Buchungssystem: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 6. Januar 2017, 12:42 Uhr

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Allgemein

Sobald das Buchungssystem aufgerufen wird, gelangt man zunächst in eine Suchmaske, da das Modul gleichzeitig aus einer Buchungsübersicht und aus einer Buchungserfassung besteht. Standardmäßig wird nach allen Buchungen gesucht, die noch nicht verbucht sind. Sofern eine Buchung gesucht wird, die bereits verbucht wurde, muss bei dem Feld "Freigabe" der Suchparameter entfernt werden.

Alle Buchungsdaten wie Entnahmen, Sortenwechsel, Bestandsveränderungen, Ladescheine, Zusatzverkäufe und Inkassodaten werden unter einer sogenannten Vorgabe zusammegefasst. Eine Vorgabe erhält eine eindeutige fortlaufende Nummer im vendit und ist immer Tourenbezogen. Die Vorgabe selbst enthält allgemeine Daten wie die Tour, den Fahrer und das Fahrzeug mit dem die Automaten angefahren wurden, sowie den Anfahrtstag und die Anfahrtszeit. Alle übrigen Buchungsdaten werden je nach dem, ob es sich um Entnahmen, Sortenwechsel o.ä. handelt unter den gleichnamigen Reitern erfasst, um eine bessere Übersicht über die Buchungsdaten zu erhalten.

Vorgabe

Bereits aus der Suchmaske heraus, lässt sich bereits eine neue Vorgabe mit Hilfe der Aktion "Neu [F7]" erzeugen. Diese öffnet im Erfassungsbereich eine neue Vorgabe mit einer vom System automatisch vergebenen, forlaufenden Nummer.

Da eine Automatenbuchung Tourenbezogen ist, muss zunächst eine Tour eingetragen werden. Sofern es sich um eine gültige Tour handelt, werden der zugehörige Stammfahrer und das zugehörige Stammfahrzeug vorbesetzt. Falls der tatsächlich gefahrene Fahrer und das Fahrzeug von den Stammdaten abweicht, können die vorgegebenen Werte geändert werden.

Standardmäßig wird in der neuen Vorgabe das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit vorbesetzt. Wenn es sich jedoch um eine Nacherfassung handelt, kann das Datum auch zurückdatiert werden. Bei der Wahl der Anfahrt ist zu beachten, dass nur Buchungen zugelassen sind, bei denen der Anfahrtszeitpunkt nach dem letzten Inventurzeitpunkt des eingetragenen Fahrzeugs liegt. Eine Buchung vor der letzten Inventur kann nicht mehr durchgeführt werden.

In der Vorgabe wird auch das Gesamtbargeld erfasst, welches im gleichnamigen Feld einzutragen ist. Das Gesamtbargeld umfasst sowohl den Barumsatz, als auch die Barverkäufe und die Inkassobeträge, exklusiv der Geldkartenbeträge. Das Gesamtbargeld kann entweder bereits zu Beginn erfasst werden, wenn die neue Vorgabe erzeugt wird, lässt sich aber auch noch in Nachhinein eingetragen, wenn alle Buchungsrelevanten Daten erfasst wurden, bevor die tatsächliche Verbuchung stattfindet.

Sobald alle allgemeinen Daten der Vorgabe eingetragen wurde, muss die Vorgabe  gespeichert werden („Speichern [F9]“).

Sobald alle übrigen Buchungsdaten erfasst wurden, muss die Vorgabe zur Verbuchung freigebeben werden. Um die akutell selektierte Vorgabe freizugeben wird die Aktion "aktuelle Buchung freigeben" gewählt. Es besteht zudem die Möglichkeit auch mehrere Vorgaben gleichzeitg zur Verbuchung freizugeben. In diesem Fall können über die Tabellespalte "Auswahl" die Vorgaben selektiert werden, die verbucht werden sollen. Um diese dann freizugeben ist die Aktion "Buchungen freigeben" auszuwählen.

Vorgabe löschen

Neben der Buchungsfreigabe besteht auch die Möglichkeit eine Vorgabe zu löschen (Aktion "Vorgabe löschen"). Wird eine Vorgabe gelöscht, bleiben die Daten selbst im System bestehen. Es wird ledglich ein Löschkennzeichen in der Vorgabe gesetzt. Gelöschte Vorgaben können über das vendit nicht wiederhergestellt werden. Für den Fall, dass versehentlich eine Vorgabe gelöscht wurde, die wiederhergestellt werden soll, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannte Adresse des vendit-Supports.

Bearbeitungsmodus

Eine Vorgabe kann nur von einem Benutzer gleichzeitig bearbeitet werden. Sobald eine neue Vorgabe erzeugt wird, ist die Vorgabe für den Benutzer, der diese angelegt hat reserviert und für alle anderen Benutzer gesperrt. Solange in der Vorgabe gearbeitet wird und die Buchungsdaten erfasst werden, bleibt die Sperre bestehen. Sollten innerhalb einer halben Stunde keine Aktivitäten an der Vorgabe vom System wahrgenommen werden, wird die Reservierung aufgehoben und andere Benutzer können die Vorgabe bearbeiten. Dieser Fall kann zum Beispiel auftreten, wenn ein Benutzer zu einer Vorgabe Buchungsdaten erfasst und zwischenzeitlich in die Mittagspause geht. Wenn der Benutzer anschließend an der Vorgabe weiterarbeiten möchte, muss zunächst der Bearbeitungsmodus wieder aktiviert werden, indem für die entsprechende Vorgabe die Aktion "Buchung bearbeiten" ausgeführt wird.

Der Bearbeitungsmodus kann nicht nur aktiviert werden, sondern für eine Vorgabe auch manuell beendet werden, indem die Aktion "Bearbeitung abschliessen" ausgeführt wird. Dies kann der Fall sein, wenn z.B. ein Teil der Buchungsdaten von einer zweiten Stelle erfasst werden und damit die Bearbeitung von der ersten Stelle abgeschlossen ist. Damit jedoch die zweite Stelle die Vorgabe bearbeiten kann, muss zunächst die Sperre aufgehoben werden, um auf die Vorgabe zugreifen zu können.

Entnahmen

Im Reiter Entnahmen werden die Abflüsse für die Geräte erfasst, die auf der Tour angefahren wurden. Die Entnahmen erzeugen am Gerät keine Bestandsänderungen. Das System geht davon aus, dass die Ware, die abgeflossen ist, vom Fahrer wieder aufgefüllt wurde.

Um einen neuen Datensatz zu erzeugen, wird die Funktion "Neu [F7]" ausgeführt. Zunächst wird ein Gerät eingetragen, für das die Abflüsse erfasst werden sollen. Sofern es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten auf der Maske angezeigt. Das Münzgeld und Scheingeld kann getrennt eingegeben werden. (Beide Werte werden automatisch addiert und als Barumsatz gesetzt) , es genügt aber auch, wenn der Barumsatz als Summe eingetragen wird. Neben dem Bargeld lässt sich in einem weiteren Feld der Geldkartenumsatz hinterlegen. Vom Programm wird die Summe aus Barumsatz und Geldkarte automatisch als Warenabfluss vorbesetzt, da das System zunächst davon ausgeht, dass keine Differenzen zwischen Warenabfluss und erhaltenem Geld vorhanden sind. Der Abfluss kann jedoch vom Benutzer überschrieben werden. Wenn alle Daten eingetragen wurden, muss der Datensatz wieder gespeichert werden. („Speichern [F9]“)

Die Erfassung der Abflüsse kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sofern die Schachtbestückung für den Automaten in den Stammdaten hinterlegt ist und der sortengenaue Abfluss bekannt ist, können die Entnahmen auch sortengenau erfasst werden. In diesem Fall muss bei der Art "Abfluß (Sortengenau)" ausgewählt sein. Ist keine Schachtbestükung hinterlegt bzw. sind die Sortenabflüsse nicht bekannt, genügt auch eine Erfassung der Summe. In diesem Fall ist die Art "Abfluß (Summe)" auszuwählen. Welche der beiden Erfassungsarten standardmäßig vorbesetzt sein soll, lässt sich in vendit konfigurieren.

Abfluß (Summe)

Wird die Erfassungsart "Abfluss (Summe)" gewählt, werden beim Speichern des Datensatzes für das Gerät automatisch sogenannte sogenannte Pseudoartikel angelegt. Diese Pseudoartikel dienen der Unterscheidung der MwSt.- Sätze, um das Bargeld und den Warenabfluss steuerlich entsprechend bewerten und auf die richtigen Konten verbuchen zu können. Abhängig davon, welches MwSt.-Kennzeichen dem Gerät vergeben wurde (Zigarettenautomat 19%, Süßwarenautomat 7%,..), wird automatisch der Abfluss auf den entsprechenden Pseudoartikel verzeichnet. Eine manuelle Änderung kann nachträglich jedoch über den Reiter "Entnahmen Sortengenau" vorgenommen werden.

Für den Fall, dass es sich um Mischautomaten handelt, kann der Umsatz manuell auf verschiedene Pseudoartikel aufgeteilt werden. Es gibt auch eine automatisierte Verteilung. In diesem Fall wird beim Gerät eine prozentuale Verteilung für die einzelnen Mehrwertsteuersätze hinterlegt. Sofern die Programmeinstellung aktiv ist, wird der Umsatz anschließend automatisch anhand der im Gerät hinterlegten Verteilung auf die Pseudoartikel automatisch aufgeteilt.

Falls die Erfassungsart „Entnahmen (Sortengenau)“ ausgewählt wurde, werden automatisch alle Artikel, die im Schachtstamm des Geräts hinterlegt sind, angelegt. Hier kann im Reiter „Entnahmen Sortengenau“ nun pro Artikel entweder nach den abgeflossenen Schachteln oder aber nach der Restmenge des jeweiligen Artikels erfasst werden.

Die Summe der einzelnen Mengen jedes Artikels bildet den Abfluss des jeweiligen Geräts und

Sortenwechsel

Um einen neuen Sortenwechsel zu erfassen, muss ide Funktion „Neu [F7]“ ausgeführt werden. Da es im Falle des Sortenwechsels nur möglich ist diesen Artikelgenau durchzuführen, muss hier keine Erfassungsart wie bei Entnahmen und Bestandsveränderungen gewählt werden. An dieser Stelle ist lediglich die Gerätenummer erforderlich. Sofern es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten des Geräts angezeigt, und der Datensatz kann gespeichert werden. („Speichern [F9]“)

Nachdem der↵Datensatz gespeichert wurde, wird vom Programm automatisch der beim Gerät hinterlegte↵Schachtstamm unter dem Reiter „Sortenwechsel Sortengenau“ angelegt. Auf diesem↵Reiter sieht man jeden einzelnen Schacht mit der aktuellen Bestückung und↵ggf. auch die hinterlegten Sortenwechselvorschläge. Für jeden einzelnen Schacht lässt sich ein neuer↵Artikel, eine neue Preisnummer oder aber auch nur eine neue Füllhöhe eintragen.

Sobald ein Sortenwechsel vorgenommen wurde, wird automatisch ein Datensatz im Reiter Bestandsveränderung erzeugt. Um die Eingabe zu erleichtern, sollte, wenn für ein Gerät Sortenwechsel und Bestandsänderungen vorzunehmen sind, zunächst die Sortenwechsel erfasst werden und im Anschluss über den Reiter Bestandsveränderung die neuen Füllhöhen eingetragen werden.

Bestandsveränderung

Sofern für ein Gerät nicht bereits ein Sortenwechsel erfasst wurde, muss für eine neue Bestandsveränderung die Funktion „Neu [F7]“ ausgeführt werden. Zunächst ist auch an dieser Stelle das Gerät einzutragen. Wenn es sich um ein gültiges Gerät handelt, werden die Adressdaten wieder geladen und angezeigt.

Die Bestandsänderung kann ähnlich wie bei den Entnahmen auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sofern die Schachtbestückung für den Automaten in den Stammdaten hinterlegt ist und die einzelnen Füllhöhen angepasst werden müssenkann die Bestandsveränderung sortengenau erfolgen. In diesem Fall muss bei der Art "Bestandsveränderung (Sortengenau)" ausgewählt sein. Ist keine Schachtbestükung hinterlegt bzw. gilt es den Gesamtbestand ggf. an die Schachtbestückung anzupassen, wird die Bestandsveränderung in Summe erfasst. In diesem Fall ist die Art "Abfluß (Summe)" auszuwählen. Welche der beiden Erfassungsarten standardmäßig vorbesetzt sein soll, lässt sich in vendit konfigurieren.

Bestandsveränderung (Summe)

Wenn die Erfassungsart „Bestandsveränderung (Summe)“ gewählt wurde, wird die Summe der Bestandsveränderung ins gleichnamige Feld eingetragen. Ähnlich wie bei den Entnahmen werden wieder Positionen mit sogenannten Pseudoartikeln erzeugt und die  Summe auf dem Artikel verzeichnet, dessen MwSt.-Satz mit dem MwSt.-Kennzeichen im Gerät übereinstimmt. Falls die Erfassungsart „Bestandsveränderungen (Sortengenau)“ gewählt wird, kann keine Summe eingetragen werden. Die wird wieder jeweils über die einzelnen Artikel automatisch vom Programm ermittelt. Zu den Bestandsveränderungen gehören ggf. auch Änderungen am Tubengeld, dass auf dieser Maske ebenfalls eingetragen werden kann. Wenn alle Eingaben vorgenommen wurden, muss der Datensatz wieder gespeichert werden („Speichern [F9]“).

Wie bereits erwähnt, werden bei der Erfassungsart „Bestandsveränderungen (Summe)“, automatisch die Pseudoartikel angelegt. Die einzelnen Positionen können über den Reiter „Bestandsveränderungen Sortengenau“ eingesehen werden. Auch hier ist es wieder möglich die Bestandsveränderung auf verschiedene Artikel und damit auf verschiedene MwSt.-Sätze aufzuteilen, sofern es notwendig ist.

Im Falle der Erfassungsart „Bestandsveränderungen (Sortengenau)“ werden die Positionen auf Grundlage des hinterlegten Schachtstamms für das Gerät angelegt. In dem Reiter „Bestandsveränderungen Sortengenau“ kann nun für jeden Artikel ggf. eine neue Füllhöhe hinterlegt werden.

Im Hinblick auf die Tatsache, dass Sortenwechsel nichts anderes als Bestandsveränderungen darstellen, werden automatisch Daten im Reiter „Bestandsveränderungen“ erzeugt, wenn Sortenwechsel vorgenommen wurden. Diese werden jedoch in der Übersicht der Bestandsveränderungen in der Spalte „Sortenwechsel“ gekennzeichnet, damit nachvollzogen werden kann, dass diese Änderungen an der Bestückung aus einem Sortenwechsel stammen.

Ladescheine

Sobald man auf den Reiter „Ladescheine“ wechselt, wird nach allen Ladescheinen gesucht, die noch nicht zu einer anderen Vorgabe hinzugezogen wurden und die zur angegebenen Tour gehören. Jeder einzelne Ladeschein lässt sich über die Funktion „Ladeschein hinzuziehen [F9]“ zu der Vorgabe hinzuziehen. Die Aufträge, die hinzugezogen wurden, werden in der Übersicht grün markiert. Bereits hinzugezogene Aufträge können jedoch auch wieder entfernt werden durch die Funktion „Ladeschein trennen [SHIFT+F9]“.

Zusatzverkauf

In dem Reiter „Zusatzverkauf“ lassen sich ggf. getätigte Barverkäufe des Fahrers erfassen. Hier wird ein neuer Datensatz wieder mit „Neu [F7]“ erzeugt. Wie gewohnt ist hier zunächst ein Gerät einzutragen. Automatisch wird der Pseudoartikel mit dem 19% MwSt.-Satz vorbesetzt, da in den meisten Fällen nicht genau nachgehalten wird, welche einzelnen Artikel verkauft wurden. Es gibt an dieser Stelle aber auch die Möglichkeit die tatsächlichen Artikel mit der jeweiligen Preisnummer zu erfassen. Sobald die Mengeneingabe vorgenommen wurde, wird beim Zahlbetrag das Produkt aus Menge und dem hinterlegten KVP des Artikels eingetragen. Der Zahlbetrag kann aber auch manuell überschrieben werden. Wenn die Eingabe vollständig ist, ist der Datensatz wieder zu speichern („Speichern [F9]“).

Inkasso

Rechnungen, für die der Fahrer auf seiner Tour Geld kassiert hat, werden unter dem Punkt „Inkasso“ erfasst. Hierzu wird mit „Neu [F7]“ wieder ein neuer Datensatz angelegt. Die Rechnung muss nicht zwingend aus dem VendIT-System selbst kommen. Neben der Rechnungsnummer werden der Debitor und der kassierte Betrag eingetragen und im Anschluss gespeichert („Speichern [F9]“).

Grundsätzlich besteht auf den Reitern Entnahmen, Sortenwechsel, Bestandsveränderungen, Inkasso und Zusatzverkauf die Möglichkeit einen Datensatz auch wieder zu entfernen, indem die Funktion „Löschen [STRG+F6]“ benutzt wird. Der ausgewählte Datensatz wird dann gelöscht.

Sofern alle relevanten Daten für die gefahrene Tour erfasst wurden, wechselt man wieder auf den Reiter „Vorgabe“. Hier kann die Vorgabe zur Verbuchung freigegeben werden („Buchungen freigeben“). Der Status der Vorgabe ändert sich dann auf „freigegeben“. Im Hintergrund läuft permanent ein Dienst, der überprüft, ob Vorgaben zur Verbuchung freigegeben wurden. Sobald der Dienst auf so eine Vorgabe stößt, ändert der Dienst den Status der Vorgabe auf „wird zur Zeit verbucht“. Wenn alle eingegebenen Daten valide sind und es nicht zu Fehlern während der Verbuchung kommt, stellt der Dienst die Vorgabe zum Schluss auf „abgeschlossen“. Die Daten können dann nachträglich nicht mehr verändert werden. Sollte es jedoch während einer Buchung zu Fehlern kommen, wird der Status der Vorgabe auf „Buchungsabbruch“ gesetzt. Die Vorgabe kann nochmal nachbearbeitet und anschließend zur Verbuchung wieder freigegeben werden. Im Anschluss an eine Buchung wird ein Protokoll, das sogenannte „Summenblatt“ abgestellt, das alle Buchungsdaten nochmal zusammengefasst darstellt.

Generell ist die Bearbeitung einer Vorgabe immer nur durch einen Benutzer möglich. Sobald eine Vorgabe bearbeitet werden soll, muss allen Eingaben voran die Aktion „Buchung bearbeiten“ ausgeführt werden. Dadurch wird die ausgewählte Vorgabe für den Benutzer reserviert und alle anderen Benutzer können nicht gleichzeitig die Buchung bearbeiten. Sobald der Benutzer mit seinen Eingaben fertig ist, kann er die „Bearbeitung abschließen“. Dadurch wird die Buchung wieder für alle anderen Benutzer zur Bearbeitung freigegeben.

Nachdem der Datensatz gespeichert wurde, wird vom Programm automatisch der beim Gerät hinterlegte Schachtstamm unter dem Reiter „Sortenwechsel Sortengenau“ angelegt. Auf diesem Reiter sieht man nun jeden einzelnen Schacht mit der aktuellen Bestückung und ggf. die Vorschläge für Sortenwechsel. Schachtgenau lässt sich nun ein neuer Artikel, eine neue Preisnummer oder aber auch nur eine neue Füllhöhe eintragen.