Eingangsscan

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Eingebunden von: Wareneingangs-Erfassung

Der Einkauf von Waren findet für gewöhnlich in mehreren Schritten statt und muss dabei entsprechend dokumentiert werden. Zu diesem Zweck hält vendit für den Anwender verschiedene Erfassungsmasken bereit, um die einzelnen Vorgänge festzuhalten und nachhaltig zu belegen. Hierbei ist der Aufbau der einzelnen Erfassungsmasken grundsätzlich identisch, unterscheidet sich aber je nach Vorgang in der Anzeige von Feldern und Spalten sowie der Bereitstellung von Anwender-Aktionen. Nachstehend eine kurze Übersicht über die einzelnen Vorgänge eines Wareneinganges inkl. der möglichen Erfassung einer Retoure.

Vorgang Erfassungsmaske
1. Bestellung Aufnahme und Versand einer Warenbestellung beim Lieferanten Bestell-Erfassung
2. Lieferschein Erfassen und Verbuchen der eingetroffenen Waren im Lager Lieferschein-Erfassung / Eingangsscan
3. Rechnung Erfassung und Verbuchung der berechneten Waren Rechnungs-Erfassung / INDI-Rechnungs-Erfassung
4. Retoure Rückgabe von Waren an den Lieferanten Retouren-Erfassung


Da die einzelnen Vorgänge für gewöhnlich aufeinander aufbauen, ist es nicht notwendig jeden Schritt einzeln zu erfassen. Stattdessen kann z. B. bei einer Warenlieferung, aus der vorangegangenen Bestellung direkt ein Lieferschein generiert werden. Dafür muss der Anwender die jeweilige Bestellung in der Bestell-Übersicht auswählen und mit Hilfe der Anwender-Aktion zu einem Lieferschein generieren. Weiterhin kann aus einem Lieferschein eine entsprechende Rechnung generiert werden.

Der Eingangsscan bildet zudem eine Ausnahme und kann nicht speziell über eine Erfassungsmaske erstellt werden. Diese Belegart wird immer dann durch vendit erzeugt, wenn eine Bestellung über ein das MDE-Programm "Wareneingangskontrolle" aufgerufen wird, um eine Lieferung anhand einer Bestellung erfassen und überprüfen zu können. Ist bei der Erfassung der Lieferung eine Differenz zu der vorangegangenen Bestellung entstanden, muss die Lieferung über vendit kontrolliert und bestätigt werden. Hierzu kann ein abgeschlossener Eingangsscan über die Bestell-Übersicht geöffnet werden. Die geöffnete Erfassungsmaske funktioniert grundsätzlich genauso wie die Lieferschein-Erfassung, ist aber speziell auf die Kontrolle des Wareneingangs ausgelegt und bietet weitere Funktionen.

Um einen Beleg zu erfassen, erfolgt zunächst die Angabe des gewünschten Lieferanten. Diese kann direkt über die ID des Lieferanten oder über die Suchfunktion erfolgen. Wurde ein Lieferant ausgewählt, wird zunächst vom System geprüft, ob für diesen noch geparkte Aufträge vorliegen. Ist dies der Fall, wird der Anwender darüber informiert und kann entscheiden, ob dieser verwendet werden soll oder nicht. Um welche Belegart es sich bei dem geparkten Auftrag handelt, ist dabei im ersten Moment unerheblich. So ist es möglich, über diese Option z. B. einen geparkten Lieferschein auch über die Bestell-Erfassung zu öffnen. Soll ein geparkter Auftrag weiterverwendet werden, so wird immer der jeweils älteste Auftrag zur weiteren Bearbeitung abgerufen. Möchte der Anwender jedoch einen speziellen geparkten Auftrag weiterverwenden, so kann er alternativ zur direkten Angabe eines Lieferanten, diesen direkt über die Anwender-Aktion "Geparkte Aufträge" auswählen. Dabei kann die Bestell-Nr. eines neuen bzw. ausgewählten Belegs über das gleichnamigen Feld eingesehen werden.

Eingebunden von: Kopf

Allgemeine Beschreibung

Kopfdaten eines Eingangsscans

In den Kopfdaten des Beleges werden alle wichtigen Informationen zum ausgewählten Beleg gespeichert und angezeigt. Dabei werden je nach Belegart Felder ein- bzw. ausgeblendet, während die Editierbarkeit je nachdem, ob ein Beleg eigenständig erfasst wird oder aus einem vorherigen Beleg generiert wurde, aktiviert oder deaktiviert wird.


Anschrift

In der Anschrift werden informatorisch die Daten zur Lieferanten-Adresse wie Name, Branche, Straße, PLZ und Ort angezeigt. Diese werden anhand der hinterlegten Adressdaten vorbelegt und können nicht editiert werden.


Bestellinformationen

Die Bestellinformationen enthalten grundsätzliche Informationen und Daten zur aktuellen Belegart, die vom Anwender gepflegt werden.

Attribute Beschreibung
Lager Gibt das Lager an, auf dem sich die Ware tatsächlich befindet und auf das diese gebucht werden soll.
Kreditorlager Definiert, auf welches Kreditorenlager retournierte Artikel versandt werden sollen. Diese Angabe ist wichtig, um Retouren Track-and-Trace-konform melden zu können.
Lieferschein-Nr. In diesem Feld kann die Lieferscheinnummer abgebildet werden.
Lieferdatum Stellt das tatsächliche Lieferdatum dar.


Allgemein

Attribute Beschreibung
Belegart Gibt die Art des Beleges an, der erstellt bzw. bearbeitet werden soll.
Negativwerte scannen Dieses Kennzeichen dient der vereinfachten Erfassung von zu retournierenden Artikeln, die aufgrund ihrer Track-and-Trace-Pflichtigkeit gemeldet werden müssen. Somit können bei aktivem Kennzeichen, lediglich die UIDs der Artikel eingescannt werden, wobei die Mengen automatisch ins Negative heruntergezählt werden.
Benutzer Zeigt an, welcher Benutzer den Beleg erstellt hat.
T&T-Daten senden Über diese Kennzeichen kann gesteuert werden, ob für die ausgewählten Artikel Track-and-Trace-Daten gesendet werden sollen. Das Unterdrücken kann dann sinnvoll sein, wenn beim Wareneingang z. B. ein track-and-trace-pflichtiger Artikel nacherfasst werden muss, weil dieser beim Wareneingang nicht erfasst, aber durch die aggregierte UIDs bereits gemeldet wurde.
erstellt am Stellt das Datum der Belegerstellung dar.
Sortierung Über die Sortierung kann angegeben werden, in welcher Reihenfolge die erfassten Positionen auf den jeweiligen Belegen abgedruckt werden sollen.




Kreditor Infotext

Über die Kreditor Infotexte im Lieferantenstamm, hat der Anwender die Möglichkeit Informationen zu dem Lieferanten zu hinterlegen. Diese werden in allen Erfassungsmasken rein informatorisch angezeigt.


Track & Trace

Bei Track-&-Trace-pflichtigen Artikeln, muss die Erfassung entweder über die UID (ähnlich der EAN) oder über die "UID-Nacherfassung" erfolgen. Diese werden direkt zu dem Wareneingang gespeichert und beim Abschließen des Beleges an die EU versandt. Dabei wird zunächst durch das System geprüft, ob ausreichend UIDs vorliegen. Die Anzahl der benötigten als auch der erfassten UIDs kann vom Anwender zu jeder Position über die gleichnamigen Spalten eingesehen werden. Wird vom System eine Differenz festgestellt, so wird der Anwender darauf hingewiesen, kann den Wareneingang aber dennoch abschließen. Ist keine Differenz vorhanden oder wurde der Abschluss explizit bestätigt, so werden die UIDs an die EU gemeldet. Hierbei wird der Abschluss pausiert und erst dann fortgesetzt, wenn eine positive Rückmeldung erfolgt ist. Fällt die Antwort negativ aus, wird dem Anwender die übermittelte Fehlermeldung angezeigt und der Abschluss wird abgebrochen.