Wareneingangs-Erfassung

Der Einkauf von Waren findet für gewöhnlich in mehreren Schritten statt und muss dabei entsprechend dokumentiert werden. Zu diesem Zweck hält vendit für den Anwender verschiedene Erfassungsmasken bereit, um die einzelnen Vorgänge festzuhalten und nachhaltig zu belegen. Hierbei ist der Aufbau der einzelnen Erfassungsmasken grundsätzlich identisch, unterscheidet sich aber je nach Vorgang in der Anzeige von Feldern und Spalten sowie der Bereitstellung von Anwender-Aktionen. Nachstehend eine kurze Übersicht über die einzelnen Vorgänge eines Wareneinganges inkl. der möglichen Erfassung einer Retoure.

Vorgang		Erfassungsmaske
1. Bestellung	Aufnahme und Versand einer Warenbestellung beim Lieferanten	Bestell-Erfassung
2. Lieferschein	Erfassen und Verbuchen der eingetroffenen Waren im Lager	Lieferschein-Erfassung
3. Rechnung	Erfassung und Verbuchung der berechneten Waren	Rechnungs-Erfassung / INDI-Rechnungs-Erfassung
4. Retoure	Rückgabe von Waren an den Lieferanten	Retouren-Erfassung

Da die einzelnen Vorgänge für gewöhnlich aufeinander aufbauen, ist es nicht notwendig jeden Schritt einzeln zu erfassen. Stattdessen kann z. B. bei einer Warenlieferung, aus der vorangegangenen Bestellung direkt ein Lieferschein generiert werden. Dafür muss der Anwender die jeweilige Bestellung in der Bestell-Übersicht auswählen und mit Hilfe der Anwender-Aktion zu einem Lieferschein generieren. Weiterhin kann aus einem Lieferschein eine entsprechende Rechnung generiert werden.

Die Retouren-Erfassung stellt hierbei eine Sonderfunktion dar. Diese funktioniert im Prinzip genauso wie die Lieferschein-Erfassung, ist aber speziell für die Rückgabe von Waren an den Lieferanten gedacht. Die hier angegebenen Mengen werden automatisch direkt nach der Eingabe negiert und müssen daher nicht wie in der Lieferschein-Erfassung manuell durch den Anwender als negative Menge eingegeben werden. Durch das Abschließen der Retouren-Erfassung wird ebenfalls ein Lieferschein erzeugt und die Waren entsprechend verbucht.

Angabe des Lieferanten

Die Angabe eines Lieferanten kann direkt über die ID des Lieferanten oder über die Suchfunktion erfolgen. Alternativ besteht bei der Bestell-Erfassung die Möglichkeit einen Lieferanten über die Vorlage auszuwählen, welche zuvor über die Bestell-Vorlagen ins System eingepflegt wurden. Wurde ein Lieferant ausgewählt, wird zunächst vom System geprüft, ob für diesen noch geparkte Aufträge vorliegen. Ist dies der Fall, wird der Anwender darüber informiert und kann entscheiden, ob dieser verwendet werden soll oder nicht. Um welche Belegart es sich bei dem geparkten Auftrag handelt, ist dabei im ersten Moment unerheblich. So ist es möglich, über diese Option z. B. einen geparkten Lieferschein auch über die Bestell-Erfassung zu öffnen. Soll ein geparkter Auftrag weiterverwendet werden, so wird immer der jeweils älteste Auftrag zur weiteren Bearbeitung abgerufen. Möchte der Anwender jedoch einen speziellen geparkten Auftrag weiterverwenden, so kann er alternativ zur direkten Angabe eines Lieferanten, diesen direkt über die Anwender-Aktion "Geparkte Aufträge" auswählen. Dabei kann die Bestell-Nr. eines neuen bzw. ausgewählten Belegs über das gleichnamigen Feld eingesehen werden.

Informationen zum aktuellen Beleg (Kopf)

Über den Kopf können alle wichtigen Informationen zum ausgewählten Beleg entnommen bzw. gepflegt werden. Diese unterteilen sich dabei in nachstehende Kategorien:

Anschrift

In der Anschrift werden informatorisch die Daten zur Lieferanten-Adresse wie Name, Branche, Straße, PLZ und Ort angezeigt.

Bestellinformationen

In den Bestellinformationen werden diverse Informationen zu dem jeweiligen Vorgang abgebildet. Dabei unterscheidet sich je nach Belegart die Anzeige sowie die Editierbarkeit der einzelnen Felder.

Attribute	Bestellung	Lieferschein	Rechnung
Lager	Definiert das vorgesehen Lager für die bestellten Waren.	Gibt das Lager an, auf dem sich die Ware tatsächlich befindet und auf das diese gebucht werden soll.	Gibt das Lager an, auf dem sich die Ware tatsächlich befindet und auf das diese gebucht werden soll. Ist nicht anpassbar, sofern die Rechnung aus einem Lieferschein generiert wurde.
Lieferscheinnr		In diesem Feld kann die Lieferscheinnummer abgebildet werden.	In diesem Feld kann die Lieferscheinnummer abgebildet werden. Ist nicht anpassbar, sofern die Rechnung aus einem Lieferschein generiert wurde.
Lieferdatum	Gibt das voraussichtliche Lieferdatum wieder.	Stellt das tatsächliche Lieferdatum dar.	Stellt das tatsächliche Lieferdatum dar.
Rechnungsnr			Gibt die Nummer der wieder.
Rechnungsdatum			Zeigt das Datum der Rechnung an.
Archivnr			Die Nummer unter der die Rechnung archiviert wurde. Diese muss für gewöhnlich eindeutig sein.
Zieltage			Definiert die Anzahl der Tage, in denen die Rechnung beglichen werden muss. Diese wird in den Zahlungsbedingungen des Lieferanten gepflegt.
Valutadatum			Gibt das Datum wieder, bis dem die Rechnung beglichen werden muss. Das Datum errechnet sich aus dem Rechnungsdatum sowie den Zieltagen.
Bankeinzug			Gibt an, ob der Betrag direkt vom Lieferanten eingezogen wird. Dieses kann ebenfalls in den Zahlungsbedingungen des Lieferanten festgelegt werden.