Vorrauslieferschein-Erfassung
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Allgemeine Beschreibung
Eingebunden von: Kopfdaten
Um einen Auftrag für einen Kunden zu erfassen, muss zunächst der Kunde im gleichnamigen Feld angegeben werden. Alternativ kann dieser über den Suchbutton gesucht und ausgewählt werden. Nach Bestätigung der Angabe wird eine fortlaufende Auftrags-Nummer erzeugt, die im gleichnamigen Feld angezeigt wird. Mit dem 'Telefon'-Button kann der Anwender den Kunden mit nur einem Klick bequem anrufen, sofern die Telefonanlage TAPICall unterstützt und auf dem Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet wurde.
Entsprechend dem ausgewählten Kunden, werden weitere Daten ermittelt, die informatorisch angezeigt sowie für eine schnellere Erfassung vorbelegt werden.
Anschrift
Die Anschrift wird anhand des ausgewählten Kunden ermittelt und mit Name, Branche, Straße, Postleitzahl und Ort vorbelegt. Diese Daten können nachträglich angepasst werden.
Kunden-Informationen
Die Kunden-Informationen werden anhand des Kunden ermittelt und rein informatorisch dargestellt.
| Attribute | Beschreibung |
|---|---|
| Telefon, Telefon 2/3 | Zeigt die Telefondaten des Kunden an. Zusätzlich besteht die Möglichkeit über die angehängten 'Telefon'-Buttons die jeweilige Nummer mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Voraussetzung für diese Funktion ist die Nutzung einer Telefonanlage, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist. |
| Mobil | Gibt an, unter welcher Mobilfunknummer der Kunde erreichbar ist. |
| Stellt die E-Mail-Adresse dar, über die der Kunde angeschrieben werden kann. Über den 'E-Mail'-Button wird das auf dem Arbeitsplatz eingerichtete E-Mail-Programm geöffnet und die angegebene E-Mail-Adresse direkt als Empfänger eingetragen. | |
| Fax | Zeigt die Fax-Nummer des Kunden an. |
| Ansprechpartner | Besagt, welcher Ansprechpartner für den Kunden zuständig ist. |
| Öffnungszeiten | Stellt die zusammengefassten Öffnungszeiten dar, die im Kundenstamm hinterlegt wurden. |
| Telefonistin, Anruftage, Liefertage | Gibt den/die Telefonist/in sowie die Anruf- und Liefertage wieder, die in der Touren-Anrufplanung des Kunden hinterlegt wurden. |
| letzter Bezug | Zeigt, an welchem Tag der Kunde zum letzten Mal Ware bezogen hat. |
| Zahlungsart, Bonität | Gibt die Zahlungsart sowie die Bonität wieder, die über die Zahlungsbedingungen des Debitoren angegeben wurden. |
| Behälter Kz. | Gibt an, in welcher Art von Behälter die Waren verpackt werden. Wird anhand der kundenspezifischen Auftragsvorgaben vorbelegt. |
| Drucker | Gibt an, auf welchem Rechnungsdrucker der anschließende Beleg gedruckt werden soll. |
| Lieferscheine hinzuziehen | Bei aktivem Kennzeichen, werden beim Abschluss einer "0 Rechnung" bzw. einer "4 Sofortrechnung" alle Lieferscheine des Kunden mit zu diesem Lieferschein/dieser Rechnung hinzugezogen. |
| Auftrag splitten | Ist dieses Kennzeichen aktiv, so werden die Positionen beim Abschließen des Auftrages anhand der Warengruppen- bzw. der abweichenden Rechnungsstellungsseparatoren in verschiedene Gruppierungen gesplittet. Dabei wird für jede Gruppierung ein neuer Auftrag erzeugt, während der ursprünglich erfasste Auftrag gelöscht wird. Zur besseren Nachverfolgung wird die ursprüngliche Auftragsnummer als "Ur-Auftrags-Nr." in den neuen Aufträgen gespeichert. Der gelöschte Ur-Auftrag kann in der Übersicht gelöschter Aufträge weiterhin eingesehen werden. |
| holt Ware ab | Das Kennzeichen gibt Ausschluss darüber, ob der Kunde die Ware selbst abholt oder nicht. |
Auftragsdaten
| Attribute | Beschreibung | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Auftragsart | Gibt die Art des Auftrages wieder. Diese richtet sich grundsätzlich nach der Art der Erfassung. In der Auftrags-Erfassung wird diese anhand der kundenspezifischen Auftragsvorgaben vorbelegt bzw. bei Kunden mit der Geschäftsart "Innengeschäft" automatisch auf "15 Lagerumbuchung" gesetzt.
| |||||
| Valutatage | Gibt das in den Zahlungsbedingungen hinterlegte Nettoziel wieder. | |||||
| Datum | Ermittelt anhand der Valutatage sowie dem Lieferdatum das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung gezahlt haben soll. | |||||
| Lieferdatum | Gibt das Lieferdatum und somit das Leistungsdatum wieder. Hierbei wird standardmäßig immer der Folgetag dargestellt. Weiterhin sind folgende, alternative Steuerungen möglich:
| |||||
| Fakturierdatum | Gibt das Fakturierdatum wieder. Wird ebenfalls mit dem ermittelten Lieferdatum vorbelegt. | |||||
| Priorität | Stellt die Priorität des Auftrags dar. Diese wird anhand der Auftragsvorgaben aus dem Kundenstamm ermittelt sowie automatisch mit "5" vorbelegt, sofern es sich um die Auftragsarten "4 Sofortrechnung", "7 Sofortlieferschein" oder "10 Sofortfahrzeugbeladung" handelt. Handelt es sich hingegen um eine INDI-Erfassung wird die Priorität automatisch auf "-5" gesetzt und kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden.
Anhand dieser Priorität ermittelt der Packzettel- bzw. der Rechnungsdruck die Druckreihenfolge offener Druckaufträge. Je höher die Priorität, desto eher wird der Auftrag gedruckt. | |||||
| Packzettel | Wird dieses Kennzeichen aktiviert, so wir die Priorität für den Packzettel- bzw. der Rechnung auf '99' gesetzt, was für einen sofortigen Druck sorgt. | |||||
| Ordnernummer | Gibt die von der DTV erhaltene Ordnernummer wieder. | |||||
| Rechnungsaufschlag | Gibt die Staffel an, anhand der ein möglicher Rechnungsaufschlag berechnet werden soll. | |||||
| Tour | Zeigt die Tour an, mit der die Waren ausgeliefert werden. Diese wird anhand der Touren-Anrufplanung ermittelt und vorbelegt. | |||||
| Lager | Stellt das Lager dar, von dem die Waren abgebucht werden sollen. Wird standardmäßig mit dem dem Hauptlager (Lager 1) vorbesetzt. | |||||
| Liefer-Texte | Beinhaltet bis zu zwei Liefer-Texte, die zuvor in den Info-Texten als 'Stammtext' hinterlegt wurden. Diese werden auf der Rechnung bzw. dem Lieferschein oberhalb der Positionen angezeigt. | |||||
| Retour-Grund | Gibt einen Retoure-Text ein, welcher aussagt, warum eine Retoure erfolgt ist. | |||||
| GVL | Stellt den Gebietsvertriebsleiter dar, der für den Kunden zuständig ist. | |||||
| Ordersatz-Nr. | Gibt den Ordersatz wieder, der zu dem Kunden geführt wird. | |||||
Bemerkung Kunde
Die Bemerkung zum Kunden wird automatisch mit dem im Kundenstamm hinterlegten Anruf-Text vorbelegt, wobei diese vom Anwender im Nachhinein angepasst werden kann.
Anwender-Aktionen
Editieren
- Neu Erzeugt eine neue Erfassung. Ist bereits eine Erfassung in Bearbeitung wird der Anwender darauf hingewiesen, dass dieser noch nicht abgeschlossen ist und kann anschließend entscheiden, ob der Auftrag geparkt, verworfen oder die Aktion abgebrochen und die aktuelle Erfassung somit weiter bearbeitet werden soll.
- Geparkte Aufträge Wurde noch kein Kunde für eine Erfassung angegeben, so kann über diese Aktion eine Liste aller geparkten Aufträge eingesehen werden. Hierbei werden standardmäßig alle geparkten Aufträge des aktuellen Benutzers angezeigt, wobei dieser über das Auswahlfeld 'Telefonistin' geändert werden kann. Alternativ besteht die Möglichkeit, sich alle geparkten Aufträge anzeigen zu lassen, in dem die gleichnamige Checkbox aktiviert wird. Bei einer Vorrauslieferschein- oder Messe-Erfassung steht diese Aktion nicht zur Verfügung.
Auftrag
- Abschließen/Speichern Über diese Aktion wird ein erfasster Auftrag abgeschlossen. Handelt es sich um den Abschluss einer "9 Nachfaktura (Rechnung)", so wird der Anwender zudem aufgefordert, die Mehrwertsteuer-Summen zu erfassen. Wird ein Auftrag (ausgenommen "2 Angebot") nachträglich nochmal bearbeitet, so können die Änderungen über diese Aktion lediglich gespeichert werden.
- Parken Soll ein erfasster Auftrag pausiert und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden, so besteht die Möglichkeit diesen über diese Aktion zu parken. Der geparkte Auftrag erhält somit den Status 'geparkt' und kann über die Aktion 'geparkte Aufträge' oder über die Auftrags-Übersicht wieder aufgerufen und weiter bearbeitet werden.
- Auftrag verwerfen Möchte der Anwender einen Auftrag verwerfen und somit löschen, so ist dies über diese Aktion möglich.
Kontakt
- Anrufen Mit Hilfe dieser Aktion, hat der Anwender die Möglichkeit einen Kunden direkt aus vendit heraus mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Dabei wird automatisch die im Debitorenstamm hinterlegte 'Telefonnummer' ausgewählt und angerufen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine Telefonanlage zur Verfügung stehen, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist.
- Geplante Anrufe anzeigen Um sich einen Überblick über geplante Anrufe zu verschaffen, hat der Anwender über diese Aktion die Möglichkeit, sich eine Liste mit allen geplanten Anrufe zu dem Kunden anzeigen zu lassen und ggf. zu übernehmen. Somit wird dieser beim Abschluss des Auftrages aus der Anrufliste entfernt und der Anrufhistorie hinzugefügt.
- Email senden Zum Übersenden einer E-Mail an den Kunden, kann mit Hilfe dieser Aktion das auf dem Arbeitsplatz eingerichtet E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse des Kunden sogleich als Empfänger einer neuen E-Mail eingetragen.
Sonstiges
- Offene Vorauslieferscheine Möchte sich der Anwender einen Überblick über alle 'offenen Vorauslieferscheine' verschaffen, so kann er dies bequem über diese Aktion erledigen. Hierbei wird automatisch die Auftrags-Übersicht mit allen 'offenen Vorausslieferscheinen' des Kunden geöffnet.
- Offene Lieferscheine Über diese Aktion besteht die Möglichkeit für den Anwender, alle 'offenen Lieferscheine' einzusehen. Zu diesem Zweck öffnet sich die Auftrags-Übersicht, die alle 'offenen Lieferscheine' des Kunden beinhaltet.
- letzte Sofortrechnung drucken Wird die Auftragserfassung als Kassensystem verwendet, wird im Regelfall die Auftragsart '4 Sofortrechnung' verwendet und die resultierenden Rechnungen nicht direkt ausgedruckt. Sofern ein Kunde einen Quittungsbeleg wünscht oder benötigt, kann der Anwender die jeweilige Rechnung über diese Aktion drucken. Eventuelle durch Druckumleitungen definierte Drucksperren werden hierbei umgangen. Diese Funktion ist lizenzpflichtig!
- Positionen anzeigen Mit Hilfe dieser Aktion, kann der Anwender zu dem Reiter 'Positionen' wechseln, um dort die Artikel für den Auftrag zu erfassen.
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Allgemeine Beschreibung
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Über die Positionen werden alle Artikel zum jeweiligen Auftrag erfasst, wobei die Erfassung manuell oder ggf. auch per EAN-Scanner erfolgen kann. Diese richtet sich dabei grundsätzlich nach der Art und kann über die 'Plus'-Taste angepasst werden, während sich der Cursor im 'Artikel'-Feld befindet. Nach der Erfassung des Artikels (und Bestätigung der Eingabe per 'ENTER') werden weitere Informationen zu dem Artikel ermittelt und in der Positionszeile mit angezeigt. Anschließend muss vom Anwender nur noch die gewünschte Menge angegeben und bestätigt werden, so dass direkt eine neue Position für die Erfassung eines weiteren Artikels erzeugt wird.
| Attribute | Beschreibung | |
|---|---|---|
| Art | Über die Art wird definiert, wie bzw. über welche ID der Artikel erfasst werden soll. Diese kann über die 'Plus'-Taste gewechselt werden und wird grundsätzlich für alle weiteren Positionen verwendet.
| |
| Artikel | Über den Artikel wird die jeweilige ID bezogen auf die Art angegeben. Mit der Angabe '999999' kann den Positionen ein sogenannter Textartikel hinzugefügt werden. Hierbei ändert sich die Art automatisch auf 'Text' und anstelle einer Menge wird über die Bezeichnung der gewünschte Text angegeben. Dieser wird parallel zu den anderen Position ebenfalls auf Lieferschein und Rechnung mit abgebildet. | |
| Menge | Gibt die bestellte Menge an. Hierbei ist die Angabe einer Menge in DTV-Notation ebenfalls zulässig. | |
| Preisnummer | Zeigt an, welche Preisnummer des Artikels bestellt worden ist. Grundsätzlich wird diese nach der Angabe eines Artikels mit der aktuellen Preisnummer vorbelegt, kann aber nachträglich vom Anwender angepasst werden. | |
| Einheit | Anhand des Artikels wird die Einheit mit der in der Artikelkonfiguration angegebenen Verkaufseinheit vorbelegt. Diese kann jedoch nachträglich vom Anwender geändert werden. Aufgelistet werden hierbei alle in den Verpackungen hinterlegten Einheiten. | |
| ben. UIDs (Gebinde) | Gibt an, wieviele Gebinde-UIDs für diese Position benötigt werden. | |
| erf. UIDs (Gebinde) | Zeit die Anzahl der erfassten UIDs in Gebinde-Einheit an. | |
| L. Bestellung am, L. Bestellung, Ø Bestellung |
Zeigt anhand des Ordersatzes an, an welchem Tag der Artikel zuletzt mit welcher Menge bestellt worden ist. Zusätzlich zeigt es die Durchschnittsmenge der letzten Bestellungen an. Diese Informationen werden nur dann ermittelt, wenn der entsprechende Programm-Parameter aktiv ist. | |
| Bezeichnung | Gibt die Bezeichnung des Artikels wieder. Bei den Arten 'Text', 'Vortext' und 'Nachtext' kann über dieses Feld der gewünschte Text eingegeben werden. | |
| Verpackung | Stellt die Verpackung dar, die in den Preisen des Artikels angegeben wurde. | |
| Menge/Umkarton | Ermittelt, wie viele Einheiten (Gebinde) sich in einem Originalkarton befinden. Dieser muss in den Verpackungen eines Artikels angegeben werden, während die Gebinde-Einheit unter Konfiguration angegeben werden muss. | |
| Lagerplatz | Zeigt den Lagerplatz des Artikels an. Dieser zeigt je nach Programm-Parameter entweder direkt den Lagerplatz aus Lager an oder gibt die Kombination aus Standort und Auswerfer aus den Verpackungen wieder. | |
| Aufschlag | Ermittelt anhand der Basisdaten, ob für den Artikel ein Mindermengen-Aufschlag berechnet wird oder nicht. | |
| KVP (Basis) | Zeigt den in den Artikelpreisen hinterlegten KVP in Basis-Einheit an. | |
| KVP (Verkauf) | Gibt den KVP in der Verkaufseinheit wieder. Bei welcher Verpackung es sich um die Verkaufseinheit handelt, wird in der Artikel-Konfigration angegeben. | |
| KVP Gesamt | Stellt den gesamten KVP der Position dar, der sich aus dem KVP und der jeweiligen Menge berechnet. | |
| Nachlass-Art | Handelt es sich bei dem Auftrag um einen Auftrag, der aus einer Störungserfassung (Kaffee) hervor gegangen ist, so wird die in der Störungsübersicht hinterlegte Nachlass-Art für alle neuen Artikel dieses Auftrages übernommen. Die Nachlass-Art kann nachträglich über die Anwender-Aktion 'Preise ändern' angepasst werden. | |
| Rabatt % | Gibt den Rabatt wieder, der anhand der Preisvereinbarungen des Kunden für diesen Artikel ermittelt wurde. Der Rabatt kann nachträglich über die Anwender-Aktion 'Preise ändern' angepasst werden. | |
| VKP (Verkauf) | Zeigt den berechneten Verkaufspreis einer Verkaufseinheit inkl. des Rabattes an. Der VPK kann nachträglich über die Anwender-Aktion 'Preise ändern' angepasst werden. | |
| VKP Gesamt | Stellt den gesamten Verkaufspreis der Position inkl. des Rabattes dar. |
Zusätzliche Informationen
Weitere zusätzliche Informationen zu dem Auftrag werden rechts neben den Positionen angezeigt. Zur besseren Anzeige können die Fenster für die Positionen bzw. der zusätzlichen Informationen je nach Wunsch über die Trennwand vergrößert bzw. verkleinert werden. Folgende Informationen werden zusätzlich angezeigt:
- Debitor Neben dem Namen, wird zusätzlich das Kreditlimit sowie der aktuell Saldo des Debitoren angezeigt. Dabei wird das Kreditlimit anhand der Zahlungsbedingungen und der Saldo anhand der FiBu-Daten ermittelt.
- Auftrag Unter Auftrag wird lediglich die Anzahl der Positionen angezeigt.
- Artikel: XY Zu dem ausgewählten Artikel wird unter dieser Rubrik der aktuelle Lagerbestand, der Lagerplatz, das Datum an dem die nächste Lieferung erfolgt, sowie das Datum an dem der Artikel vom Kunden zum letzten Mal bezogen wurde angezeigt.
- Preise Die Preise geben den Wert des aktuellen Auftrages inkl. Mehrwertsteuer wieder. Zusätzlich wird der Gesamtwert aus aus offenen Packzetteln, offenen Lieferscheinen und ggf. offenen INDIs ebenfalls inkl. Mehrwertsteuer abgebildet. Weiterhin werden Daten zum Pfandwert, zur Tilgung und zum Aufschlagswert angezeigt. Abschließend wird der gesamte Wert inkl. Mehrwertsteuer angezeigt, der sich aus allen offenen Aufträgen für den Kunden ergibt.
Bemerkung Kunde
Die Bemerkung zum Kunden wird automatisch mit dem im Kundenstamm hinterlegten Anruf-Text vorbelegt, wobei diese vom Anwender im Nachhinein angepasst werden kann.
Anwender-Aktionen
Editieren
- Neu Mit Hilfe dieser Aktion wird der Erfassung eine neue Position hinzugefügt.
- Löschen Das Löschen bewirkt die Entfernung der ausgewählten Position.
- Alle Positionen löschen Das Löschen aller erfassten Positionen, kann über diese Aktion bewerkstelligt werden.
- Zoom Über den Zoom erhält der Anwender die Möglichkeit einen Artikel aus dem Artikelstamm auszuwählen und zu übernehmen. Hierbei kann die Suche über die zuvor eingeblendeten Suchparameter eingegrenzt werden.
- Preise ändern Über diese Anwender-Aktion können nachträglich der VKP, die Nachlass-Art, der KVP und/oder der Rabatt angepasst werden. Dabei wird der Kundenpreis direkt neu berechnet und angezeigt.
- UUIDs löschen Wurden UIDs fälschlicherweise erfasst, können diese über diese Aktion wieder entfernt werden. Dabei muss lediglich die betroffene UIDs ins Feld eingescannt werden. Dadurch wird direkt die UID aus dem Auftrag entfernt sowie die Menge entsprechend reduziert.
Ordersatz
- Ordersatz anzeigen Mit Hilfe dieser Aktion kann der aktuelle Ordersatz des Kunden angezeigt werden. Dabei können ein- oder mehrere Positionen ausgewählt und direkt in die Erfassung übernommen werden.
- Ordersatz übernehmen Sofern der ganze Ordersatz des Kunden übernommen werden soll, kann dies über diese Aktion geschehen.
Auftrag
- Abschließen Schließt den aktuellen Auftrag ab.
- Parken Möchte der Anwender die Erfassung pausieren und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten, so kann er diesen Auftrag über diese Aktion parken. Später kann der Auftrag über die Aktion 'Geparkte Aufträge' bzw. der Auftrags-Übersicht wieder aufgerufen werden.
- Auftrag verwerfen Verwirft den aktuellen Auftrag.
Kontakt
- Anrufen Mit Hilfe dieser Aktion, hat der Anwender die Möglichkeit einen Kunden direkt aus vendit heraus mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Dabei wird automatisch die im Debitorenstamm hinterlegte 'Telefonnummer' ausgewählt und angerufen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine Telefonanlage zur Verfügung stehen, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist.
- Geplante Anrufe anzeigen Um sich einen Überblick über geplante Anrufe zu verschaffen, hat der Anwender über diese Aktion die Möglichkeit, sich eine Liste mit allen geplanten Anrufe zu dem Kunden anzeigen zu lassen und ggf. zu übernehmen. Somit wird dieser beim Abschluss des Auftrages aus der Anrufliste entfernt und der Anrufhistorie hinzugefügt.
- Email senden Zum Übersenden einer E-Mail an den Kunden, kann mit Hilfe dieser Aktion das auf dem Arbeitsplatz eingerichtet E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse des Kunden sogleich als Empfänger einer neuen E-Mail eingetragen.
Sonstiges
- Offene Vorauslieferscheine Möchte sich der Anwender einen Überblick über alle 'offenen Vorauslieferscheine' verschaffen, so kann er dies bequem über diese Aktion erledigen. Hierbei wird automatisch die Auftrags-Übersicht mit allen 'offenen Vorausslieferscheinen' des Kunden geöffnet.
- Offene Lieferscheine Über diese Aktion besteht die Möglichkeit für den Anwender, alle 'offenen Lieferscheine' einzusehen. Zu diesem Zweck öffnet sich die Auftrags-Übersicht, die alle 'offenen Lieferscheine' des Kunden beinhaltet.
- letzte Sofortrechnung drucken Wird die Auftragserfassung als Kassensystem verwendet, wird im Regelfall die Auftragsart '4 Sofortrechnung' verwendet und die resultierenden Rechnungen nicht direkt ausgedruckt. Sofern ein Kunde einen Quittungsbeleg wünscht oder benötigt, kann der Anwender die jeweilige Rechnung über diese Aktion drucken. Eventuelle durch Druckumleitungen definierte Drucksperren werden hierbei umgangen. Diese Funktion ist lizenzpflichtig!
- Positionen anzeigen Mit Hilfe dieser Aktion, kann der Anwender zu dem Reiter 'Positionen' wechseln, um dort die Artikel für den Auftrag zu erfassen.
Kontext-Menü (zusätzliche Aktionen)
- Artikel öffnen Öffnet den Artikelstamm anhand der ausgewählten Position.
- Börsen öffnen Öffnet die Börse anhand der ausgewählten Börsenposition.
- Warengruppen öffnen Öffnet die Warengruppe, die dem ausgewählten Artikel zugewiesen wurde.
- DTV-Artikel öffnen Öffnet den DTV-Artikel, sofern einer beim ausgewählten Artikel hinterlegt wurde.
