Auftrags-Übersicht: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 12. Januar 2018, 10:16 Uhr
Hauptseite > vendit-Client > Rechnungsgeschäft > Auftrags-Verwaltung > Auftrags-Übersicht
Allgemeine Beschreibung
In der Auftrags-Übersicht können alle Aufträge, die erfasst wurden im Nachhinein eingesehen und teilweise bearbeitet werden. Bevor sich die eigentliche Übersicht öffnet, gelangt der Anwender zunächst in die Suchmaske. Standardmäßig wird nach allen Aufträgen der letzten 4 Wochen gesucht. Die Suchkriterien lassen sich jedoch genauso wie bei anderen Stammdaten eingrenzen. Zusätzlich steht dem Anwender eine Schnellsuche zur Verfügung.
Kundendaten
| Attribute | Beschreibung |
|---|---|
| Namenszeile 1 | Beinhaltet Anrede und Name des Kunden. |
| Branche | Zeigt an, in welcher Branche der Kunde tätig ist. |
| Straße, PLZ/Ort | Gibt die Anschrift des Kunden wieder. |
| Telefon | Zeigt die Telefondaten des Kunden an. |
| Telefonistin | Gibt an, welche/r Telefonist/in an, der/die laut Touren-Anrufplanung für den Kunden zuständig ist. |
| letzter Bezug | Zeigt, an welchem Tag der Kunde zum letzten Mal Ware bezogen hat. |
| Zahlungsart, Bonität | Gibt die Zahlungsart sowie die Bonität wieder, die über die Zahlungsbedingungen des Debitoren angegeben wurden. |
Auftragsinformationen
| Attribute | Beschreibung | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Auftragsart | Gibt die Art des Auftrages wieder. Diese richtet sich grundsätzlich nach der Art der Erfassung.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Valutatage | Gibt das in den Zahlungsbedingungen hinterlegte Nettoziel wieder. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Datum | Zeigt das Datum an, bis zu dem der Kunde die Rechnungen gezahlt haben soll. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lieferdatum | Gibt das Lieferdatum wieder. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lieferscheindatum | Stellt das Datum des Lieferscheins dar. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Fakturierdatum | Gibt das Fakturierdatum wieder. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Priorität | Stellt die Priorität des Auftrages dar. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rechnungsaufschlag | Gibt die Staffel an, anhand der ein möglicher Rechnungsaufschlag berechnet wird. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tour | Zeigt die Tour an, mit der die Waren ausgeliefert werden. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lager | Stellt das Lager dar, von dem die Waren abgebucht werden sollen. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Liefertexte | Beinhaltet zwei Liefer-Texte. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Retouren-Beleg-Nr. | Stellt die Belegnummer der Retoure dar. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Weitere Informationen
| Attribute | Beschreibung |
|---|---|
| zollfrei | Zeigt an, ob für die Retoure die Mehrwertsteuer ausgewiesen bzw. berechnet werden muss. |
| Behälter | Gibt an, in welcher Art von Behälter die Waren verpackt werden. |
| Drucker | Gibt an, auf welchem Rechnungsdrucker der anschließende Beleg gedruckt werden soll. |
| Lieferscheine hinzuziehen | Bei aktivem Kennzeichen, werden beim Abschluss einer "0 Rechnung" bzw. einer "4 Sofortrechnung" alle Lieferscheine des Kunden mit zur nächsten Rechnung hinzugezogen. |
| Auftrag splitten | Ist dieses Kennzeichen aktiv, so werden die Positionen beim Abschließen des Auftrages anhand der Warengruppen- bzw. der abweichenden Rechnungsstellungsseparatoren in verschiedene Gruppierungen gesplittet. Dabei wird für jede Gruppierung ein neuer Auftrag erzeugt, während der ursprünglich erfasste Auftrag gelöscht wird. Zur besseren Nachverfolgung wird die ursprüngliche Auftragsnummer als "Ur-Auftrags-Nr." in den neuen Aufträgen gespeichert. Der gelöschte Ur-Auftrag kann in der Übersicht gelöschter Aufträge weiterhin eingesehen werden. |
| Mehrlieferung | Gibt an, ob es sich bei dem Auftrag um eine Mehrlieferung handelt. |
Funktionsbuttons
Zusätzlich zu den Feldern befinden sich unter den Kundendaten nachstehende Buttons:
|
In Google-Maps öffnen Mit Hilfe dieses Buttons hat der Anwender die Möglichkeit, sich die angegebene Adresse direkt über Google-Maps anzeigen zu lassen. Zu diesem Zweck wird automatisch ein neues Fenster des eingestellten Standard-Browsers geöffnet. |
|
Adresse in die Zwischenablage kopieren Soll die Anschrift zur weiteren Verwendung kopiert werden, so hat der Anwender die Möglichkeit die Daten mit Hilfe dieses Buttons in die Zwischenablage seines PC-Systems zu kopieren. Die so zwischengespeicherte Anschrift kann nun bspw. in Word über die 'Einfügen'-Funktion bzw. über das Tastenkürzel STRG+V wieder eingefügt werden. |
Anwender-Aktionen
Wurde der entsprechende Auftrag gefunden, können je nach Status und Auftragsart verschiedene Aktionen bei dem ausgewählten Auftrag ausgeführt werden.
Editieren
- Auftrag nachbearbeiten Solange noch keine Artikelbewegungen vorgenommenen wurden, kann ein Auftrag mittels dieser Funktion erneut in der Auftrags-Erfassung geöffnet und nachbearbeitet werden.
- Auftrag kopieren Mit Hilfe dieser Aktion lässt sich ein neuer Auftrag mit den gleichen Auftragsdaten wie der aktuell ausgewählten Auftrag erzeugen. Beim Kopieren besteht die Möglichkeit die Preise neu zu ermitteln, falls in dem Ursprungsauftrag ältere Preisnummern enthalten sind.
- Etiketten drucken Für Aufträge, die im Normalfall nicht über das Lager abgewickelt werden, gibt es die Möglichkeit Etiketten manuell zu erzeugen, um die Ware u.a. in der Rollkarte zu berücksichtigen und scannen zu können. Diese Etiketten werden mit einem Scancode versehen.
- Auftrag löschen Sofern ein Auftrag noch nicht auf dem Status „fakturiert“ steht, sind weder Warenbewegungen vorgenommen worden, noch wurden Daten an eine Fibu übermittelt. Der Auftrag kann daher einfach gelöscht werden. Beim Löschen wird jedoch nur der Status des Auftrags geändert und der Ursprungsauftrag bleibt im System bestehen.
- Zur Rechnung umwandeln In vendit lassen sich Angebote erfassen, die dem Kunden unverbindlich übermittelt werden können. Sofern ein Kunde ein Angebot annimmt, muss dieser Auftrag nicht neu im System erfasst, sondern kann über diese Funktion direkt zu einer Rechnung umgewandelt werden.
- Auftragsbestätigung drucken Bevor ein Angebot zu einer Rechnung umgewandelt wird, kann für das jeweilige Angebot eine Auftragsbestätigung gedruckt werden, die dem Kunden zugesandt wird.
- Messebestätigung drucken Sofern es sich um einen Messeauftrag handelt, kann eine Messebestätigung gedruckt werden, die dem jeweiligen Kunden zur Verfügung gestellt werden kann.
Auftrag Status
- Packzettel-Notdruck Der Packzettel-Notdruck bietet die Möglichkeit einen neuen Packzettel auszudrucken, falls der erste Druck fehlgeschlagen ist.
- Auftrag freigeben Sofern es sich um Aufträge handelt, bei denen ein Packzettel für das Lager gedruckt wird, muss der Auftrag im Nachhinein noch freigegeben werden. Sobald der Auftrag freigegeben wurde, ist keine Nachbearbeitung mehr möglich. Der Status ändert sich auf „fakturiert“.
- Auftrag stornieren Sofern ein Auftrag bereits auf dem Status „fakturiert“ steht, bleibt nur noch die Möglichkeit ein Auftrag zu stornieren. In Folge dessen, wird eine Gutschriftrechnung erzeugt.
Belege
- Etiketten drucken Druckt Etiketten zum ausgewählten Auftrag. Hierbei muss vom Anwender angegeben werden, wie viele Etiketten gedruckt werden sollen.
- Nach Excel exportieren Exportiert den Auftrag ins Excel-Format. Zu diesem Zweck muss die Druck-Vorlage mit der Leitung "auftrag_excel" vorher hinterlegt worden sein.
- Auftragsbestätigung drucken Handelt es sich bei der Auftragsart um ein '2 Angebot', so kann für diesen eine Auftragsbestätigung gedruckt werden.
- Messebestätigung drucken Handelt es sich bei dem Auftrag um eine Messe-Erfassung, so kann für diesen eine Messebestätigung gedruckt werden.
Kontextmenü (zusätzliche Aktionen)
- Gehe zu Zu dem Kunden für den der ausgewählte Auftrag erfasst wurde, kann direkt auf den Debitoren- dem oder Kundenstamm gewechselt werden.
- Beleg-Vorschau Sofern ein Auftrag noch nicht freigegeben wurde, wurden auch noch keine Belege erzeugt. Anhand der Daten des Auftrags lässt sich jedoch bereits eine Vorschau des Beleges (Rechnung, Lieferschein oder Angebot) erzeugen. Sollten in dieser noch Fehler im Auftrag festgestellt werden, kann der Auftrag ggf. nochmal nachbearbeitet werden.
- Beleg öffnen Mit Hilfe dieser Funktion können die Belege, die für diesen Auftrag erzeugt wurden ganz bequem aus dem Archiv heraus in vendit geöffnet werden. Sollte ein externes Archivsystem verwendet werden, z. B. Docuvita, können die Belege auch aus diesem Archiv geöffnet werden. Folgende Belege können hierbei geöffnet werden: Rechnung, Rechnungsduplikat, Lieferschein, Lieferscheinduplikat, Angebot, Ladeschein, Ladescheinduplikat, Stornierte Rechnung, Storniertes Rechnungsduplikat, MDE-Retourenbeleg, MDE-Pfandbeleg.
- Beleg drucken Mit dieser Funktion lassen sich die Belege für den ausgewählten Auftrag nachdrucken. Diese Funktion wird benötigt, sofern der Beleg nicht oder nicht mehr im Archiv vorhanden ist. Folgende Belege können hierbei gedruckt werden: Rechnung, Rechnungsduplikat, Lieferschein, Lieferscheinduplikat, Angebot, Ladeschein, Ladescheinduplikat.
- Zeige INDI-Daten Sofern es sich um einen Auftrag aus der INDI-Erfassung handelt, können mit dieser Funktion die Ursprungsdaten aufgerufen werden, aus denen der Auftrag erzeugt wurde.
- BRL-Status zurücksetzen Sollte z. B. während des Packzettel- oder Rechnungsdrucks die Verbindung zum Server unterbrochen werden, bricht die Verarbeitung ab und der sogenannte BRL-Satz konnte nicht verarbeitet werden. Um die Verarbeitung erneut anzustoßen gibt es die Möglichkeit "BRL-Status zurücksetzen", um die Hintergrundverarbeitung für den Auftrag erneut zu starten. Sollte die Verarbeitung erneut abbrechen, sollte das Problem an den vendit-Support weitergeleitet werden.
- Elektr Lieferschein erneut aufbereiten Stellt erneut (wenn Auftrag und Kunde es zulassen) den elektronischen Lieferschein für diesen Auftrag ab. Diese Funktion stellt einen Eintrag in der Auftragslog ab.
- Postversand Mit Hilfe der Aktionen im Postversand wird dem Anwender ermöglicht, Waren per DHL oder per trans-o-flex (aktuell nicht implementiert) zu versenden bzw. den Versand zu händeln. Voraussetzung hierfür ist, dass bei der Tour des ausgewählten Auftrages, das Postversand-Kennzeichen entsprechend gesetzt wurde sowie, dass für den Auftrag Wannendaten vorhanden sind.
- Um den Postversand per DHL nutzen zu können, müssen entsprechende Zugangsdaten für DHL vorhanden sein. Zusätzlich muss zum Druck der Etiketten eine Druckvorlage mit der Leitung "etikett_dhl" angelegt worden sein.
- Daten senden Überträgt die Daten an die DHL, trägt die erhaltene Sendungsnummer in die Wannendaten ein und druckt das erhaltene DHL-Etikett (PDF) aus.
- Daten löschen Löscht die Daten bei der DHL wieder und entfernt die Sendungsnummer.
- Etikett drucken Sofern eine Sendungsnummer vorliegt, kann das Etikett erneut gedruckt werden.
Allgemeine Beschreibung
Auf diesem Reiter lassen sich alle Positionen einsehen, die zu dem ausgewählten Auftrag erfasst wurden. Dabei stehen dem Anwender die gleichen Informationen wie auch in der Auftrags-Erfassung zur Verfügung. Diese müssen ggf. manuell über die Spaltenkonfiguration eingeblendet werden.
Die einzelnen Positionen des Auftrages können hierbei zu unterschiedlichen Arten gehören, welche nachstehend erläutert werden:
| Positionsart | Beschreibung |
|---|---|
| Artikel | Eine Artikelposition kann über die Auftragsannahme auf verschiedene Arten erfasst werden, z. B. durch Scannen einer EAN, der Lieferanten-Artikelnummer usw. Unabhängig über welche Art die Position erfasst wurde, wird die vendit-Artikelnummer aus dem Artikelstamm ermittelt und als Artikelposition im Auftrag ausgewiesen. |
| Börse | Bei Börsen handelt es sich um Aktionen, die für einen bestimmten Zeitraum gelten. Diese Angebote lassen sich im Börsenstamm hinterlegen. Durch die Erfassung einer Börse, wird zu dem Auftrag ein bestimmtes Angebot hinzugezogen. |
| Text | Sofern eine Textposition in der Auftragsannahme erfasst wurde, wird diese auf dem Auftrag an der Stelle angedruckt wird, an der Sie erfasst wurde. |
| Vortext | Eine Vortext-Position wird auf dem Auftrag vor der Auflistung der einzelnen Positionen angedruckt wird. |
| Nachtext | Eine Nachtext-Position wird auf dem Ausdruck am Ende des Auftrags angedruckt. |
Sofern es sich nicht um eine Textposition handelt, werden bei der Erfassung einer Position alle relevanten Informationen aus dem Artikelstamm mit in der Position gespeichert, die für die Preisermittlung und zur Rechnungsstellung relevant sind. Für den Fall, dass sich die Preiskonditionen eines Artikels im Nachhinein ändern, bleibt der erfasste Auftrag von der Änderung unberührt.
In der tabellarischen Ansicht der Auftragspositionen steht ein Kontextmenü mit verschiedenen Aktionen zur Verfügung. Der Benutzer kann zu einer Position den Artikelstamm und den Warengruppenstamm aufrufen und - sofern es sich um eine entsprechende Position handelt - auch in den DTV-Artikel-Stamm sowie zur erfasste Börse wechseln.
Allgemeine Beschreibung
Über den Reiter Status-Log kann der Anwender Informationen darüber entnehmen, zu welchem Zeitpunkt verschiedene Aufgaben der Auftragsverarbeitung fertiggestellt wurden.
Zunächst lässt sich die Information entnehmen, wann die Erfassung des Auftrags gestartet und beendet wurde. Zusätzlich wird festgehalten, zu welchem Zeitpunkt der Packzetteldruck beendet wurde und wann die Artikelbewegungen für den Auftrag erzeugt worden sind.
Der Reiter Status-Log dient zu informatorischen Zwecken und wird u. a. zu Analysezwecken verwendet, falls es bei der Auftragsverarbeitung Probleme festgestellt wurden.
Allgemeine Beschreibung
Wird ein Auftrag über die Auftragsfreigabe im vendit-Client bearbeitet, so wird der Verlauf der Mengenerfassung sowie Änderungen in Bezug auf Mengen oder Preisen zu den jeweiligen Aufträgen festgehalten und können über den Freigabe-Verlauf eingesehen werden. Wird hierbei während einer Auftragsfreigabe eine EAN eingescannt, so wird direkt im Verlauf festgehalten, um welchen Artikel und welche Preisnummer es sich handelt. Zudem wird neben der vorherigen Menge sowie der anschließenden Menge auch die EAN selbst mit abgestellt. Wurde keine EAN angegeben, sondern nur die Menge selbst, so wird dies als 'Manuelle Eingabe' gekennzeichnet.
Wird ein Auftrag mit Positionen abgeschlossen, bei denen eine abweichende Menge erfasst und anschließend bestätigt wurde, so wird dieses als Mengen-Änderung geloggt. Hierbei wird neben den Artikelinformationen zusätzlich angegeben, welche Menge ursprünglich bestellt und welche anschließend versandt worden ist. Änderungen bezüglich der Preisnummern werden als Preis-Änderung festgehalten. Hierbei werden neben den Artikelinformationen angegeben, welche Preisnummer bestellt und welche anschließend erfasst wurde.
Zusätzlich zu den vorhandenen Informationen kann bei allen Verläufen der Benutzer über die Spaltenkonfiguration mit eingeblendet werden.
Allgemeine Beschreibung
Über den Auftragslog werden alle Logs, welche sich speziell auf Aufträge beziehen aufgelistet. Hierbei können alle Meldungen und Fehler von verschiedenen Programmen eingesehen werden, die im Hintergrund zu dem jeweiligen Auftrag ausgewählt wurden. Für Aufträge ist das unter anderem der Packzettel- und Rechnungsdruck, sowie ggf. der E-Mail-Versand sofern der Auftrag diese Anforderung stellt.
Sofern ein Fehler bei der Verarbeitung aufgetreten ist, kann die Fehlermeldung über das Kontextmenü auf den Tabelleneintrag über den Punkt "Fehler anzeigen" aufgerufen werden. Diese Fehleranzeige wird zu Diagnosezwecken verwendet wird, um den Ursprung einer fehlerhaften Hintergrundverarbeitung ermitteln zu können.
