Nachfaktura-Erfassung Kopfdaten

Allgemeine Beschreibung

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Die Nachfaktura-Erfassung bildet den Weg ab, bei dem die Ware das Tourenfahrzeug verlässt und einem Kunden übergeben wird. Hierzu stehen zwei Auftragsarten zur Verfügung:

Nachfaktura (Lieferschein) Ein erfasster Nachfaktura-Lieferschein wird im System wie eine normaler Lieferschein behandelt udn kann später zu einer Rechnung hinzugezogen werden. Er erzeugt keine Bewegungen auf dem Hauptlager, sondern wird später bei einer Automatenverbuchung hinzugezogen und stellt dann die Bewegungen auf dem Fahrzeug ab.

Nachfaktura (Rechnung) Die Nachfaktura-Rechnung beschreibt auch die Auslieferung an den Kunden, bei dem die Ware von einem Tourenfahrzeug abgeflossen ist mit dem Unterschied, dass mit Auslieferung der Ware bereits das Geld kassiert wurde und der Kunde nicht mehr mit einem offenen Posten belastet wird.

Anhängig davon, ob ein Nachfaktura-Lieferschein oder eine Nachfaktura-Rechnung erfasst wird, verlangt das System die Eingabe einer Lieferschein- oder Rechnungsnummer.

Um einen Auftrag für einen Kunden zu erfassen, muss zunächst der Kunde im gleichnamigen Feld angegeben werden. Alternativ kann dieser über den Suchbutton gesucht und ausgewählt werden. Nach Bestätigung der Angabe wird eine fortlaufende Auftrags-Nummer erzeugt, die im gleichnamigen Feld angezeigt wird. Mit dem 'Telefon'-Button kann der Anwender den Kunden mit nur einem Klick bequem anrufen, sofern die Telefonanlage TAPICall unterstützt und auf dem Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet wurde.

Entsprechend dem ausgewählten Kunden, werden weitere Daten ermittelt, die informatorisch angezeigt sowie für eine schnellere Erfassung vorbelegt werden.

Anschrift

Die Anschrift wird anhand des ausgewählten Kunden ermittelt und mit Name, Branche, Straße, Postleitzahl und Ort vorbelegt. Diese Daten können nachträglich angepasst werden.

Kunden-Informationen

Die Kunden-Informationen werden anhand des Kunden ermittelt und rein informatorisch dargestellt.

Attribute	Beschreibung
Telefon, Telefon 2/3	Zeigt die Telefondaten des Kunden an. Zusätzlich besteht die Möglichkeit über die angehängten 'Telefon'-Buttons die jeweilige Nummer mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Voraussetzung für diese Funktion ist die Nutzung einer Telefonanlage, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist.
Mobil	Gibt an, unter welcher Mobilfunknummer der Kunde erreichbar ist.
Email	Stellt die E-Mail-Adresse dar, über die der Kunde angeschrieben werden kann. Über den 'E-Mail'-Button wird das auf dem Arbeitsplatz eingerichtete E-Mail-Programm geöffnet und die angegebene E-Mail-Adresse direkt als Empfänger eingetragen.
Fax	Zeigt die Fax-Nummer des Kunden an.
Ansprechpartner	Besagt, welcher Ansprechpartner für den Kunden zuständig ist.
Öffnungszeiten	Stellt die zusammengefassten Öffnungszeiten dar, die im Kundenstamm hinterlegt wurden.
Telefonistin, Anruftage, Liefertage	Gibt den/die Telefonist/in sowie die Anruf- und Liefertage wieder, die in der Touren-Anrufplanung des Kunden hinterlegt wurden.
letzter Bezug	Zeigt, an welchem Tag der Kunde zum letzten Mal Ware bezogen hat.
Zahlungsart, Bonität	Gibt die Zahlungsart sowie die Bonität wieder, die über die Zahlungsbedingungen des Debitoren angegeben wurden.
Behälter Kz.	Gibt an, in welcher Art von Behälter die Waren verpackt werden. Wird anhand der kundenspezifischen Auftragsvorgaben vorbelegt.
Drucker	Gibt an, auf welchem Rechnungsdrucker der anschließende Beleg gedruckt werden soll.
Lieferscheine hinzuziehen	Bei aktivem Kennzeichen, werden beim Abschluss einer "0 Rechnung" bzw. einer "4 Sofortrechnung" alle Lieferscheine des Kunden mit zu diesem Lieferschein/dieser Rechnung hinzugezogen.
Auftrag splitten	Ist dieses Kennzeichen aktiv, so werden die Positionen beim Abschließen des Auftrages anhand der Warengruppen- bzw. der abweichenden Rechnungsstellungsseparatoren in verschiedene Gruppierungen gesplittet. Dabei wird für jede Gruppierung ein neuer Auftrag erzeugt, während der ursprünglich erfasste Auftrag gelöscht wird. Zur besseren Nachverfolgung wird die ursprüngliche Auftragsnummer als "Ur-Auftrags-Nr." in den neuen Aufträgen gespeichert. Der gelöschte Ur-Auftrag kann in der Übersicht gelöschter Aufträge weiterhin eingesehen werden.
holt Ware ab	Das Kennzeichen gibt Ausschluss darüber, ob der Kunde die Ware selbst abholt oder nicht.

Auftragsdaten

Attribute	Beschreibung
Auftragsart	Gibt die Art des Auftrages wieder. Diese richtet sich grundsätzlich nach der Art der Erfassung. In der Auftrags-Erfassung wird diese anhand der kundenspezifischen Auftragsvorgaben vorbelegt bzw. bei Kunden mit der Geschäftsart "Innengeschäft" automatisch auf "15 Lagerumbuchung" gesetzt. Beschreibung der Auftragsarten Eingebunden von: Auftragsarten Auftragsart 6 Nachfaktura (Lieferschein) Wird im System wie Auftragsart "1 Lieferschein" behandelt, erzeugt aber keine Warenbewegungen. Diese werden später bei einer Automatenverbuchung hinzugezogen und stellen dann die Bewegungen vom Hauptlager zum Fahrzeug ab. 9 Nachfaktura (Rechnung) Wird im System wie Auftragsart "0 Rechnung" behandelt, belastet den Kunden allerdings nicht mit einem offenen Posten, da bei der Übergabe der Waren bereits Geld kassiert wurde. Zusätzlich werden die Waren vom Fahrzeug abgebucht.
Valutatage	Gibt das in den Zahlungsbedingungen hinterlegte Nettoziel wieder.
Datum	Ermittelt anhand der Valutatage sowie dem Lieferdatum das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung gezahlt haben soll.
Lieferdatum	Gibt das Lieferdatum und somit das Leistungsdatum wieder. Hierbei wird standardmäßig immer der Folgetag dargestellt. Weiterhin sind folgende, alternative Steuerungen möglich: Der Tag der Lieferung ist immer der Folgetag, wobei das Wochenende hierbei ausgenommen ist. Das Lieferdatum wird immer auf das Tagesdatum gesetzt. Der Liefertag kann anhand der Touren-Anrufplanung ermittelt werden, welche zuvor im Kundenstamm angelegt wurde, wobei ebenfalls im Feiertags-Kalender hinterlegte Feiertage berücksichtigt werden.
Fakturierdatum	Gibt das Fakturierdatum wieder. Wird ebenfalls mit dem ermittelten Lieferdatum vorbelegt.
Priorität	Stellt die Priorität des Auftrags dar. Diese wird anhand der Auftragsvorgaben aus dem Kundenstamm ermittelt sowie automatisch mit "5" vorbelegt, sofern es sich um die Auftragsarten "4 Sofortrechnung", "7 Sofortlieferschein" oder "10 Sofortfahrzeugbeladung" handelt. Handelt es sich hingegen um eine INDI-Erfassung wird die Priorität automatisch auf "-5" gesetzt und kann nicht mehr nachträglich bearbeitet werden. Anhand dieser Priorität ermittelt der Packzettel- bzw. der Rechnungsdruck die Druckreihenfolge offener Druckaufträge. Je höher die Priorität, desto eher wird der Auftrag gedruckt.
Packzettel	Wird dieses Kennzeichen aktiviert, so wir die Priorität für den Packzettel- bzw. der Rechnung auf '99' gesetzt, was für einen sofortigen Druck sorgt.
Ordnernummer	Gibt die von der DTV erhaltene Ordnernummer wieder.
Rechnungsaufschlag	Gibt die Staffel an, anhand der ein möglicher Rechnungsaufschlag berechnet werden soll.
Tour	Zeigt die Tour an, mit der die Waren ausgeliefert werden. Diese wird anhand der Touren-Anrufplanung ermittelt und vorbelegt.
Lager	Stellt das Lager dar, von dem die Waren abgebucht werden sollen. Wird standardmäßig mit dem dem Hauptlager (Lager 1) vorbesetzt.
Liefer-Texte	Beinhaltet bis zu zwei Liefer-Texte, die zuvor in den Info-Texten als 'Stammtext' hinterlegt wurden. Diese werden auf der Rechnung bzw. dem Lieferschein oberhalb der Positionen angezeigt.
Retour-Grund	Gibt einen Retoure-Text ein, welcher aussagt, warum eine Retoure erfolgt ist.
GVL	Stellt den Gebietsvertriebsleiter dar, der für den Kunden zuständig ist.
Lieferschein-Nr.	Gibt die Lieferschein-Nummer des Auftrages an, für den die Nachfaktura erfolgen soll.
Rechnungs-Nr.	Beinhaltet die Rechnungs-Nummer der Rechnung, für die die Nachfaktura erfolgen soll.
Zahlungsart	Zusätzlich wird bei der Rechnungs-Erfassung angegeben, ob der Kunde auf 'Kredit' oder 'Bar' bezahlt.
Ordersatz-Nr.	Gibt den Ordersatz wieder, der zu dem Kunden geführt wird.

Bemerkung Kunde

Die Bemerkung zum Kunden wird automatisch mit dem im Kundenstamm hinterlegten Anruf-Text vorbelegt, wobei diese vom Anwender im Nachhinein angepasst werden kann.

Anwender-Aktionen

Editieren

• Neu Erzeugt eine neue Erfassung. Ist bereits eine Erfassung in Bearbeitung wird der Anwender darauf hingewiesen, dass dieser noch nicht abgeschlossen ist und kann anschließend entscheiden, ob der Auftrag geparkt, verworfen oder die Aktion abgebrochen und die aktuelle Erfassung somit weiter bearbeitet werden soll.
• Geparkte Aufträge Wurde noch kein Kunde für eine Erfassung angegeben, so kann über diese Aktion eine Liste aller geparkten Aufträge eingesehen werden. Hierbei werden standardmäßig alle geparkten Aufträge des aktuellen Benutzers angezeigt, wobei dieser über das Auswahlfeld 'Telefonistin' geändert werden kann. Alternativ besteht die Möglichkeit, sich alle geparkten Aufträge anzeigen zu lassen, in dem die gleichnamige Checkbox aktiviert wird. Bei einer Vorrauslieferschein- oder Messe-Erfassung steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Auftrag

• Abschließen/Speichern Über diese Aktion wird ein erfasster Auftrag abgeschlossen. Handelt es sich um den Abschluss einer "9 Nachfaktura (Rechnung)", so wird der Anwender zudem aufgefordert, die Mehrwertsteuer-Summen zu erfassen. Wird ein Auftrag (ausgenommen "2 Angebot") nachträglich nochmal bearbeitet, so können die Änderungen über diese Aktion lediglich gespeichert werden.
• Parken Soll ein erfasster Auftrag pausiert und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden, so besteht die Möglichkeit diesen über diese Aktion zu parken. Der geparkte Auftrag erhält somit den Status 'geparkt' und kann über die Aktion 'geparkte Aufträge' oder über die Auftrags-Übersicht wieder aufgerufen und weiter bearbeitet werden.
• Auftrag verwerfen Möchte der Anwender einen Auftrag verwerfen und somit löschen, so ist dies über diese Aktion möglich.

Kontakt

• Anrufen Mit Hilfe dieser Aktion, hat der Anwender die Möglichkeit einen Kunden direkt aus vendit heraus mit Hilfe von TAPICall anzurufen. Dabei wird automatisch die im Debitorenstamm hinterlegte 'Telefonnummer' ausgewählt und angerufen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss eine Telefonanlage zur Verfügung stehen, die TAPI unterstützt und auf den jeweiligen Arbeitsplätzen entsprechend eingerichtet ist.
• Geplante Anrufe anzeigen Um sich einen Überblick über geplante Anrufe zu verschaffen, hat der Anwender über diese Aktion die Möglichkeit, sich eine Liste mit allen geplanten Anrufe zu dem Kunden anzeigen zu lassen und ggf. zu übernehmen. Somit wird dieser beim Abschluss des Auftrages aus der Anrufliste entfernt und der Anrufhistorie hinzugefügt.
• Email senden Zum Übersenden einer E-Mail an den Kunden, kann mit Hilfe dieser Aktion das auf dem Arbeitsplatz eingerichtet E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse des Kunden sogleich als Empfänger einer neuen E-Mail eingetragen.

Sonstiges

• Offene Vorauslieferscheine Möchte sich der Anwender einen Überblick über alle 'offenen Vorauslieferscheine' verschaffen, so kann er dies bequem über diese Aktion erledigen. Hierbei wird automatisch die Auftrags-Übersicht mit allen 'offenen Vorausslieferscheinen' des Kunden geöffnet.
• Offene Lieferscheine Über diese Aktion besteht die Möglichkeit für den Anwender, alle 'offenen Lieferscheine' einzusehen. Zu diesem Zweck öffnet sich die Auftrags-Übersicht, die alle 'offenen Lieferscheine' des Kunden beinhaltet.
• letzte Sofortrechnung drucken Wird die Auftragserfassung als Kassensystem verwendet, wird im Regelfall die Auftragsart '4 Sofortrechnung' verwendet und die resultierenden Rechnungen nicht direkt ausgedruckt. Sofern ein Kunde einen Quittungsbeleg wünscht oder benötigt, kann der Anwender die jeweilige Rechnung über diese Aktion drucken. Eventuelle durch Druckumleitungen definierte Drucksperren werden hierbei umgangen. Diese Funktion ist lizenzpflichtig!
• Positionen anzeigen Mit Hilfe dieser Aktion, kann der Anwender zu dem Reiter 'Positionen' wechseln, um dort die Artikel für den Auftrag zu erfassen.

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