Bestellkopf
Allgemeine Beschreibung
Über die Bestell-Übersicht können alle Belege des Wareneinganges eingesehen und/oder weiterbearbeitet werden. Dabei werden die grundsätzlichen Bestellinformationen auf der Maske angezeigt, während über die Tabelle weitere Informationen angezeigt bzw. zusätzlich eingeblendet werden können. Bei altpreisiger Ware, also Ware für die eine neuere gültige Preisnummer vorhanden ist, wird die Preisnummer der Position gelb hervorgehoben.
Bestellinformationen
In den Bestellinformationen werden grundsätzliche Informationen zu einem Wareneingang angezeigt. Darunter fallen neben dem Liefer- und Valutadatum, die Bestellart, die Lieferschein-, Rechnungs- und Archivnummer und dem Vorsteuerkennzeichen auch der Netto- und Bruttobetrag sowie die Mehrwertsteuer und der Gesamt-KVP der Bestellung.
Weitere Informationen (Tabelle)
Zusätzlich werden weitere Informationen zu einem Wareneingang in der Haupttabelle der Bestell-Übersicht angezeigt. Hier werden neben der Bestellnr, Informationen zum Lieferanten sowie die Belegart und der Bearbeitungsstatus angezeigt. Zusätzlich kann eingesehen werden, ob ein abweichender Rechnungsempfänger angegeben wurde, ob und wann eine Bestellung elektronisch (per EDI) übermittelt wurde und wann bzw. durch wen ein Wareneingangsbeleg angelegt oder geändert wurde.
Anwender-Aktionen
Je nach Belegart stehen dem Anwender diverse Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung offen. Da sich die Bezeichnungen der Aktionen je nach Belegart dynamisch anpassen, wird nachstehend der verallgemeinernde Begriff Beleg verwendet. Welche Aktionen dabei genau bei welchen Belegarten angewendet werden kann, wird im Beschreibungstext zusätzlich erörtert.
Sonstiges
- öffne Bestellung/Lieferschein/Rechnung Mit Hilfe dieser Aktion lassen je nach Belegart bereits erzeugte Ausdrucke von Bestellungen, Lieferscheinen bzw. Rechnungen erneut anzeigen.
- Kopieren Um die Erfassung eines Beleges zu vereinfachen, der in ähnlicher Weise bereits existiert, hat der Anwender die Möglichkeit den bereits vorhandenen Beleg zu kopieren. Hierbei öffnet sich ein Fenster, in dem ein anderer Lieferant sowie gewünschte Positionen aus- bzw. abgewählt werden können. Zusätzlich können die Mengen der Positionen umgekehrt (negiert) werden. Nach der Bestätigung wird die Beleg-Erfassung für die kopierte Belegart geöffnet und der Bearbeitungsstatus auf 'in Bearbeitung' gesetzt.
- EDI erzeugen Nach der Erfassung einer Bestellung hat der Anwender die Möglichkeit die Bestellung nicht nur zu drucken, sondern ggf. auch per EDI zu versenden. Wurde dies beim Abschließen versäumt oder soll eine Bestellung erneut versendet werden, so kann dies über diese Aktion ausgeführt werden. Hierbei wird eine Datei erzeugt und auf dem Server abgespeichert. Diese Datei wird anschließend durch einen Service versendet. Wird eine geparkte Bestellung versendet, gilt diese nach Betätigung der Aktion als abgeschlossen und der Bearbeitungsstatus wird entsprechend gesetzt.
Editieren
- Beleg generieren Über diese Anwender-Aktion ist es möglich, aus einem Beleg einen Beleg des nächsten logischen Schrittes zu generieren und diesen zugleich zu bearbeiten. Die Generierung der Belege erfolgt in nachstehender Reihenfolge: Bestellung > Lieferschein > Rechnung.
- Beleg bearbeiten Soll ein Beleg nachträglich oder ein geparkter Beleg weiter bearbeitet werden, so erfolgt dies über diese Aktion. Ausgenommen von der Nachbearbeitung sind stornierte Belege und abgeschlossene Rechnungen.
- Splitten Das Splitten erlaubt dem Anwender Positionen aus einem vorhandenen Beleg in einen neuen Beleg zu verschieben. Hierbei öffnet sich ein Fenster, in dem alle Positionen des Beleges angezeigt werden. Hierüber kann eine Auswahl getroffen werden, welche Positionen verschoben werden sollen, wobei Pfand- und Vergütungsartikel automatisch mit gesplittet werden. Wurde die Auswahl bestätigt, wird ein neuer Beleg mit gleicher Belegart sowie gleichem Bearbeitungsstatus erzeugt.
- Hinzuziehen Möchte der Anwender Belege zusammenführen, kann dies über die 'Hinzuziehen'-Aktion bewerkstelligt werden. Dabei können zu einem Beleg, in dem bereits Warenbewegungen statt gefunden auch nur Belege mit bereits statt gefundenen Warenbewegungen hinzugezogen werden. Bei Belegen ohne Warenbewegungen können hingegen auch Belege mit Warenbewegungen hinzugezogen werden, da diese bei einem erneuten Abschließen nicht erneut verbucht werden. Belegart und Bearbeitungsstatus bleiben beim Hinzuziehen von Belegen erhalten.
- Löschen Über diese Aktion kann eine unerwünschte oder fehlerhafte Bestellung komplett aus dem System entfernt werden. Diese Aktion steht allerdings nur dann zur Verfügung wenn es sich bei der Belegart um eine Bestellung oder einen geparkten Lieferschein handelt und noch keine Warenbewegungen statt gefunden haben.
- Storno Hat bei einem Beleg bereits eine Warenbewegung statt gefunden, kann dieser Vorgang storniert werden. Hierzu muss der Anwender diese Aktion auswählen und die Stornierung explizit bestätigen. Zusätzlich besteht anschließend die Möglichkeit den stornierten Lieferschein bzw. die Rechnung direkt zu bearbeiten. Bei der Stornierung werden die Mengen eines Wareneinganges negiert und der Beleg erneut verbucht.
Suchen
- Bestellung/Eingangsscan/Lieferschein/Rechnung Sofern sich der Anwender alle Wareneingänge einer bestimmten Belegart anzeigen lassen möchte, so kann er sich diese bequem und einfach über diese Aktionen anzeigen lassen.
Kontext-Menü
- Eingangsscan zurücksetzen Über das MDE-Programm "Wareneingangskontrolle" hat der Anwender die Möglichkeit einen Wareneingang per MDE zu erfassen. Dabei wird eine Bestellung auf das MDE geladen und der Status wechselt auf 'Eingangsscan' 'in Bearbeitung'. Kommt es bei der Erfassung zu Problemen oder Unstimmigkeiten und der Eingangsscan kann nicht mehr über das MDE zurückgesetzt werden, so kann das Zurücksetzen zusätzlich über diese Aktion im vendit-System vorgenommen werden. Dabei werden bereits erfassten Liefermengen auf 0 gesetzt und alle über das MDE hinzugefügten Positionen sowie die Lieferscheinnummer entfernt. Zusätzlich wird der Status wieder auf 'Bestellung' 'abgeschlossen' zurückgesetzt.
- Bearbeitungssperre aufheben Wird ein Beleg zur Bearbeitung geöffnet, so wird der Bearbeitungsstatus auf 'in Bearbeitung' gesetzt, wodurch der Beleg automatisch gesperrt wird. Dadurch wird vermieden, dass ein Beleg zeitgleich durch einen weiteren Mitarbeiter bearbeitet werden kann. Kann der 'in Bearbeitung'-Status z. B. wegen einem Systemabsturz nicht wieder entfernt werden, so hat der Anwender über diese Aktion die Möglichkeit die Bearbeitungssperre manuell aufzuheben. Dadurch wird das Bearbeitungsstatus auf 'geparkt' gesetzt und der Anwender kann den Beleg wieder zur Bearbeitung öffnen.
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