E-Mail-Versand: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 14. August 2017, 10:05 Uhr
Hauptseite > vendit-Client > System > Belegverwaltung > E-Mail Versand
In vendit findet an vielen Stellen der Versand einer E-Mail statt. Um die notwendigen Informationen für den E-Mail-Versand bereitzustellen und ggf. weitere Informationen mitzugeben, erfolgt die Konfiguration der einzelnen E-Mail-Versandstellen über das Modul "E-Mail-Versand". Folgende Einstellungen können in der Versand-Konfiguration vorgenommen werden
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Anhand der Art wird bestimmt für welche E-Mail-Versand-Stelle in vendit die hinterlegte Konfiguration gilt. Dabei gibt es vendit eigene Dienste, wie den Wartungsdienst oder den Abverkaufswächter, die vendit bereitstellt.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die Art "Standard" zu hinterlegen. Die Standard-Art wird verwendet, falls bei einer E-Mail-Aufbereitung keine geeignete Konfiguration gefunden werden kann. Die Standard-Art gilt als sogenannte Ausweichlösung, damit der Versand der E-Mail gewährleistet wird. Als dritte Möglichkeit gibt es neben den vendit eigenen Arten und der Standard-Art auch die Möglichkeit eine "eigene Versand-Art" zu pflegen. Diese Versand-Art kann unter anderem in den Druckvorlagen in vendit verwendet werden und bietet dem Anwender die Möglichkeit weitere individuelle Einstellungen vorzunehmen und den E-Mail-Versand der Druckvorlagen zu steuern. (siehe Druckvorlagen > E-Mail-Steuerung) |
| Absender | Beim Absender wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, die als Absender der E-Mail gelten soll. Da Kunden ggf. auf empfange E-Mails antworten, kann als Empfänger direkt die zuständige Stelle als Absender eingetragen werden, die mögliche Rückfragen beantwortet. |
| CC | Im Feld CC kann eine Empfängerliste hinterlegt werden, wobei die einzelnen Adressen mit Semikolon zu trennen sind. Die Empfängerliste wird bei der Aufbereitung der E-Mail seitens vendit automatisch hinzugefügt.
Dadurch bietet sich die Möglichkeit den E-Mail-Versand zu kontrollieren bzw. weiteren Empfängern die Informationen der E-Mail zukommen zu lassen. |
| BCC | Im Feld BCC besteht ebenfalls die Möglichkeit eine Empfängerliste zu hinterlegen, wobei die einzelnen Adressen mit Semikolon zu trennen sind. Die Empfängerliste wird bei der Aufbereitung der E-Mail seitens vendit automatisch hinzugefügt.
Der Unterschied zum CC-Feld besteht darin, dass die Empfänger, die im BCC-Feld hinterlegt sind, für die übrigen Empfänger der E-Mail nicht sichtbar sind. |
| Server | Bei der Konfiguration muss die Adresse des E-Mail-Servers angegeben werden. Die Angabe des E-Mail-Servers ist zwingend erforderlich, da ansonsten keine E-Mail verschickt werden kann. Der Versand bricht in diesem Fall ab. |
| Port | Der Port, über den die E-Mail verschickt werden soll, ist für den erfolgreichen E-Mail-Versand ebenfalls anzugeben. Sollte die Angabe fehlen, bricht der Versand ab. |
| Benutzer / Passwort | Abhängig von der Konfiguration des E-Mail-Servers wird zusätzlich zur Authentifizierung am E-Mail-Server ein Benutzername und ein Passwort benötigt. Sofern dies der Fall ist, sind die entsprechenden Zugangsdaten im E-Mail-Versand zu hinterlegen. |
| Betreff | In diesem Feld kann der Betreff der E-Mail hinterlegt werden, der automatisch bei der Aufbereitung der E-Mail hinzugefügt wird. |
| E-Mail Text | Über den E-Mail Text besteht die Möglichkeit weitere Informationen an den Empfänger der E-Mail mitzuschicken. |
Damit eine E-Mail erfolgreich verschickt werden kann, ist es notwendig, dass bei der Konfiguration die IP-Adresse und der Port des Mailservers angegeben wird. Sollte von einem vendit-Dienst nicht die passende Versand-Art gefunden werden, so wird auf die Konfiguration der Standard-Art zurückgegriffen. Um einen reibungslosen E-Mail-Versand zu gewährleisten, sollte die Standard-Art mit einer gültigen Konfiguration in jedem Fall angelegt sein.
Für den Versand von E-Rechnungen gibt es eine zusätzliche Besonderheit. Dem Anwender stehen für die Formulierung des Betreffs oder des E-Mail-Textes sogenannte Platzhalter zur Verfügung. Diese Platzhalter können an einer beliebigen Stelle im Text hinzugefügt werden. Die Besonderheit besteht darin, dass beim Aufbereiten der E-Mail das vendit-System die Platzhalter ermittelt und die Platzhalter durch die Daten der zu verschickenden Rechnung ersetzt. Durch diese Platzhalter ist es möglich einen individuellen Text zur E-Rechnung an den Kunden ohne großen Aufwand zu formulieren.
Testmail versenden
Um zu prüfen, ob die hinterlegte Konfiguration für den E-Mail-Versand gültig ist, besteht die Möglichkeit eine Test-E-Mail zu verschicken. Sobald diese Funktion ausgeführt wird, wird der Anwender aufgefordert eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die der Versand der Test-E-Mail mit den vorgenommenen Einstellungen erfolgen soll.
