E-Mail-Versand

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Allgemeine Beschreibung

In vendit findet an vielen Stellen der Versand einer E-Mail statt. Um die notwendigen Informationen für den E-Mail-Versand bereitzustellen und ggf. weitere Informationen mitzugeben, erfolgt die Konfiguration der einzelnen E-Mail-Versandstellen über das Modul "E-Mail-Versand". Folgende Einstellungen können in der Versand-Konfiguration vorgenommen werden:

Allgemein

Attribute	Beschreibung
Art	Anhand der Art wird bestimmt für welche E-Mail-Versand-Stelle die hinterlegte Konfiguration gilt. Dabei werden bereits speziell für vendit eigene Dienste wie z. B. den Wartungsdienst oder den Abverkaufswächter bereitgestellt. Zusätzlich besteht darüber hinaus die Möglichkeit die Art "Standard" zu hinterlegen. Die Standard-Art wird verwendet, falls bei einer E-Mail-Aufbereitung keine geeignete Konfiguration gefunden werden kann. Diese gilt als sogenannte Ausweichlösung, damit der Versand der E-Mails gewährleistet wird. Als weitere Möglichkeit gibt es neben den venditeigenen Arten und der Standard-Art auch die Möglichkeit eine "eigene Versand-Art" zu pflegen. Diese Versand-Art kann unter anderem in den Druckvorlagen in vendit verwendet werden und bietet dem Anwender die Möglichkeit weitere individuelle Einstellungen vorzunehmen und den E-Mail-Versand der Druckvorlagen zu steuern.
Absender	Beim Absender wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, die als Absender der E-Mail gelten soll. Da Kunden ggf. auf empfangene E-Mails antworten, kann als Empfänger direkt die zuständige Stelle als Absender eingetragen werden, die mögliche Rückfragen beantwortet.
CC	Über dieses Feld kann eine zusätzliche Empfängerliste hinterlegt werden, die bei der Aufbereitung der E-Mail automatisch als CC hinzugefügt werden. Dadurch bietet sich die Möglichkeit den E-Mail-Versand zu kontrollieren bzw. weiteren Empfängern die Informationen der E-Mail zukommen zu lassen. CC-Empfänger sind wie der Haupt-Empfänger für jeden weiteren Empfänger sichtbar. Bei einer Angabe von mehreren Empfängern, müssen diese mit einem Semikolon getrennt werden.
BCC	Mit Hilfe dieser Angabe besteht ebenfalls die Möglichkeit eine zusätzliche Empfängerliste zu hinterlegen, welche der Aufbereitung der E-Mail als BCC hinzugefügt werden. Im Gegensatz zu den CC-Empfängern sind die BCC-Empfänger für die übrigen Empfänger der E-Mail nicht sichtbar sind. Mehrere BCC-Empfänger müssen hierbei mit einem Semikolon getrennt werden.

SMTP

Attribute	Beschreibung
Server	Bei der Konfiguration muss die Adresse des E-Mail-Servers angegeben werden. Diese Angabe ist zwingend erforderlich, da ansonsten keine E-Mail verschickt werden kann und der Versand in diesem Fall abbricht.
Port	Der Port, über den die E-Mail verschickt werden soll, ist für den erfolgreichen E-Mail-Versand ebenfalls anzugeben. Sollte die Angabe fehlen, kann ein Versand nicht statt finden.
Benutzer / Passwort	Abhängig von der Konfiguration des E-Mail-Servers wird zusätzlich zur Authentifizierung am Server ein Benutzername und ein Passwort benötigt. Sofern dies der Fall ist, sind die entsprechenden Zugangsdaten im E-Mail-Versand zu hinterlegen.

Um zu prüfen, ob die hinterlegte Konfiguration für den E-Mail-Versand gültig ist, besteht die Möglichkeit über den Button "Testmail versenden" testweise eine E-Mail zu verschicken. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird der Anwender aufgefordert eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die der Versand der Test-E-Mail mit den vorgenommenen Einstellungen erfolgen soll.

Damit eine E-Mail erfolgreich verschickt werden kann, ist es notwendig, dass bei der Konfiguration die IP-Adresse und der Port des E-Mail-Servers angegeben wird. Sollte von einem vendit-Dienst nicht die passende Versand-Art gefunden werden, so wird auf die Konfiguration der Standard-Art zurückgegriffen. Um einen reibungslosen E-Mail-Versand zu gewährleisten, sollte in jedem Fall zumindest die Standard-Art mit einer gültigen Konfiguration angelegt worden sein.

E-Mail

Attribute	Beschreibung
Betreff	In diesem Feld kann der Betreff der E-Mail hinterlegt werden, der automatisch bei der Aufbereitung der E-Mail hinzugefügt wird.
Inhalt	Über den Inhalt können weitere Informationen an die Empfänger der E-Mail mitgeschickt werden.

Platzhalter

Bei einigen vendit-Diensten wie z. B. den eRechnungen gibt es eine zusätzliche Besonderheit. Dem Anwender stehen für die Formulierung des Betreffs und/oder des Inhaltes sogenannte Platzhalter zur Verfügung. Diese Platzhalter können an einer beliebigen Stelle im Text hinzugefügt werden. Die Besonderheit besteht darin, dass beim Aufbereiten der E-Mail die Platzhalter vom vendit-System ermittelt und die durch die Daten des zu verschickenden Beleges ersetzt werden. Durch diese Platzhalter ist es möglich einen individuellen Text an den Kunden ohne großen Aufwand zu formulieren.