktion "EO-ID anfordern" zur Verfügung. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird im Hintergrund eine Anfrage mit allen notwendigen Daten an die Bundesdruckerei gestellt und eine EO-ID für den ausgewählten Debitor angefordert. Sobald der Dienst, der diese Anfrage ausführt, eine Rückmeldung erhält, werden die EO-ID und der EO-Code beim Debitor hinterlegt.
Sobald erstmalig eine EO-ID für einen Debitor angefordert wurde, kann die Funktion nicht erneut ausgeführt werden, da der Debitor als registriert gilt. Sofern sich jedoch die Kontaktadresse des Debitoren ändert, besteht die Möglichkeit die Änderungen der Bundesdruckerei mitzuteilen und die EO-ID zu aktualisieren. Für diesen Fall steht die Funktion "EO-ID aktualisieren" zur Verfügung. Neben dem EO-ID-Feld gibt es eine Schaltfläche, die bei Aktivierung den letzten Status der EO-ID-Anfrage anzeigt. Anhand des Status kann der Anwender erkennen, ob eine Rückantwort der zentralen Meldestelle noch aussteht oder bereits eine Rückmeldung vorliegt.
Kunden
Jeder Kunde ist eine Verkaufsstelle des zugehörigen Debitoren und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jede Verkaufsstelle eine F-ID besitzen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben. Entweder übernimmt der Debitor selbst die Registrierung seiner Verkaufsstellen und teilt die Nummern seinem Großhändler mit oder er gibt seinem Großhändler eine Einwilligung, sodass dieser für ihn alle notwendigen F-IDs beantragt. Hierfür steht im Kundenstamm die Funktion "F-ID anfordern" zur Verfügung. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird im Hintergrund eine Anfrage mit allen notwendigen Daten an die Bundesdruckerei gestellt und eine F-ID für den ausgewählten Kunden angefordert. Sobald der Dienst, der diese Anfrage ausführt, eine Rückmeldung erhält, wird die F-ID beim Kunden hinterlegt.
Sobald erstmalig eine F-ID für einen Kunden angefordert wurde, kann die Funktion nicht erneut ausgeführt werden, da der Kunde als registriert gilt. Sofern sich jedoch die Kontaktadresse des Kunden ändert, besteht die Möglichkeit die Änderungen der Bundesdruckerei mitzuteilen und die F-ID zu aktualisieren. Für diesen Fall steht die Funktion "F-ID aktualisieren" zur Verfügung.
Bereits bei der Kundeneuanlage besteht die Möglichkeit die notwendigen IDs (EO-ID, EO-Code, F-ID) zu beantragen. Sobald die Kundenneuanlage abgeschlossen wird und der Kunde selbst in vendit angelegt wurde, wird im Anschluss automatisch eine Anfrage an die Bundesdruckerei gestellt und die EO-ID bzw. die F-ID beantragt. Sobald der Dienst eine Rückantwort erhält, werden die Nummern beim Kunden hinterlegt. Während der Dienst auf eine Rückantwort wartet, bleibt das Dialogfenster geöffnet. Der Anwender kann jedoch währenddessen im vendit-System weiterarbeiten. Sollte nach Ablauf der Antwortzeit von einer Minute keine Rückmeldung erfolgt sein, wird der Anwender darauf hingewiesen und kann zu einem späteren Zeitpunkt über die Stammdaten (Debitor, Kunde) eine erneute ID-Anfrage stellen.
Lieferanten
Jeder Lieferant ist ein Wirtschaftsteilnehmer im Rahmen einer Lieferkette von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler. Als Wirtschaftsteilnehmer muss der Lieferant ebenfalls eine EO-ID und einen EO-Code besitzen, um weiterhin am Tabakwarenhandel teilnehmen zu dürfen.
Teilweise muss auch in Track-and-Trace-Meldungen die EO-ID des Lieferanten angegeben werden, um eine vollständige Meldung ausführen zu können. Hierfür muss die EO-ID und der EO-Code des Lieferanten in den Stammdaten hinterlegt werden. Die Registrierung des Lieferanten nimmt dieser in der Regel selbst vor und teilt seine Wirtschaftsteilnehmernummer mit.
Geräte
Jeder Automat (Gerät) ist eine mögliche Verkaufsstelle des zugehörigen Pächters und muss zukünftig im Rahmen von Track-and-Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Automat eine F-ID besitzen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben. Im Gerätestamm lässt sich die F-ID jedoch nicht verändern oder anfordern, da technisch gesehen am Platz alle F-IDs aller zugehörigen Geräte gespeichert werden.
Plätze
An einem Platz können ein oder mehrere Automaten aufgestellt werden. Das bedeutet im Rahmen von Track and Trace, dass ein Platz durchaus mehrere Verkaufsstellen besitzen kann, für die eine F-ID benötigt wird. Da für die Anforderung einer F-ID die Adresse angegeben werden muss und im Falle von mehreren Geräten an einem Platz die Adresse für alle Automaten gleich ist, besteht im Platz die Funktion die F-ID für alle Geräte gleichzeitig zu beantragen ("F-IDs für alle Geräte anfordern"). In diesem Fall wird die benötigte Anzahl von F-IDs beantragt und anschließend jedem Gerät eine Nummer zugeordnet. Der Anwender hat die Möglichkeit über das Kontext-Menü der Platz-Tabelle sich alle verfügbaren F-IDs zum ausgewählten Platz anzeigen zu lassen ("Gehe zu" > "Automaten F-IDs öffnen").
Sobald ein Gerät abgemeldet wird, wird die Zuordnung der F-ID zum Gerät aufgehoben. Die vergebene F-ID für den Platz bleibt jedoch bestehen. Wenn im Nachgang ein neues Gerät am selben Platz aufgehängt wird, wird die freie F-ID dem neuen Gerät zugeordnet.
Bereiche/Niederlassungen
Jeder Bereich bzw. Niederlassung ist ein eigener Standort des Großhändlers und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Standort eine F-ID besitzen, sofern Bewegungen von Tabakwaren stattfinden, die gemeldet werden müssen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben und muss in den Stammdaten hinterlegt werden.
Lager
Jedes Lager ist ein eigener Standort des Großhändlers und muss zukünftig im Rahmen von Track and Trace eindeutig identifizierbar sein. Deshalb muss jeder Standort eine F-ID besitzen, sofern Bewegungen von Tabakwaren stattfinden, die gemeldet werden müssen. Die F-ID wird genauso wie die EO-ID von der Bundesdruckerei auf Anfrage vergeben und muss in den Stammdaten hinterlegt werden.
Firmenstamm
Als Großhändler (Firma) ist man ein Wirtschaftsteilnehmer im Rahmen der Lieferkette von der Herstellung bis zur Abgabe an den Einzelhändler. Als Wirtschaftsteilnehmer muss man selbst ebenfalls eine EO-ID und einen EO-Code besitzen. Die EO-ID und der EO-Code sind bei jeder Meldung an die zentrale Stelle anzugeben. Ohne die Wirtschaftsteilnehmernummer kann keine vollständige Meldung erfolgen und der Tabakwarenhandel würde untersagt.
Wareneingang
Unabhängig davon, ob die Erfassung des Wareneingangs mit Hilfe eines MDE-Gerätes oder manuell erfolgt, müssen zukünftig alle Tabakwaren eingescannt werden, um die einzelnen IDs erfassen zu können. Der Scanner muss dabei die Anforderung erfüllen einen 2-D-Code der Formate Data Matrix, Dotcode oder QR lesen zu können, da dies die zugelassenen Formate sind, die der Hersteller für das Andrucken der UI-Codes nach EU-Vorgabe auf der Verpackung verwenden darf.
Die EAN des eingescannten Artikels ist in dem UI-Code integriert. Dadurch ist auch zukünftig gewährleistet, dass nur ein Scanvorgang notwendig ist und das vendit-System automatisch die Zuordnung zu den Artikeldaten vornehmen kann.
Alle Daten, die beim Scannen erhoben werden, werden in einer separaten Tabelle protokolliert. Sobald die Wareneingangserfassung abgeschlossen ist, meldet ein automatischer Dienst die erfassten Bewegungsdaten zusammen mit der F-ID des Lagers, dem die Ware hinzugefügt werden soll. Die zentrale Meldestelle überprüft die übermittelten Daten und es erfolgt eine Rückmeldung, ob die gemeldeten Daten akzeptiert werden. Sollten die übermittelten Daten nicht akzeptiert werden, muss eine Überprüfung des Wareneingangs und eine Nachbearbeitung erfolgen. Ware, die von der zentralen Meldestelle nicht akzeptiert wurde, darf nicht eingelagert werden.
