Debitoren

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Eingebunden von: Debitor

Allgemeine Beschreibung

Debitor

In dieser Maske können allgemeine, debitorische Informationen sowie Ansprechpartner hinterlegt werden.

Allgemein

Attribute	Beschreibung
Debitor	Definiert eine eindeutige ID. Hierbei wird automatisch die erste freie Nummer vom Assistenten vorgegeben. Diese kann vom Anwender nachträglich angepasst werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, dass über den nachstehenden Button vom Assistenten eine freie Nummer aus einem speziellen Nummernbereich ermittelt wird. Dieser Bereich kann vom Anwender selbst vorgegeben werden.
Lösch-Kz.	Gibt an, ob ein Debitor gelöscht werden soll sowie an welchem Datum dieses Kennzeichen gesetzt wurde.
Kontoeröffnung / letzte Änderung	Gibt informatorisch an, wann der Debitor angelegt wurde bzw. wann die letzte Änderung vorgenommen wurde.
Kundenart	Definiert, ob der Kunde im Rechnungs- und/oder im Automatengeschäft tätig ist.
Kostenstelle	Gibt die Kostenstelle wieder, auf den der Wareneinsatz für den Kunden in der FiBu gebucht werden soll.
Kostenträger	Definiert den Kostenträger auf den in der FiBu gebucht werden soll.
Branchenuntergruppe	Hier kann eine Untergruppe zur Branchengruppe angegeben werden. Dieses Feld synchronisiert sich mit dem gleichnamigen Feld im Kundenstamm.
Bereich	Gibt die Niederlassung bzw. den Bereich einer Firma an. Diese müssen zuvor über Niederlassungen/Bereichstamm angelegt worden sind.
Avis	Definiert, ob und in welcher Form der Debitor eine Avis bekommt.
Avisversand	Gibt an, auf welche Art und Weise der Debitor die Avis erhalten soll.
Boniversand	Gibt an, auf welche Art und Weise der Debitor die Boni-Avis erhalten soll.
Fahrer	Soll der Debitor den Avis von einem Fahrer ausgeliefert bekommen, so kann hier hinterlegt werden, welcher Fahrer genau die Avis ausliefern soll.
GVL	Hier kann ein Gebietsvertriebsleiter für diesen Kunden angegeben werden, welcher zuvor über GVL angelegt worden ist. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, sofern es sich um eine Umwandlung vom Debitoren zum Kunden handelt.
abw. FiBu-Kundennr.	Sofern dieses Modul aktiv ist, hat der Anwender hier die Möglichkeit eine abweichende FiBu-Kundennummer zu hinterlegen, welche für FiBu-Buchungen verwendet wird.

Freie Felder

Über die freien Feldern hat der Anwender die Möglichkeit eigene 6-stellige Zahlen zu hinterlegen. Diese Zahlen sind rein informativ und finden grundsätzlich in vendit keine weitere Verwendung.

Anschrift

In der Anschrift können alle benötigten Informationen zur Adresse sowie die Anrede hinterlegt werden. Zusätzlich hat der Anwender die Möglichkeit sich die Adresse direkt in Google Maps im Browser anzeigen zu lassen, oder die Adresse zur weiteren Verwendung direkt in den Zwischenspeicher zu kopieren. Hierzu reicht ein Klick auf den entsprechenden Button.

Die Anschriftsdaten werden direkt aus dem Adressenstamm gelesen und können über diesen Reiter editiert werden. Die Bearbeitung der Anschrift sowie der Kontaktinformationen kann über den Programm-Parameter [debitor > adress_sperre] verhindert werden.

Ansprechpartner

Über die Ansprechpartnerinformation kann ein Ansprechpartner sowie dazugehörige Telefon-, eine Mobil- sowie eine Telefax-Nummer hinterlegt werden. Zusätzlich hat der Anwender die Möglichkeit eine Telefon- bzw. Mobilnummer direkt aus vendit heraus mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Hierzu reicht ein Klick auf den entsprechenden Telefon-Button hinter der gewünschten Nummer. Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine Telefonanlage zur Verfügung stehen, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist.

Weitere Ansprechpartner können entweder im Adressenstamm oder im Debitorenstamm über den Reiter Ansprechpartner angegeben werden.

Track & Trace

Um Handel mit Track-&-Trace-pflichtiger Ware entsprechend an die EU melden zu können, benötigt der Kunde eine EO-ID sowie einen EO-Code. Diese können entweder manuell eingetragen werden (sofern diese vorliegen) oder über die Anwender-Aktion bzw. den Button "EO-ID anfordern" beantragt werden. Hierbei werden beide Codes direkt bzw. bei Beendigung der Kunden-Neuanlage angefordert und im Debitorenstamm eingetragen. Die Anforderung von EO-IDs mehrere Debitoren kann außerdem über das Programm "IDs anfordern" erfolgen. Haben sich beim Debitoren T&T-relevante Daten (z. B. die Adresse) geändert, so müssen die Daten über die Anwender-Aktion "EO-ID aktualisieren" neu gemeldet werden.

Funktionsbuttons

In Google-Maps öffnen Mit Hilfe dieses Buttons hat der Anwender die Möglichkeit, sich die angegebene Adresse direkt über Google-Maps anzeigen zu lassen. Zu diesem Zweck wird automatisch ein neues Fenster des eingestellten Standard-Browsers geöffnet.

Adresse in die Zwischenablage kopieren Soll die Anschrift zur weiteren Verwendung kopiert werden, so hat der Anwender die Möglichkeit die Daten mit Hilfe dieses Buttons in die Zwischenablage seines PC-Systems zu kopieren. Die so zwischengespeicherte Anschrift kann nun bspw. in Word über die 'Einfügen'-Funktion bzw. über das Tastenkürzel STRG+V wieder eingefügt werden.

Neue Adresse zuordnen Über diese Funktion erhält der Anwender die Möglichkeit die aktuell zugewiesen Adresse (ID) zu ändern und einem Debitoren neu zuzuweisen. Dieses kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn eine Adresse mehrfach zugeordnet wurde.

Anrufen Um einen Debitoren schnell und einfach kontaktieren zu können, hat der Anwender die Möglichkeit diesen per Klick auf den Button direkt anrufen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine Telefonanlage zur Verfügung stehen, die TAPICall unterstützt und auf dem jeweiligen Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet ist.

Anwender-Aktionen

Track & Trace

• EO-ID anfordern Fordert eine EO-ID sowie einen EO-Code für den Wirtschaftsteilnehmer bei der EU an und trägt diesen automatisch ein.
• EO-ID aktualisieren Nach der Änderung von Daten (z. B. Adresse) muss mit Hilfe dieser Aktion eine Aktualisierung der Daten bei der EU erfolgen.

Programm-Parameter

Mit Hilfe von Programm-Parametern hat der Anwender die Möglichkeit bspw. bestimmte Programmabläufe hervorzurufen oder Standard-Vorgaben zu definieren. Diese Parameter können über Programm-Parameter angelegt bzw. mit der gewünschten Einstellung versehen werden. Wurde kein Parameter eingerichtet, wird dieses in den meisten Fällen vom System als Einstellung 0 gewertet und definiert somit die Standard-Einstellung. Die Einrichtung von Programm-Parametern wird für gewöhnlich durch MDSI, können aber auch durch den Anwender selbst vorgenommen werden. Hierbei ist zu beachten, dass dies möglicherweise zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

Programm	Feld	Einstellung
debitor	adress_sperre	0 : Die Adresse kann direkt über den Debitorenstamm bearbeitet werden. 1 : Die Adresse kann nicht über den Debitorenstamm bearbeitet werden und muss direkt über Adressen editiert werden.

Eingebunden von: Zahlungsbedingungen

Allgemeine Beschreibung

Zahlungsbedingungen

Hierüber werden alle Zahlungsbedingungen zu einem Debitoren festgehalten. Diese unterteilen sich in nachstehende Unterpunkte:

Allgemein

Attribute	Beschreibung
Zahlungsart	Gibt an, ob ein Debitor auf Kredit zahlen kann, oder ob dieser in Bar zahlt bzw. zahlen muss. Dieses Kennzeichen wird im Rollkarten-System verwendet und teilt dem Fahrer ggf. mit, ob bei einem Kunden Vorort kassiert werden muss.
Bonität	Stellt die Bonität des Debitoren da. Diese wird direkt vom Anwender bestimmt. Hierbei gilt: Je höher der Zahlenwert, desto schlechter die Bonität. Hierbei kann ebenfalls angegeben werden, dass ein Debitor generell nicht beliefert werden darf. Dies sowie eine Bonität von 8 hat zur Folge, dass für den Kunden keine Aufträge mehr erfasst werden können.
Nettoziel	Gibt den Zeitraum an, in dem eine Rechnung vom Debitoren beglichen werden muss.
Skonto 1 / Skonto 2	Definiert einen Preisnachlass, wenn der Debitor eine Rechnung innerhalb der angegebenen Tage begleicht.
Kreditlimit	Bestimmt ein Limit an Rückständen, welches vom Debitoren nicht überschritten werden darf. Findet eine Überschreitung dennoch statt, so wird der Anwender bspw. in der Auftrags-Erfassung darüber informiert.
Rückz.-Vereinb.	Gibt an, ob und wann mit einem Debitoren Rückzahlungsvereinbarungen getroffen wurden.

Bankdaten

Attribute	Beschreibung
Bankeinzug	Definiert, ob Zahlungen an bzw. von dem Debitor direkt von dessen Bankkonto eingezogen bzw. auf das Bankkonto eingezahlt werden dürfen.
Zahlungskz.	Hierüber kann der Anwender ein Zahlungskennzeichen definieren, welches zuvor über Zahlungsarten angelegt worden ist.
Kontoinhaber	Gibt den Kontoinhaber des nachfolgenden Bankkontos an.
Bankkonto	Beinhaltet die Kontonummer des Bankkontos.
Bankleitzahl	Stellt die Bankleitzahl der Bank da. Die gewünschte Bank muss zuvor über Banken angelegt worden sein.
IBAN	Definiert die IBAN des Bankkontos. Diese kann über die Anwender-Aktion bzw. den Button 'IBAN berechnen' automatisch aus bereits zuvor angegebener Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt werden. Grundsätzlich ist es nur möglich, deutsche Konten per IBAN zu hinterlegen. Über eine Erweiterung ist es aber auch möglich, ausländische IBAN zu erfassen. In diesem Fall muss die BIC anschließend händisch eingetragen werden.
BIC	Gibt die BIC der jeweiligen Bank an. Diese wird automatisch mit Auswahl einer Bank eingefügt bzw. muss manuell hinzugefügt werden, wenn über ausländische Konten verknüpft werden sollen.

SEPA-Mandatsinformationen

Die SEPA-Mandatsinformationen beinhaltet alle Informationen, die für die Erteilung einer Zahlungsermächtigung benötigt werden:

Attribute	Beschreibung
Aktiv	Das Aktiv-Kennzeichen gibt an, ob ein SEPA-Mandat erstellt, versendet, aktiv oder inaktiv ist.
Mandatsreferenz	Die Mandatsreferenz stellt ein individuelles Kennzeichen da und definiert im Allgemeinen wofür eine Zahlung erfolgt.
Mandatsunterschrift	Gibt das Datum wieder, an dem eine Zahlungsermächtigung unterschrieben und somit gültig wurde.
Mandatstyp	Gibt wieder, ob es sich bei dem Mandat um eine Firmen- oder um eine (ggf. mit verkürzter Vorlaufzeit) Basislastschrift handelt.

Änderung

Wird vom Anwender mehr Sicherheit gewünscht, wenn sich die Kontodaten eines Kunden ändern, so kann dieser ein entsprechendes Zusatzmodul erwerben. Hierdurch kann keine direkte Änderung der Kontonummer oder IBAN erfolgen. Stattdessen steht dem Anwender diese Rubrik zur Verfügung, in das die neuen Kontodaten des Kunden einpflegt werden müssen.

Die Korrektheit der Daten erfolgt nach dem 4-Augen-Prinzip. Die erste Kontrolle wird dabei bereits von dem Anwender vorgenommen, der die Daten einpflegt. Eine zweite Kontrolle erfolgt anschließend von einem, mit eigenem Benutzerkonto angemeldeten, weiteren Mitarbeiter. Dieser kann nach einer weiteren Prüfung mit der entsprechenden Anwender-Aktion die neuen Bankdaten übernehmen. Erst jetzt werden die Daten überschrieben und können endgültig gespeichert werden.

Einen Überblick darüber, bei welchem Kunden die Bankdaten angepasst wurden und erneut geprüft werden müssen, kann der Anwender über die Bankdaten-Kontrolle erhalten.

Anwender-Aktionen

Sonstiges

• Neue Bankdaten übernehmen Sofern die Änderung von Kontodaten mit dem 4-Augen-Prinzip geprüft werden sollen, können über diese Aktion die neuen Kontodaten durch einen zweiten Mitarbeiter übernommen werden.
• IBAN berechnen Sofern bereits eine Kontonummer sowie Bankleitzahl hinterlegt worden ist, kann aus diesen Daten automatischen die IBAN berechnet werden.

Eingebunden von: Saldo

Allgemeine Beschreibung

Saldo

Über Saldo können die Salden sowie Soll- und Habenumsätze zu einem Debitoren angezeigt werden. Dabei werden die Daten für das laufende sowie vorherige Jahr anhand der Daten der SelectLine ermittelt und angezeigt.

Eingebunden von: Bewegungen

Allgemeine Beschreibung

Über die Bewegungen können alle Buchungsvorgänge eingesehen werden, die den Debitoren betreffen. Dabei werden die Daten anhand der SelectLine ermittelt und entsprechend angezeigt.

Eingebunden von: Offene Posten

Allgemeine Beschreibung

Über die offenen Posten kann der Anwender alle Posten einsehen, welche im Bezug auf den Debitoren noch ausstehend sind. Die Daten werden dabei anhand der SelectLine ermittelt und entsprechend angezeigt.

Eingebunden von: Adresse

Allgemeine Beschreibung

Adresse

Über die Adresse hat der Anwender die Möglichkeiten Adress-, Kontakt- sowie zusätzliche Informationen zu hinterlegen:

Anschrift

Im Anschriftenbereich können die Haupt-Adressdaten aufgenommen werden. Diese bestehen aus der Anrede, den Namenszeilen 1-2, der Branche, einem Zusatz sowie der Straße, Postleitzahl und dem Ort.

Kontaktinformationen

In den Kontaktinformationen können weitere Details zum Kontakt aufgenommen werden.

Attribute	Beschreibung
Sprache	Definiert die Sprache des Kontaktes. Diese können über Sprachen angelegt werden.
Nielsen	Zu Zwecken der Marktforschung und Werbung wurde u. a. Deutschland in sogenannte Nielsengebiete unterteilt, welche wie folgt umfasst werden: Nielsen I: Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein Nielsen II: Nordrhein-Westfalen Nielsen IIIa: Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland Nielsen IIIb: Baden-Württemberg Nielsen IV: Bayern Nielsen V + VI: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt Nielsen VII: Sachsen, Thüringen
GLN	Die Global Location Number (kurz: GLN) dient zur eindeutigen Identifizierung eines Unternehmen sowie dessen Anschrift.
PLZ (Postfach) / Postfach	Enthält Postleitzahl und Nummer eines ggf. vorhandenen Postfaches.
Land / Region	Definiert das Land sowie die Region. Diese müssen zuvor über Länder angelegt worden sein. Bei Auswahl eines Landes über den Suchbutton werden neben dem Land zusätzlich die Region mit übernommen.
Homepage	Gibt die Internetadresse an.
E-Mail	Definiert eine E-Mail-Adresse, über die der Kontakt erreichbar ist.
E-Mail-Erfassung am	Informiert den Anwender darüber, wann zuletzt eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde.

Zusätzliche Informationen

In den zusätzlichen Informationen können weitere Informationen eingetragen werden. Hier können neben der Steuernummer und der MwSt.-Identnummer außerdem das Geburtsdatum eines Kontaktes oder das Gründungsdatum eines Unternehmens angegeben werden.

SelectLine. Wird ein Kunde aus SelectLine übernommen, besteht für den Anwender hier lediglich die Möglichkeit zu den bereits vorhandenen Informationen in der Anschrift die Namenszeile 2 und einen Zusatz sowie in den Kontaktinformationen das Nielsengebiet, die GLN sowie Land und Region zu erweitern. Ebenfalls kann in den zusätzlichen Informationen das Gründungsdatum der Firma angegeben werden.

Funktionsbuttons

Zusätzlich zu den Feldern befinden sich im Bereich Anschrift, sowie im Bereich Kontaktinformationen nachstehende Buttons:

In Google-Maps öffnen Mit Hilfe dieses Buttons hat der Anwender die Möglichkeit, sich die angegebene Adresse direkt über Google-Maps anzeigen zu lassen. Zu diesem Zweck wird automatisch ein neues Fenster des eingestellten Standard-Browsers geöffnet.

Adresse in die Zwischenablage kopieren Soll die Anschrift zur weiteren Verwendung kopiert werden, so hat der Anwender die Möglichkeit die Daten mit Hilfe dieses Buttons in die Zwischenablage seines PC-Systems zu kopieren. Die so zwischengespeicherte Anschrift kann nun bspw. in Word über die 'Einfügen'-Funktion bzw. über das Tastenkürzel STRG+V wieder eingefügt werden.

Internetseite aufrufen Wurde eine Homepage hinterlegt, so kann diese über diesen Button direkt aufgerufen werden. Zu diesem Zweck öffnet sich automatisch ein neues Fenster des eingestellten Standard-Browsers.

E-Mail an diesen Kontakt schreiben Möchte der Anwender eine E-Mail an den aktuellen Kontakt senden, so wird mit Hilfe dieses Buttons automatisch ein Formular zum Versenden einer E-Mail des als Standard eingestellten E-Mail-Programmes geöffnet. Dabei wird die E-Mail-Adresse für den Empfänger direkt vorbelegt.

Anwender-Aktionen

Funktionen

• Adresse kopieren Soll die Anschrift ein weitere Mal (evtl. in leicht abgewandelter Form) in den Adressen hinterlegt werden, so hat der Anwender die Möglichkeit den kompletten Datensatz mit Hilfe dieser Funktion zu kopieren und mit 'Speichern' erneut anzulegen.

Eingebunden von: Debitor-Info-Texte

Allgemeine Beschreibung

Info-Text

Über die Info-Texte hat der Anwender die Möglichkeit sich alle vorhandenen Info-Texte zu dem Debitoren anzeigen zu lassen bzw. neue Info-Texte anzulegen. Zusätzlich kann der Anwender Datum und Uhrzeit sowie einen gewünschten Text hinterlegen. Dabei wird der Debitor sowie die Kennung bereits vom System vorgegeben.

Eingebunden von: Ansprechpartner

Allgemeine Beschreibung

Ansprechpartner

Zu jeder Adresse hat der Anwender die Möglichkeit diverse Ansprechpartner hinzuzufügen. Hierbei besteht die Möglichkeit neben der Anrede und dem Namen in Form von Vor- und Nachnamen eine Telefon,- eine Telefax- sowie eine Mobilnummer zu hinterlegen. Außerdem kann eine E-Mail-Adresse, ein Geburtsdatum und eine Bemerkung hinzugefügt werden. Um die Ansprechpartner genauer zu definieren kann außerdem ein Typ hinterlegt werden. Neben den bereits vordefinierten Ansprechpartnertypen besteht zudem die Möglichkeit weitere Typen über Ansprechpartnertypen hinzuzufügen. Diese werden dann automatisch in das DropDown-Menü mit eingefügt. Eine Anpassung an den bereits fest integrierten Ansprechpartnertypen ist nicht möglich.

Bei aktivierter Lizenz ist es möglich, das Kennzeichen "Verwendung Anrufliste" zu pflegen. Die möglichen Werte sind "nicht ausgewählt", "Telefon" oder "Mobil". Bei der Aufbereitung der Anrufliste wird die entsprechende Nummer, die in diesem Kennzeichen hinterlegt ist, verwendet.

Vordefinierte Ansprechpartnertypen

• undefiniert
• Geschäftsführer
• Inhaber
• Allgemein
• Einkauf
• Verkauf
• Platzkontakt
• Mitarbeiter
• Hausmeister
• Reinigungskraft
• Privatperson

Eingebunden von: Abweichende Adresse

Allgemeine Beschreibung

Abweichende Adresse

Zusätzlich zu der Standard-Adresse hat der Anwender die Möglichkeit abweichende Adressen zu hinterlegen. Dazu wird zunächst der Adresstyp ausgewählt, welcher die genaue Art der Adresse definiert. Hierbei ist es u. a. möglich, neben einer abweichenden Standard- sowie einer Lieferadresse mehrere Privat-, Provisions- und benutzerdefinierten Adressen anzugeben, welche mit Bemerkung entsprechend versehen werden können. Je nach Adresstyp werden die Adressen in Ausdrucken und weiteren Programmen übernommen.