Abverkaufswächter
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Inhaltsverzeichnis
Der Abverkaufswächter in vendit bietet dem Anwender die Möglichkeit ausgewählte Artikel mit entsprechender Preisnummer vom System überwachen und sich über Auffälligkeiten informieren zu lassen. Hierbei können Prüfungen auf Bestände sowie Mindesthaltbarkeitsdaten stattfinden.
Die Stammdaten-Maske des Abverkaufswächters ist im vendit über Wareneingang > Inventur > Abverkaufswächter erreichbar und hält weitere Konfigurationsmöglichkeiten für die jeweiligen Prüfungen bereit. Diese unterteilen sich in nachfolgende Bereiche:
Allgemein
Im allgemeinen Bereich kann der zu überwachende Artikel ausgewählt werden. Sobald dieser manuell oder über die Suchfunktion angegeben wurde, werden die Bestandsüberwachung sowie die Option zur Berücksichtigung offener Aufträge automatisch ausgewählt. Zusätzliche werden folgende Daten aus den Artikel-Stammdaten hinzu gelesen:
- Preisnummern: Die Preisnummern werden aktualisiert und auf die jeweils aktive Preisnummer gesetzt.
- Mindestbestand: Wurde unter den Artikelpreisen der einzelnen Preis-Stufen ein positiver Mindestbestand hinterlegt, wird der Mindestbestand automatisch auf den entsprechenden Wert gesetzt. Zusätzlich wird hinter der Menge die Einkaufseinheit dargestellt.
- Mindesthaltbarkeitsdatum: Wurde in der Artikelkonfiguration der einzelnen Preis-Stufe die MHD-Pflicht gesetzt, wird automatisch die Mindesthaltbarkeitsüberwachung ausgewählt. Zusätzlich wird die Meldung auf 7 Tage vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums gesetzt.
Artikel und Preisnummer sind nach dem Hinzufügen zum Abverkaufswächter nicht mehr änderbar. Werden Artikel bzw. die ausgewählte Preisnummer gelöscht, können diese nicht dem Abverkaufswächter hinzugefügt werden.
Bestandsüberwachung
Soll ein Bestand überwacht werden, so stehen dem Anwender folgende Konfigurationen zur Verfügung:
- Mindestbestand: Sofern in der Preis-Stufe der jeweiligen Preisnummer bereits ein Mindestbestand hinterlegt wurde, wird dieser hierher übernommen. Dieser kann unabhängig von den Artikel-Stammdaten angepasst werden. Die Angabe der Menge muss hierbei in Einkaufseinheit erfolgen. Diese wird im Abverkaufswächter informatorisch hinter der Menge angezeigt.
- offene Aufträge berücksichtigen: Sollen die offenen Aufträge für den jeweiligen Artikel bei der Berechnung des verfügbaren Bestandes berücksichtigt werden, kann das über dieses Kennzeichen gesteuert werden.
- offene Bestellungen berücksichtigen: Sollen die offenen Wareneingänge für den jeweiligen Artikel bei der Berechnung des verfügbaren Bestandes berücksichtigt werden, kann das über dieses Kennzeichen gesteuert werden.
Wurde der angegeben Mindestbestand erreicht oder unterschritten, stehen dem Anwender folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Fakturiertext: Der Artikel kann im Artikelstamm mit dem angegebenen Fakturiertext gekennzeichnet werden. Der Text kann hierbei einen Fakturierungstopp beinhalten, was im Abverkaufswächter informatorisch unter dem Fakturiertext angezeigt wird.
- keine Fakturierung (Lösch-Kz.): Der Artikel kann mit der entsprechenden Preisnummer für eine weitere Fakturierung gesperrt werden. Dabei wird in der jeweiligen Preis-Stufe das Löschkennzeichen auf "keine Fakturierung" gesetzt.
Zum Prüfen der Bestände wird der Abverkaufswächter immer nach der Auftragserfassung durch den Packzetteldruck aufgerufen. Dieser errechnet aus Lagerbestand (+ offenen Bestellmengen) (- offenen Auftragsmengen) den verfügbaren Bestand und vergleich diesen mit dem angegebenen Mindestbestand. Wurde der Mindestbestand erreicht bzw. unterschritten werden je nach Konfiguration Fakturiertext und/oder das Löschkennzeichen gesetzt.
Mindesthaltbarkeitsüberwachung
Soll bei einem Artikel die Mindesthaltbarkeit überwacht werden, so stehen dem Anwender folgende Konfigurationen zur Verfügung:
- Meldung __ Tage vor dem MHD: Wurde im Artikelstamm hinterlegt, dass die Eingabe eines Mindesthaltbarkeitsdatums bei einem Wareneingang erforderlich ist, wird hier der Wert standardmäßig auf 7 Tage gesetzt. Da die tägliche Prüfung jeweils am Ende des Tages stattfindet, werden mindestens alle Mindesthaltbarkeitsdaten gemeldet, welche bis zum nächsten Tag ablaufen bzw. abgelaufen sind. Die Angabe von 0 Tagen ist somit zulässig und bedeutet, dass alle Chargen geprüft werden, deren Ablaufdaten auf den morgigen Tag datiert sind. Geprüft werden nur Chargen, auf denen ein positiver Bestand vorhanden ist.
Zusätzliche vendit-Erweiterungen
Artikelstamm
- Zum Abverkaufswächter hinzufügen: Weitere Möglichkeiten zum Hinzufügen von Artikeln bietet die Funktion "Zum Abverkaufswächter hinzufügen". Diese kann im Artikelstamm zum einen über das Kontextmenü der Haupt- sowie Preis-Stufen-Tabelle, zum anderen über die Anwender-Aktion der Reiter "Basis-Daten" und "Preisnummern" > "Preise" aufgerufen werden. Wird die Aktion verwendet, wird der jeweils markierte Artikel mit der entsprechenden Preisnummer in den Abverkaufswächter aufgenommen. Hierbei wird ebenfalls geprüft, ob ein Mindestbestand vorhanden ist bzw. beim Wareneingang ein Mindesthaltbarkeitsdatum angegeben werden muss. Dem entsprechend werden die Konfigurationen für diesen Artikel im Vorfeld gesetzt. Nach dem Hinzufügen hat der Anwender die Möglichkeit den Eintrag im Abverkaufswächter weiter zu bearbeiten. Sofern der Artikel zum Zeitpunkt des Hinzufügens bereits überwacht wird, kann über das mitteilende Fenster der Artikel im Abverkaufswächter ebenso aufgerufen werden.
- Überwachungsanzeige: Um im Artikelstamm einen Überblick darüber zu haben, welcher Artikel überwacht wird, wurde ein
-Symbol implementiert. Ist dieses sichtbar, wird der Artikel vom Abverkaufswächter überwacht. Um zu sehen, was genau Überwacht wird, wird für das Symbol ein Tooltip angezeigt, welches darüber informiert. Mit einem Klick auf das Symbol, kann der jeweilige Artikel im Abverkaufswächter geöffnet werden. - MHD bearbeiten: Um ein nachträgliches Bearbeiten der Mindesthaltbarkeitsdaten für die Chargen zu ermöglichen wurde in dem Reiter "Preis-Stufen" > "Chargen" die Anwender-Aktion "MHD bearbeiten" implementiert, welche zudem über das Kontextmenü aufrufbar ist. Durch diese Aktion wird ein Fenster geöffnet, in welchem der Anwender ein neues Mindesthaltbarkeitsdatum eingeben kann. Zusätzlich wird informatorisch das ursprüngliche Datum angezeigt. Wird die Übernahme bestätigt, wird das Haltbarkeitsdatum entsprechend aktualisiert.
Bestellvorschlag
- Zum Abverkaufswächter hinzufügen: Zusätzlich zu dem Hinzufügen eines Artikels aus dem Artikelstamm, kann dieses über den Bestellvorschlag geschehen. Hier steht dem Anwender die Aktion im Kontextmenü zur Verfügung.
Zeitpunkt der Überprüfung
Einmal täglich werden nachts um 23:00 Uhr alle dem Abverkaufswächter hinzugefügten Artikel mit entsprechender Preisnummer auf die aktivierten Prüfungen kontrolliert. Werden hierbei Artikel auffällig, werden diese Informationen gesammelt und an den Abverkaufswächter-Report übergeben.
Bestandprüfungen finden zudem zusätzlich nach der Erfassung eines Auftrags beim Packzetteldruck überprüft, wobei diese je nach Konfiguration mit einem Fakturiertext und/oder Löschkennzeichen versehen werden.
Abverkaufswächter-Report
Während der Prüfung durch den Abverkaufswächter wird aus den Informationen auffällig gewordener Artikel ein PDF erzeugt, welches entsprechend den Konfigurationen der Abverkaufswächter-Druckvorlage weiter verarbeitet wird.
Für die Darstellung der Daten in dem PDF werden je nach Überprüfung neben Artikel, Preisnummer sowie Artikelbezeichnung weitere Informationen mit angezeigt:
- Bestandsüberprüfung: Bei der Bestandsüberprüfung werden zusätzlich die Einkaufseinheit, der Mindestbestand, der Lagerbestand sowie je nach Abverkaufswächter-Konfiguration für den Artikel Bestände aus offenen Bestellungen sowie Bestände aus offenen Aufträgen mit angezeigt. Zusätzlich wird vermerkt, wenn ein Löschkennzeichen oder welcher Fakturiertext gesetzt worden ist. Alle Mengenangaben werden hier in vollen Einkaufseinheiten dargestellt.
- Mindesthaltbarkeitsüberprüfung: Bei der Überprüfung auf die Haltbarkeit der Artikel werden zusätzlich die Verkaufseinheit, die betroffene Charge sowie der Chargenbestand dargestellt. Außerdem wird das Mindesthaltbarkeitsdatum mit angezeigt.
E-Mail-Versand
Um vom Abverkaufswächter die entsprechenden Meldungen per E-Mail zugesandt zu bekommen, müssen zunächst über den E-Mail-Versand entsprechende Daten für diesen hinterlegt werden. Dazu wurde die E-Mail-Versandart "Abverkaufswächter" implementiert, welche anschließend in der entsprechenden Druckvorlage hinterlegt werden muss.
Die benötigte Druckvorlage wurde bereits unter der Leitung "abverkaufswaechter" den Druckvorlagen hinzugefügt und kann je nach Wunsch weiter konfiguriert werden. Für den Versand der Meldungen muss das E-Mail-Kennzeichen gesetzt, sowie die Abverkaufswächter-Versandart und ein entsprechender E-Mail-Empfänger hinterlegt werden.
