Wareneingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle bietet dem Anwender die Möglichkeit einen Wareneingang über ein MDE erfassen und mit einer vorangegangenen Bestellung vergleichen zu können. Dabei werden Differenzen zwischen Bestellung und Lieferung bereits auf dem MDE aufgezeigt, so dass eine direkte Kontrolle und ggf. Korrektur unkompliziert ermöglicht wird. Scan- und Änderungsverlauf werden dabei im vendit-System festgehalten, um den Vorgang der Wareneingangserfassung entsprechend nachhalten zu können. Für zusätzliche Sicherheit muss zudem bei Differenzen eine nachträgliche Prüfung und Freigabe über das vendit-System erfolgen.

Systemvoraussetzungen:

• MDE-Gerät mit installierter Wareneingangskontrolle-Software
• Terminal-Station mit installierter vendit-Software inkl. Modul für den Warenannahme-Verlauf
• Ausreichender WLAN-Empfang beim Erfassen des Wareneinganges

Wareneingangserfassung (MDE)

Um einen Wareneingang mit Hilfe eines MDE-Gerätes bearbeiten zu können, muss zuvor die entsprechende Software für die Wareneingangskontrolle auf dem MDE installiert worden sein. Da während der Bearbeitung eines Wareneinganges durchgehend mit dem Server kommuniziert wird um Daten miteinander auszutauschen, wird eine dauerhafte WLAN-Verbindung benötigt. Bricht die Verbindung zwischenzeitlich ab, wird der Anwender darüber informiert. Eine weitere Bearbeitung ist dann erst wieder möglich, sobald die Verbindung wieder vorhanden ist. Anhand des (o)))-Symbols in der oberen linken Ecke kann die Stärke der WLAN-Verbindung abgelesen werden.

Wurde das Programm zur Wareneingangskontrolle gestartet, wird der Anwender zunächst dazu aufgefordert sich mit seinem Benutzernamen und seiner 4stelligen PIN anzumelden. Hierzu lässt sich mit Hilfe der Pfeiltaste eine vollständige Liste aller in vendit angelegten MDE-Benutzer einblenden. Alternativ können die Benutzer mit dem Pfeiltasten des MDE-Gerätes durchgesehen werden. Nach Angabe der PIN über die MDE-Tastatur kann der Benutzer sich anschließend anmelden und aus den nachfolgenden vier Optionen wählen:

Wareneingangskontrolle

Über die Wareneingangskontrolle findet die Erfassung eines Wareneinganges statt. Zu diesem Zweck werden direkt zu Beginn alle Bestellungen mit dem Status ‚Bestellung abgeschlossen‘ aufgelistet. Diese sind nach dem Lieferantennamen sortiert und bilden folgende Informationen pro Bestellung ab:

Neben dem Namen sowie der Nummer des Lieferanten in der ersten Zeile wird in der zweiten Zeile das Datum der Bestellerzeugung, das voraussichtliche Lieferdatum sowie die Bestellnummer angedruckt. In der letzten Zeile werden zudem die Anzahl der Positionen inkl. der Gesamt-Bestellmenge in Verkaufseinheit sowie der Gesamt-KVP angezeigt.

Die Bestellungen können über die Pfeiltasten des MDEs oder über die seitliche Scroll-Leiste durchgesehen werden. Um eine einfachere sowie schnellere Suche zu ermöglichen, kann alternativ mit Hilfe des „Suche“-Feldes nach einer Bestellnummer, einer Lieferantennummer oder eines Lieferantennamens gesucht werden. Um eine Bestellung als Grundlage für die Wareneingangskontrolle auszuwählen, wird diese markiert und mit Bestätigungstaste oder per Doppelklick aktiviert, wobei der Status von ‚Bestellung abgeschlossen‘ auf ‚Eingangsscan in Bearbeitung‘ gesetzt wird. Der aktuelle Status eines Beleges kann in vendit über die Bestell-Übersicht in Erfahrung gebracht werden.

Wareneingang erfassen

Nach der Auswahl werden die Bestelldetails nochmals in einer ausführlicheren Übersicht angezeigt. Zusätzlich wird das Feld ‚Lieferschein‘ eingeblendet, in der eine Lieferscheinnummer angegeben werden muss. Wurde diese eingegeben und bestätigt, wird eine Liste mit allen Positionen der Bestellung eingeblendet. Außerdem werden im unteren Bereich die erfassten/bestellten Gesamtmengen sowie der Gesamt-KVP angegeben, während im oberen Bereich die zuletzt eingescannte EAN angezeigt wird. Zu den einzelnen Positionen können weitere Informationen eingeblendet werden. Hierzu wird die entsprechende Position ausgewählt und per Bestätigungstaste oder per Doppelklick geöffnet. Die Artikeldetails können über die Zurücktaste wieder verlassen werden.

Um den Wareneingang zu erfassen gibt es folgende Möglichkeiten:

• Per EAN scannen.

Mit Hilfe des MDE-Gerätes wird die EAN eines Artikels / Umkartons gescannt, welche dann vom System geprüft und einem Artikel zugeordnet wird. Wurde eine EAN mehrfach bei einem Artikel hinterlegt, wird immer die jeweils neuste Preisnummer ausgewählt. Bei der Überprüfung können verschiedene Fälle auftreten, welche nachfolgend erläutert werden:

a) Der Artikel ist in der Bestellung vorhanden: Die Menge wird entsprechend der gescannten Einheit als Wareneingang gutgeschrieben.

b) Der Artikel ist nicht in der Bestellung vorhanden: Sofern der Artikel im System bereits vorhanden ist, wird der Anwender darüber informiert und gefragt, ob der Artikel der Bestellung hinzugefügt werden soll. In diesem Fall wird eine neue Position mit der entsprechend gescannten Menge erzeugt.

c) Die EAN konnte keinem Artikel zugewiesen werden: In diesem Fall wird der Anwender darüber informiert und gefragt, ob dieser Artikel als sogenannter Dummy-Artikel der Bestellung hinzugefügt werden soll. Hierzu wird eine neue Position mit der Menge 1 sowie der standardmäßigen Artikelbezeichnung „NEU0123456789“ erzeugt, wobei die Zahlenreihenfolge die EAN darstellt. Die Artikelbezeichnung kann nachträglich angepasst werden. Hierzu wird die entsprechende Position markiert und per Bestätigungstaste oder per Doppelklick ausgewählt. Anschließend kann die Bezeichnung bearbeitet werden.

d) Die EAN ist nicht auf dem MDE vorhanden, der zugehörige Artikel ist allerdings bereits mit gleicher Preisnummer in der Bestellung vorhanden: Dies kann auftreten, sofern während eines Eingangsscans weitere Verpackungen für den Artikel angelegt oder EANs verändert werden. In diesem Fall werden die Daten auf dem MDE aktualisiert. Der Anwender bekommt hiervon nichts mit.

e) Die EAN ist in verschiedenen Artikeln vorhanden: Ist dies der Fall kann keine eindeutige Zuweisung der EAN zu einem Artikel vorgenommen werden. Der Anwender wird darüber per Meldung informiert.

• Manuell erfassen.

Neben des Scannens der EANs besteht die Möglichkeit Mengen manuell anzugeben. Hierzu wird die gewünschte Position markiert und die Artikeldetails per Bestätigungstaste oder per Doppelklick geöffnet. Angegeben werden hierbei neben der Artikel- und Preisnummer, die Artikelbezeichnung, der KVP, die erfasste sowie bestellte Menge, die EANs der verschiedenen Gebinde-Einheiten sowie der Lagerplatz. Die bereits erfasste Menge kann hierbei angepasst oder manuell auf 0 zurückgesetzt werden. Nachdem die Anpassung bestätigt wurde, wird erneut die Positionsübersicht angezeigt.

• Bemerkung hinzufügen.

Möchte der Anwender dem Eingangsscan eine Bemerkung hinzufügen, so hat er die Möglichkeit dies in Form eines Textartikels anzulegen. Hierzu besteht die Möglichkeit sich in der Positionsübersicht über die Einstellungstaste ein Textfeld sowie eine Tastatur einblenden zu lassen, über die eine Bemerkung definiert werden kann. Nach Bestätigung des Textes wird dieser als Textartikel zu den Positionen hinzugefügt.

Wareneingangserfassung beenden

Wurden alle Wareneingänge erfasst, kann der Anwender die Erfassung in der Positionsübersicht mit Hilfe der Bestätigungstaste beenden. Hier erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Kontrolle wirklich beendet werden soll. Wird dieses bestätigt, wird vom MDE geprüft ob Differenzen zwischen erfasster und bestellter Menge bestehen oder nicht. Ist dies der Fall wird der Anwender darauf hingewiesen und hat nach Bestätigung nochmal die Möglichkeit den Wareneingang zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren. Wird die Wareneingangserfassung abermals beendet während weiterhin Differenzen vorhanden sind, wird der Anwender abermals darauf hingewiesen und muss die erneute Sicherheitsabfrage, ob der Eingangsscan dennoch beendet werden soll, bestätigten. Anschließend wird dem Anwender direkt die Möglichkeit geboten im Packmodus fortzufahren. Wird ein Eingangsscan mit Differenzen beendet, so wird der Status auf ‚Eingangsscan abgeschlossen‘ gesetzt und der Eingangsscan muss über vendit nachträglich kontrolliert und freigegeben werden. Sind keine Differenzen vorhanden, wird der Eingangsscan direkt vom System als Lieferschein verbucht und erhält den Status ‚Lieferschein abgeschlossen‘.

Wareneingang kontrollieren

Um einen Wareneingang direkt bei der Erfassung kontrollieren zu können, bieten die einzelnen Positionen in der Positionsübersicht folgende Informationen: In der ersten Zeile wird die Artikelbezeichnung angezeigt, während in der nachfolgenden Zeile der KVP pro Stück und Gebinde-Einheit sowie die Preisnummer abgebildet werden. In der letzten Zeile ist ersichtlich, um welche Gebinde-Einheit und Verpackung es sich handelt und welche Mengen bereits von wie vielen bestellten Mengen erfasst wurden. Zur schnelleren Übersicht werden die einzelnen Positionen zusätzlich wie folgt farblich unterlegt:

Orange	- Die erfasste Menge ist kleiner wie die bestellte Menge
Gelb	- Die erfasste Menge ist höher wie die bestellte Menge
Grün	- Die erfassten Mengen stimmen mit dem bestellten Mengen überein
Hellblau	- Es handelt sich um einen sogenannten Dummy-Artikel
Türkis	- Ein vorhandener Artikel mit abweichender Preisnummer

Wareneingangserfassung zurücksetzen

Soll ein bereits begonnener Wareneingang komplett abgebrochen und/oder später neu gestartet werden, so besteht die Möglichkeit den Eingangsscan zurückzusetzen. Dies kann in der Positionsübersicht über die Zurücktaste erfolgen. Beim Zurücksetzen werden die bereits erfassten Liefermengen auf 0 und über das MDE hinzugefügte Positionen sowie die Lieferscheinnummer entfernt. Zusätzlich wird der Status von ‚Eingangsscan in Bearbeitung‘ zurück auf ‚Bestellung abgeschlossen‘ gesetzt.

Packmodus

usätzlich zu der Erfassung der gelieferten Mengen, kann der Anwender durch den Packmodus beim Verpacken der Waren unterstützt werden. Dieser kann entweder direkt nach dem Abschließen einer Wareneingangserfassung oder über den Menüpunkt im Hauptmenü aufgerufen werden. Wird der Packmodus über das Menü aufgerufen, kann der Anwender eine Lieferscheinnummer angeben oder den Packmodus ohne eine Angabe beginnen. Wird der Packmodus direkt nach der Eingangserfassung aufgerufen, wird die Lieferscheinnummer automatisch übernommen. Nun kann der Anwender die EANs der zu verpackenden Waren scannen, worauf auf dem MDE diverse Informationen zu dem Artikel abgebildet werden. Auf der ersten Seite befinden sich neben weiteren Informationen der Lagerplatz des Artikels sowie die Einheit, so dass direkt erkenntlich ist, auf welchen Lagerplatz der Artikel geräumt werden muss. Auf der zweiten Seite befinden sich zusätzliche Bestandsangaben sowie die gelieferte Menge, sofern eine Lieferscheinnummer angegeben wurde. Der Packmodus kann über die Zurücktaste beendet werden.

Einstellungen

In den Einstellungen kann neben der IP-Adresse des Servers eine PIN eingestellt werden. Diese PIN wird bereits benötigt, um dem Anwender den Zugriff auf die Einstellungen zu gewähren. Zusätzlich kann mit Hilfe der PIN das Programm beendet werden.

Abmelden

Über den Abmelden-Button kann sich der angemeldete Benutzer wieder abmelden. Dabei wird zusätzlich eine Log-Datei an den Server übermittelt, welche diverse Informationen enthält um das Vorgehen am MDE zur besseren Analyse nachverfolgen zu können.

Nachträgliche Kontrolle und Freigabe (vendit)

Ein über das MDE erfasster Wareneingang, welcher nicht mit der vorangegangenen Bestellung übereinstimmt, muss nach dem Eingangsscan über vendit überprüft und freigegeben werden. Zu diesem Zweck wird in vendit die Bestell-Übersicht aufgerufen und der jeweilige Eingangsscan zur Bearbeitung geöffnet. Neben der Filterung durch die Suche bzw. den Filtern in der Übersichtstabelle, kann in den Kundenaktionen unter Suchen alternativ nach allen ‚Eingangsscan‘-Belegen über die Aktion ‚Eingangsscan‘ gesucht werden. Über das per Rechtsklick eingeblendete Kontextmenü, kann der gewünschte Eingangsscan über die Option ‚Eingangsscan bearbeiten‘ nachträglich bearbeitet und kontrolliert werden. Des Weiteren besteht hier ebenfalls die Möglichkeit einen erfassten Wareneingang über die Option ‚Eingangsscan zurücksetzen‘ zurückzusetzen. Beim Zurücksetzen werden die bereits erfassten Liefermengen auf 0 und über das MDE hinzugefügte Positionen sowie die Lieferscheinnummer entfernt. Zusätzlich wird der Status von ‚Eingangsscan in Bearbeitung‘ zurück auf ‚Bestellung abgeschlossen‘ gesetzt. Sollte es während der Erfassung eines Wareneinganges Probleme mit dem MDE geben, wodurch der Eingangsscan nicht ordnungsgemäß abgeschlossen und somit der Status nicht entsprechend umgesetzt werden kann, so besteht zudem die Möglichkeit den begonnenen Eingangsscan für andere MDEs wieder freizugeben. Hierzu kann über das Kontextmenü die Option ‚Bearbeitungssperre aufheben‘ benutzt werden, um den Status des Eingangsscan von ‚Eingangsscan in Bearbeitung‘ auf ‚Eingangsscan geparkt‘ zu setzen. Ein geparkter Eingangsscan kann nun zur weiteren Bearbeitung erneut auf ein MDE geladen werden. Hierbei wird der Anwender darauf hingewiesen, dass es sich um einen bereits gestarteten Eingangsscan handelt und dazu aufgefordert eine Fortsetzung explizit zu bestätigen. Alternativ kann ein geparkter Eingangsscan auch direkt über vendit bearbeitet werden. Soll ein Eingangsscan beispielsweise nach einem Absturz des MDEs wieder auf demselben Gerät bearbeitet werden, so ist das Aufheben der Bearbeitungssperre nicht notwendig. Die Bestellung erscheint für das MDE in der Liste der abgeschlossenen Bestellungen.

Prüfung und Freigabe

Wurde ein Eingangsscan zur manuellen Prüfung und Freigabe über die Bestellübersicht geöffnet, erhält dieser für die Zeit der Bearbeitung den Status ‚Eingangsscan in Bearbeitung‘. Zudem werden alle Positionen mit farblicher Unterlegung angezeigt, wobei die Farben folgende Bedeutungen haben:

Grün	- Die erfasste Menge stimmt mit der bestellten Menge überein oder die Differenz wurde manuell bestätigt
Gelb	- Die erfasste Menge ist höher wie die bestellte Menge
Orange	- Die erfasste Menge ist niedriger wie die bestellte Menge
Türkis	- Der Artikel wurde nicht bestellt, aber dennoch aufgenommen
Rot	- Es handelt sich um einen sogenannten Dummy-Artikel

Diese Farblegende kann zudem in der Eingangsscan-Bearbeitung durch die zugehörige Anwenderaktion ‚Legende anzeigen‘ aufgerufen werden. Zusätzlich wurde für die Wareneingangskontrolle die Spalte ‚Status‘ integriert, die den aktuellen Status der jeweiligen Position anzeigt und eine zusätzliche Sortierung nach dem Status ermöglicht. Dies erlaubt dem Anwender eine schnelle Übersicht über bestehende Differenzen. Wurde bei einer Position eine Differenz festgestellt, so hat der Anwender die Möglichkeit entweder die Menge entsprechend anzupassen oder aber die Abweichung manuell für diese Position zu bestätigen. Hierzu wird die Option ‚Abweichung bestätigen‘ über das Kontextmenü ausgewählt. Eine so bestätigte Position erhält nun ebenfalls den Status ‚OK‘ sowie einen grüne Hinterlegung. Wurde beim Erfassen eines Wareneinganges ein sogenannter Dummy-Artikel angelegt, so muss der Artikel zunächst im System angelegt und anschließend dem Eingangsscan hinzugefügt werden. Da eine manuelle Bestätigung bei einer solchen Dummy-Position nicht möglich ist, muss diese anschließend aus dem Eingangsscan entfernt werden. Um das Anlegen eines neuen Artikels zu vereinfachen, wird zudem die EAN in der für die Wareneingangskontrolle zusätzlich integrierten Spalte ‚EAN‘ angezeigt. Wurden alle Positionen korrigiert und/oder die Abweichungen bestätigt, so kann der Eingangsscan abgeschlossen werden. Dabei prüft das System nochmals, ob nicht bestätigte Differenzen vorhanden sind und weist den Anwender ggf. darauf hin, dass diese zunächst bearbeitet werden müssen. Ist der Eingangsscan in Ordnung wird dieser als Lieferschein verbucht und erhält den Status ‚Lieferschein abgeschlossen‘. Soll eine nachträgliche Prüfung und Freigabe pausiert werden, so kann der Eingangsscan über die entsprechende Anwenderaktion gespeichert werden. Dabei wird die Bearbeitung geschlossen und der Status wieder auf ‚Eingangsscan abgeschlossen‘ gesetzt.

Verlauf und Änderungen

Um eine genaue Nachverfolgung über die per MDE erfassten Mengen sowie der nachträglich angepassten Mengen über vendit zu ermöglichen, werden während des Eingangsscans bzw. während der nachträglichen Kontrolle und ggf. Anpassung bei jeder Änderung einer Menge entsprechende Daten abgestellt. Diese können in vendit über die Bestellübersicht in dem Reiter ‚Warenannahme-Verlauf‘ eingesehen werden. Hier wird festgehalten, bei welcher Position sich welche Änderungen ergeben haben und ob eine Position aktualisiert, hinzugefügt oder entfernt wurde. Dabei wird ebenso abgestellt, ob es sich bei der Anpassung um eine Änderung auf dem MDE und ob es sich dabei um eine manuelle Eingabe oder die Eingabe per EAN gehandelt hat. Zusätzlich werden die EAN, die Mengen in Stück sowie der jeweilige Benutzer angegeben, wobei der MDE-Benutzer lediglich mit der Benutzer-ID sowie dem vorangestellten Tag „MDE“ angegeben wird.

MDE-Benutzer

Um weitere Benutzer für die Wareneingangserfassung per MDE zu erlauben, müssen diese in vendit über das Formular ‚MDE-Benutzer‘ hinzugefügt werden. Dieses kann über den Menüpunkt Stammdaten > Allgemein > MDE-Benutzer aufgerufen werden. Um einen neuen Benutzer für die Wareneingangserfassung anzulegen, muss als Art ‚MDE Wareneingang‘ ausgewählt werden. Anschließend wird neben dem Namen noch eine 4stellige PIN hinterlegt und das ‚aktiv‘-Kennzeichen aktiviert werden. Die Anlage eines Benutzers ohne PIN ist nicht zulässig. Die PIN wird bereits während der Anzeige verschleiert und nach der Speicherung mit Hilfe eines Hash-Verfahrens als beliebige Zeichenfolge in der Datenbank abgebildet.